③現金日記賬與庫存現金的核對。出納員在每天業務終了以後,應自行清查賬款是否相符,首先結出當天現金日記賬的賬麵餘額,再盤點庫存現金的實有數,看兩者是否完全相符。一般是通過庫存現金實地盤點法查對,應按“庫存現金實有數+未記賬的付款憑證金額未記賬的收款憑證金額=現金日記賬賬存餘額”的公式進行核對,清查完畢,要編製庫存現金盤點報告表。
實存金額賬存金額對比結果盤盈盤虧備注盤點人(簽章):出納員(簽章):
(2)銀行存款日記賬的核對。
銀行存款日記賬的核對主要通過與銀行送來的對賬單進行核對,包括以下三項內容:
①銀行存款日記賬與銀行存款收、付款憑證互相核對,做到賬證相符。
②銀行存款日記賬與銀行存款總賬互相核對,做到賬賬相符。
③銀行存款日記賬與銀行開出的銀行存款對賬單互相核對,做到賬實相符。
前兩個方麵的核對,與現金日記賬的核對基本相同,不再重複。
(3)未達賬項。
理論上講,企業銀行存款日記賬的記錄與銀行開出的“銀行存款對賬單”無論是發生額,還是期末餘額都應該是完全一致,因為它們是對同一賬號存款的記錄。但是在實踐中通過核對,你會發現雙方的賬目經常出現不一致的情況。原因有兩個,一是有“未達賬項”;二是雙方賬目可能發生記錄錯誤。
無論是“未達賬項”,還是雙方賬目記錄有誤,都要通過企業銀行存款日記賬的記錄與銀行開出的“銀行存款對賬單”進行逐筆“鉤對”才能發現。
對賬具體方法是,由開戶銀行定期將銀行複寫賬的副本作為對賬單提供給各單位,出納員把企業“銀行存款日記賬”中的借方和貸方的每筆記錄分別與“銀行存款對賬單”中的貸方和借方的每筆記錄從憑證的種類、編號、摘要內容、記賬方向、金額等方麵加以核對,對上的即在對賬單和銀行存款日記賬上分別做出記號(一般為“√”)。一旦發現本單位漏記、重記、錯記或串戶等情況,應由單位更正後登記入賬。在與開戶銀行核對餘額過程中,由於未達賬項的存在,常常使銀行賬麵餘額與單位銀行存款日記賬賬麵餘額發生不符。
所謂未達賬項,是指銀行結算憑證期末在銀行與單位傳遞過程中,由於傳遞時間和記賬時間的不同,常造成銀行與開戶單位一方已經入賬而另一方尚未入賬的情況,從而造成雙方賬麵餘額不符。
出現第①種和第④種情況時,單位銀行存款賬麵餘額會大於銀行對賬單的餘額;反過來,出現第②種和第③種情況時,企業銀行存款賬麵餘額會小於銀行對賬單的餘額。未達賬項不及時查對與調整,企業對存款實有數心中無數,不利於合理調配使用資金,發揮資金的應有效益,還容易開出“空頭”支票,造成不必要的經濟損失,帶來不必要的麻煩。所以,企業出納人員應該及時取得銀行對賬單,編製銀行存款餘額調節表。
(4)銀行存款餘額調節表的編製。
銀行存款餘額調節表,是用來查明開戶單位存款實有數、試算銀行與開戶單位的賬簿記錄正確性與一致性的一種表格。具體編製方法是在銀行與開戶單位的賬麵餘額基礎上,加上各自的未收款,減去各自的未付款,然後再計算出雙方餘額。通過餘額調節表調節後的餘額才是企業銀行存款的實有數。其計算公式為:
單位銀行存款餘額+銀行已收而單位未收款項的金額-銀行已付而單位未付款項的金額=銀行對賬單餘額+單位已收而銀行未收款項的金額-單位已付而銀行未付款項的金額
[例]甲公司8月份銀行存款日記賬賬麵餘額為87950.78元,銀行提供的對賬單餘額95734.98元。
①月末公司收到其他單位交來的轉賬支票一張,金額為4000元,已存入銀行,但銀行尚未入賬;
②月末公司已經開出轉賬支票2張,其中一張金額為1400元,另一張金額為6000元,企業已經入賬,但銀行尚未兌付,因而未入賬;
③月末銀行代公司收妥某單位支付的款項4800元,銀行已經入賬,但企業尚未收到銀行通知因而未入賬;
④月末銀行代扣水電費276元,扣收銀行借款利息139.80元,但企業尚未收到銀行通知,因而尚未入賬。
利用上述資料編製“銀行存款餘額調節表”,見表9-15:
9.3 查賬
1.出納賬簿的審查
出納賬簿在對賬和結賬後,應當做到賬證、賬賬、賬實、賬表相符,現再附列一些常見的賬簿錯漏,以方便出納人員審查出納賬簿。見表9-16:
2.錯賬的查找
出納員在每天或每月結賬時,特別是在每天結賬時,會出現日記賬的期末實際餘額與期初餘額加本期收入總數減本期支出總數的合計數不符,或者日記賬期末餘額與總賬期末餘額不符的情況。一旦發生這種情況,尤其是差錯金額較大時,出納人員首先要靜下心來,不要緊張急躁。第一步將賬簿記錄重新複算一遍,看是否計算錯誤。第二步,如果計算無誤,應認真回憶當天所發生的收付款業務,分析錯誤的可能範圍,確定查找的重點。然後采用正確的方法進行全麵檢查或重點抽查,找出錯誤,予以解決。
(1)錯賬的原因。
導致出納錯賬的原因很多,常見的原因有以下幾種,見表9-17:
(2)錯賬查找技巧。
出納人員查找錯賬時,除了把一定時期內的賬目進行每筆數核對外,還可以按賬務的平衡公式和數字的特點進行重點抽查,有利於提高工作效率,減輕工作強度。常用的抽查方法有差額法、除2法、除9法三種,見表9-18:
當然,在實際工作中還會運用到很多查錯的技巧,無論哪種方法都要靠出納員自己去慢慢地熟悉和掌握。發現錯賬後,應當立即按規定的方法處理,保證對賬工作的順利進行。
9.3 出納報告
1.出納報告的基本格式
出納人員記賬後,應根據現金日記賬、銀行存款日記賬、有價證券明細賬、銀行對賬單等核算資料,定期編製“出納報告單”和“銀行存款餘額調節表”,報告本單位一定時期現金、銀行存款、有價證券的收、支、存情況,並與總賬會計核對期末餘額。
(1)編製要及時。
出納報告單的報告期可與本單位總賬會計彙總記賬的周期相一致,如果本單位總賬5天彙總一次,則出納報告單5天編製一次。但本單位貨幣收支業務量較大或因內部決策的需要,出納報告單可就現金和銀行存款情況每天一報。
(2)賬表內容必須一致。
出納報告單上的項目內容應當與出納日記賬有關明細賬和備查簿內容相符,保證其出納信息的真實、完整、準確。
(3)橫向項目填表說明。
①上期結存數是指報告期前一期期末結存數,即本期報告期前一天的賬麵結存金額,也就是上一期出納報告單的“本期結存”。
②本期收入數按賬麵本期借方合計數額填列。
③本期支出數按賬麵本期貸方合計數額填列。
④本期結存是指本期期末賬麵結存數字,它等於“上期結存+本期收入-本期支出”的數額,本期結存必須與賬麵實際結存數一致。
⑤備注是對明細賬目中特殊情況的說明,如銀行存款中的未達賬項、債券的到期日期等。
(4)縱向項目設計說明。
縱向項目設計時可根據實際需要進行擴充合並,一般的整合原則是:
①現金可按保管人分項,如連鎖超市的各個門市部。
②銀行存款先按幣種分項,再按不同的開戶賬號分項,出於簡化工作量考慮也可以按常用與不常用分項。
③其他貨幣資金按明細賬分項。
④有價證券按不同單位分項,債券可以按到期天數分項。
⑤其他項目如應收票據、應付票據可根據實際需要設置。
(5)報送範圍和程序要確定。
由於出納報告屬於單位內部資料,出納人員未經有關領導的批準,不得任意傳送或泄露其內容。但在接受國家行政部門如工商、稅務、審計等的檢查時,出納人員也不得擅自隱瞞、篡改出納報告的內容。