現金業務最主要的交易工具和媒介是貨幣資金。所謂貨幣資金,是企業直接用於結算和支付的資金,包括現金、銀行存款和其他貨幣資金。它作為商品交換的媒介,可用來購買貨物或勞務,償還債務,存入銀行或進行其他結算,能最直接、最有效地滿足人們對物質和精神生活的需要,因而常常成為不法分子覬覦的對象。可以說,財會稅舞弊的最終目的大都是為了獲取貨幣資金,如中飽私囊者,公款私存貪汙利息,塗改單據多報早領,出借賬戶從中漁利等;為小團體牟私利者,將貨幣資金轉到賬外,截留收入私設小金庫,坐支現金,搞資金的體外循環以及偷漏稅款等。當今社會,利用貨幣資金來進行現金業務作假已層出不窮。
1.“白條”抵庫,瞞天過海
“白條”抵庫是單位庫存現金管理工作中的一種典型違法行為。具體是指:支出現金時沒有發票或收據等正規付款憑證,隻是用白紙寫了一個收條或欠條作為現金庫存。
這種行為,如果規模較小,屬於一般違法行為,如果情節嚴重,則屬於犯罪行為。
“白條”抵庫是財務用語,指的是以個人或單位名義開具的不符合財務製度和會計憑證手續的字條與單據,抵衝庫存現金或實物的行為。一般包括不遵守有關現金及物資管理製度要求,用“白條”或其他憑證,據以借出、挪用或暫付現金、原材料、商品、產品出庫等。
用“白條”抵庫,會使實際庫存現金減少,日常開支所需現金不足,還會使賬麵現金餘額超過庫存現金限額,難以進行財務管理。嚴重的,還容易產生揮霍浪費、挪用公款等問題。因此,用“白條”抵庫是一種違反財經紀律的行為,應堅決杜絕。出納員在從事相關業務時,應嚴禁將“白條”作為記賬的依據。
【例】2010年1月20日,查賬人員對某企業2009年12月31日資產負債表進行檢查時,查得“貨幣資金”項目中的庫存現金餘額3181866.30元。該企業2010年1月20日現金日記賬的餘額為2496.30元。2010年1月21日上午8時,查賬人員對該企業的庫存現金進行了盤點,盤點結果如下:
(1)現金實有數為1882.02元。
(2)在保險櫃中發現下列單據已收、付款,但尚未入賬。
職工江某10月4日預借差旅費600元,已經領導批準。
職工計某借據一張,金額420元,未經批準,也未說明其用途。
有已收款但未記賬的憑證5張,金額405.72元。
(3)銀行核定的企業庫存現金限額為2400元。
(4)經核對1月1日至20日的收付款憑證和現金日記賬,核實1月1日至20日的現金收入數為7050元,現金支出數為7740元,正確無誤。
審計調查:
①根據以上資料,核實1月20日庫存現金應有數。
1月20日庫存現金應有數應為1月20日庫存現金實有數1882.02元加職工計某借據420元,為2302.02元。因為職工計某借據420元,未經批準,屬於“白條”,不能用於抵充現金。其他的收付款憑證都屬於合法的憑證,可以據以收付現金,隻是沒有入賬。
1月20日現金日記賬的餘額是2496.30元,加上未入賬的現金收入405.72元,減去未入賬的現金支出600元,得2302.02元。
即1月20日現金日記賬的餘額應是2302.02元。
由此可見,在1月20日,除了“白條”抵庫和應入賬而未入賬的現金收支外,現金賬實是相符的,即未發生現金溢缺。
②核實2010年12月31日資產負債表中的庫存現金數是否真實、完整。
既然在1月20日現金是賬實相符的,未發生現金溢缺,且經核對1月1~20日的收付款憑證和現金日記賬,1月1~20日的現金收入數為7050元,現金支出數為7740元,正確無誤,那麼,就可以根據這些資料倒推出2009年12月31日庫存現金應有數。計算過程如下:
2302.02+7740-7050=2992.02(元)
查賬人員對該企業2009年12月31日資產負債表進行檢查時查得“貨幣資金”項目中的庫存現金額3186.30元,因此,企業資產負債表中,現金的數額是虛假的,正確的數額應該是 元。
2009年12月31日該企業現金的賬實、賬表不一致,應進一步檢查其原因。
現金收支業務不及時入賬,例如,職工江某10月4日預借差旅費600元,雖經領導批準,屬於合規的行為,但出納人員未及時將借款登記入賬。