迎接和送別是常見的社交禮節。在商務往來中，對於如約而來的客人，特別是貴客或遠道而來的客人，表示熱情、友好的最佳方法，就是要指派專人出麵，提前到達雙方約定的或者是適當的地點，恭候客人的到來。
若客人來自外地或海外，接待人員應專程提前趕往機場、碼頭或火車站，迎接客人的到來。對外國來訪的客人，通常應視其身份和訪問性質，以及兩國關係等因素安排相應的迎送活動，無論是個人還是團體均應首先確定接待規格。按照國際慣例，主要負責迎送人通常都要同來賓的身份相當，主人身份總要與客人相差不大，同客人對口、對等為宜，也有從發展兩國關係或從當前政治需要出發，破格接待，安排較大的迎送場麵。
迎接人員應準確掌握來賓抵達的時間，提前到達機場、碼頭或車站的站台，以表示對來賓的尊重。對外國的國家元首、政府首腦和軍方領導人的來訪，通常要安排盛大的歡迎儀式，而對一般身份的個人或團體則不必如此。
如果是身份較高的客人，應事前在機場（車站、碼頭）安排好休息室、備好飲料。最好在客人到達前就把房間和乘車表告知客人。若做不到，應在客人到達後立即將住房和乘車表告訴客人，或請對方聯絡人轉達。如有必要，應指派專人按規定協助客人辦理入境手續及機（車、船）票和行李提取等事宜。在迎候地點人聲嘈雜或客人甚多，可事先準備好一塊牌子，上書“歡迎××××來訪！”也可以準備一些小旗子，這樣可以使客人一目了然，便於尋找主人。
客人抵達後，若賓主早已認識，雙方直接行見麵禮；若是初次見麵，一般由禮賓人員或我方迎候人員中身份最高者，率先將我方迎候人員按一定順序一一介紹給客人，然後再由客人中身份最高者，將客人按一定順序一一介紹給主人。若來賓係貴賓，可安排獻花儀式。賓主相互介紹後，可進入機場、港口、車站的貴賓接待室，請客人休息一會兒，也可以陪同他們直接坐專車前往住宿處。若來賓係一般身份，主人可主動幫助客人提取行李，但是不要主動要求幫助男賓拿公文包、幫助女賓拿手提包。如果主人陪車，應請客人坐在主人的右側；如果是三排座的轎車，譯員坐在主人前麵；如果是二排座，譯員坐在司機旁邊。上車時最好客人從右側門上車，主人從左側門上車，避免從客人座前穿過。到達後，不要馬上安排活動，要給外賓留下充足
的洗澡、更衣、休息的時間。迎候人員可暫時離去，走前應告訴外賓下一步的活動計劃，並征得同意。應當為外賓留下聯係的電話號碼，以便及時提供幫助。
在迎接外賓的整個過程中，迎候人員應始終麵帶微笑，以表示歡迎之意，不要故作矜持一語不發。
對於來自本地的客人，接待人員一般應提前在本單位住地的大門口或辦公樓下迎候客人。待客人的車輛駛近時，應麵帶微笑，揮起右臂輕輕地晃動幾下，以示“我們在此已經恭候多時了，歡迎您的光臨”之意。若來賓德高望重或是一位長者的話，接待人員則應在對方的車子停穩之後，疾步上前，為之拉開車門，並同時伸出另一隻手擋住車門的上框，以協助對方下車。在來賓下車之後，迎候人員應按照身份的高低，依次上前，與對方人員一一握手，並同時道一聲：“歡迎光臨！”或是“歡迎，歡迎！”若對方此刻到場的人員較多，則應有專人出麵，按照有關禮儀規範，為雙方人員引見、介紹。接待來賓時介紹的順序是先介紹主人，後介紹客人。若賓主雙方需要介紹的人員較多，則應依照身份的高低順序，先將己方人員的姓名、職務一一介紹給來賓，再將來賓一一介紹給己方人員。彼此見麵後，即由接待人員引導到預定的會客室。