書寫正文時要有意識地采用禮貌語。這有益於提高表達效果。如打算委托對方代為辦理某事，最好應在請求中加上“請”、“望”、“勞駕”、“拜托”等表示謙恭的禮貌語，並盡可能地采用商量的語氣。“必須”、“一定”、 “務必”等命令語和祈使句，最好不要使用。
字跡要工整清晰，文辭要通順暢達。寫信時，要用好筆種，墨水的顏色也有講究，不可用紅墨水、紅圓珠筆或鉛筆寫信。字跡工整，字體適度、端正、規範、清晰，切忌字跡潦草；文辭應簡潔易懂，切忌含糊其辭。
20.書信中祝詞禮儀
若祝詞內容較多，可使之單獨成行，前麵空兩格書寫。若祝詞分兩行書寫，另起一行應頂格書寫。由於寫信人與受信人的關係各有不同，書信內容各有不同，祝詞的寫法便呈多種多樣。一般說來，有“敬頌台安、此致敬禮、謹祝萬事如意、誠祝幸福安康”等，若過渡詞含有明顯的祝頌義，也可省去祝詞。
21.書信中的署名禮儀
即寫信者簽名。應在祝詞之後另起一行，書寫於右下方，宜寫全名。如今，許多書信都以計算機製成，但即使已打印了姓名，仍應再以手書簽署一遍，這既表信用，亦示誠意。對某些特殊對象，署名後應有具名語，如“謹上、謹呈”等，以表示對受信者的尊重。
22.傳真使用禮儀
在利用傳真對外通訊聯絡時，必須注意下述四個方麵的禮儀問題。
1.自己單位所用的傳真機號碼，應正確無誤地告訴自己重要的交往對象。
2.對於主要交往對象的傳真號碼，必須認真地記好，為了保證萬無一失，在有必要向對方發送傳真前，最好先向對方通報一下。這樣做既提醒了對方，又不至於發錯傳真。
3.發送傳真時，必須按規定操作，並以提高清晰度為要旨。與此同時，也要注意使其內容簡明扼要，以節省費用。
4.在使用傳真時，必須牢記維護個人、集體、國家的形象問題，必須處處不失禮數。
在發送傳真時，一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發送文件、書信、資料時，更是要謹記這一條。
出差在外，若有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門所設立在營業所內的傳真機時，除了要辦好手續、防止泄密之外，對於工作人員亦須以禮相待。
發送傳真最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真後，應當在第一時間內采用適當的方式告知對方，以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發來的傳真要及時，千萬不可拖延時間，耽誤對方的要事。
23.電子郵件禮儀
現代生活中電子郵件的使用越來越廣泛，也給人們帶來了工作和生活上的很大方便，但在使用電子郵件時應注意必要的禮儀。基本上應把電子郵件當成一般書信來對待是一個重要的原則。以下歸納出幾點使用電子郵件時應注意的禮儀供讀者參考。
1.最好將自己的中文名字與英文名字同時寫出，如陳大同(Jack Chen)，這樣對方才好分辨你是哪位。同時，有時由於係統不同，中文到了對方計算機中有時可能變成亂碼，如果你附上英文名字，對方至少能知道是你寄來的。
2.名字應該盡可能使用真實姓名，若隻使用英文名字，應該盡可能將中文姓名亦加入英文姓名中，以免很多人英文名字都一樣不易分辨。
3.每一封信件應有一個主題詞，且主題詞應盡量與內文相關，如此收信者也比較便於管理。
4.寄出之前，應檢查一下打出的字是否正確。
5.回信的標題若與內容不符，應該加以修改或重新命名。
6.回信時可引用原信內容，讓讀者了解前後關係，但最好以一次為限。當同一件事需要往返洽談多次時，如每次回複時總保留原信內容，最後信件會變得很長，且浪費信箱的空間。
7.避免批評或生氣的語句。請記住，這些郵件一經發送就難以挽回，所以在寄信前一定要先確認信中內容是否妥當。如果不太確定，可以先將郵件儲存，以後再決定是否要寄出。
8.如果對方正等你的郵件，郵件寄出後應電話告知對方郵件已經寄出。