3資料分析階段
在資料分析階段，要選擇和利用合理的職務分析方法對收集的各種資料（包括文字和數據）進行分析。各種職務分析方法都各有利弊，對不同的職位或不同的目的應選用不同的方法。在選擇職務分析方法時，必須把握好幾個重點環節：
（1）靈活選擇資料收集方式。
在選擇工作方法時應選擇能夠了解實際情況的方法，而不是範圍、責任、能力等——盡管這些可能成為整個職位描述的永久性組成部分。一種方法是獲得實際工作活動的信息，就是從一個人實際所做的工作中得到信息。其他的信息可能是管理者、其他職位的人、顧客或組織以外的人以及下屬提供的，但工作的責任人才是要分析的焦點。可見，職務分析重在分析責任人在完成工作時的活動狀態。
（2）與能力分析相結合。
資料收集必須強調具體數字的、簡明的信息，而不是敘述性的模糊數據。它要求對收集的數據進行整理和提煉，並以某種方式進行分類，這種分類是有目的性的。由於這個原因，調查表法常常優於麵談法和觀察法，但麵談法和觀察法卻可以得到一些調查表法和其他方法容易漏掉的東西。因此，所選用的工作方法應該與“能力分析”相結合，找到最能科學合理地解決實際問題的方法。
4形成書麵報告
職務分析的最後一個內容，就是將分析的結果寫成書麵材料，即編寫成工作描述和工作說明，並提交給相關部門。
職務分析其實就是收集和分析信息的過程。在這個過程中，有很多易於出現的問題，分析者應高度注意，並懂得如何處理它們。
（1）工作責任人常常會誇大困難以及工作的負荷等，所以分析者要獲得準確的數據，應該力爭從多個渠道了解並獲得相關信息，如負責其他相同工作的責任人、上級或其他熟悉該工作的人。
（2）收集到的信息應該由工作責任人或他們的管理者來審查。實踐證明，由多個人簽名是避免將來出問題的保證。
（3）職務分析要求所涉及的部門和個人給予合作，因此應當向工作責任人及其管理者解釋收集信息的方法以及怎樣利用這些信息。有一點必須引起分析者的注意，即職務分析是對工作的分析而不是針對某個具體的員工，所以，要力圖避免個人成見的影響。
二、職務設計
在進行職務分析之後，就進入了職務設計階段，並最終形成職務說明書。以下介紹職務設計的基礎理論：
（一）職務設計述要
職務設計，亦稱崗位設計，是指根據組織要求並兼顧個人需要，規定某職務的任務、責任、權力，以及在組織中與其他職務關係的過程。它與職務分析不同，職務分析是對現有職位的描述，而職務設計是對現有職務規範的認定、修改或對新設職務的完整描述。它以職務分析為基礎。
1職務設計的五大要素
工作內容的設計是職務設計的關鍵，它包括五個最基本的要素。
（1）多樣性。
即指在完成工作任務的過程中，具有進行各種不同活動及發揮工作人員各種技能和才能的程度。要注意充分發揮員工的個人潛力，提高他們對公司安排的滿意程度。
（2）整體性。
即指工作所具有的完整性和各部分工作的整體性程度。即使是整個工作流程中的某一階段性工作，也要具有完整性；要讓員工感到是在完成一項具有可見成果的工作。
（3）自主性。
也就是工作所具有的自由度、獨立性以及下級或個人在安排工作中或完成任務中，所具有的決定工作程序的自主權大小的程度。這一要素對下級或個人的影響很大，它是使員工的個人潛能有效發揮的關鍵。
（4）重要性。
即指特定工作對員工的生活和工作具有實質性影響的程度。我們平時感受到的喜歡從事某種工作或不喜歡從事某種工作的心情，其實就是一個工作重要性程度以及個人是否受重視的問題。
（5）反饋性。
即在完成工作任務中，下級或個人能夠得到關於活動效果的直接而清晰的反饋程度。它包括兩個方麵的內容：一方麵是工作本身的反饋，即工作的數量、質量、效率等；另一方麵是上級、同級或周圍同事的反饋意見。這兩方麵結合在一起就是工作報酬和獎懲的反饋。
以上有關工作內容設計的五個要素是一個有機的整體，無論哪一要素在設計上出現問題，都將直接影響職務設計的質量和員工的工作效率。
2店鋪的職務職權設計
對店鋪而言，職務設計的重要內容就是合理確定每個職務的職權範圍，也可稱之為職權設計。簡言之，就是正確地處理店鋪內部上下級之間和同級之間的職權關係，將不同類型的職權合理分配到各個層次和部門，明確規定每個部門、各種職務的具體職權，建立起集中統一、上下左右協作、配合的職權結構。這一過程是為了通過明確的責任分工使各部門履行職責，以提高整個組織運作的效率。
職權設計經常受到諸多客觀因素的影響，其中最重要的兩個因素是社會因素和店鋪內部的管理分工。首先，國家法律、法規、條例以及黨和國家的有關方針政策將對企業的職權設計進行約束；其次，內部的管理分工是決定職權內容及其大小的最直接、最具體的製約因素。這兩方麵的因素都會對店鋪的職權設計產生很大影響。
店鋪內部的職權結構，是指店鋪內各層次、各部門、各種職務中所有內容各異、大小不同的各種職權及其相互關係。遵循一定的原則，建立一個科學合理的職權結構，確保店鋪的正常經營，是店鋪職權設計的主要目的。
（1）職權的縱向結構設計。
高層的經營決策權、中層的專業管理權和基層的作業管理權構成了職權的縱向結構。通過決策權在各個層次的合理配置，將這3個組成部分連結起來，使之成為上下銜接、貫通到底的縱向係統，是職權縱向結構設計的內容。
由於決策權貫穿於職權的縱向結構，這就需要正確處理決策權的集中與分散的關係，包括決策權集中與分散的程度、決策權的具體配置。
（2）職權的橫向結構設計。
職權的橫向結構，是指同一管理層次各個部門的職權配置及其相互關係。它與部門結構相適應，包括相互聯係的三個方麵的內容：一是按專業分工，各部門所享有的相應職權；二是按照在各項工作中同級部門之間的協作關係，各自享有的相應職權，如決定權、建議權、確認權、協商權等；三是按照有關部門之間的橫向製約關係所確定的監督權。
在職權橫向結構的每個單元確立之後，需要設計一種協調各單元相互關係的方法，以發揮組織的整體作用。它要求一方麵要為各部門配置完成其專業管理工作所必需的、獨立行使的職權，以保證實現合理的橫向分工和有效的橫向製約；另一方麵，要為部門之間的專業搭接規定相應的職權，這樣才能保證這種重要的協調工作不至於受到各種消極因素的幹擾。
3職務設計必須具有激勵性
盡管大多數的企業都進行職務設計，但其中有很大一部分工作都隻是停留在表麵形式上，其設計的工作內容往往枯燥、重複性強，因而導致了工作過程的無聊與乏味。其實，就各種工作性質而言，無所謂有趣無趣。工作能否吸引人，取決於它是否能充分發揮員工的能力。如果不能，它遲早會變得毫無趣味。
真正能夠激勵人的工作需要員工投入全部精力，有時甚至需要挖掘潛能，這就從客觀上激發了員工為做好工作而不斷學習與鑽研的欲望。要想使你設計的工作職位真正起到激勵作用，就要使工作內容不斷對員工提出學習新技能的要求。例如，增加一些與現任工作前後關聯的新任務；增派一些員工負責原來由經驗豐富的員工、專業人士，甚至經理做的工作；通過指派員工熟悉不同崗位的工作來加強他們對店鋪工作各個環節的認識，以提高他們的綜合處理能力。
注重職務設計，使工作內容豐富，可以比較穩定、持久地保證員工的工作激情，因而具有良好的激勵效果。大量的統計結果表明：單一的工作遲早會令人厭倦，容易導致士氣低落、工作效率下降。而采取崗位輪換製則使員工有機會接觸新工種。這樣不僅能喚起員工的工作熱情，也使員工增加了對整個生產流程的全麵了解；而且，當某道工序被省略掉以後，原先在這個崗位上工作的員工也不至於被解雇，從而保證了員工的就業安全，對整個公司而言也獲益匪淺。在員工經過崗位輪換之後，公司再根據組織和個人的雙向需要安排合適的工作，往往能克服員工的抱怨、心理不平衡等消極情緒，也能加強各部門、崗位間的有效協作。
必須明白，把職務設計得更有激勵性，目的不僅僅在於花同樣的錢，為店鋪產生更多的利潤，而是為了讓更有價值的員工發揮出更大的潛力，員工個人也因此獲得更多的報酬。還要注意的是：要把職務設計得能夠激勵員工提高生產率，還需要人事主管改變觀念，給員工在決定諸如工作方法、工作秩序及作業進度等方麵以更大的自主權，使他們能夠充分發揮自己的潛能，根據所在崗位的實際情況找到最富有工作效率的工作方法；同時，還要盡量使員工認識到自己的工作對企業整體發展的意義及所做的貢獻，並把工作的情況及時反饋給員工。此外，能夠激勵員工的工作內容對人事主管來說也富有挑戰性，如作評估等。而所有這些都需要人事主管把部分本屬於管理者的管理職能轉交給下屬。但是，不論該部門管理者控製與否，他們都要對最終結果負責。因此，人事主管在設計職務時要做好冒險和犧牲的準備，要具備較高的專業水平。
（二）職務設計的方法
在進行職務設計時，通常有以下幾種方法：
1崗位輪換法
崗位輪換法是為減輕員工對工作的厭煩感而把員工從一個崗位換到另一崗位的方法。這樣做有四個好處：一是能使員工比日複一日地重複同樣的工作更能對工作保持興趣；二是為員工提供一個個人行為適應總體工作流程的鍛煉機會；三是能使員工正確認識到自己對組織的貢獻；四是使員工從原先隻能做一項工作的專業人員轉變為能做多種工作的多麵手。這種方法並不改變職務設計本身，而隻是使員工定期進行崗位輪換，以適應整體工作的各個流程。這樣，員工就能有較強的適應能力。員工到一個新的職位，往往有新鮮感，這種方式能激勵員工做出更大的努力。從一些國外先進企業的經驗來看，實行崗位輪換對管理人員的培養也是極其有效的。