當今社會，信息高速發展，人們之間的溝通顯得越來越重要。為達到有效溝通，從宏觀上需要思考如何做出整體安排，這屬於戰略層次的要求；從微觀上需要考慮如何認真`準備和對待溝通中的具體問題，這屬於戰術層次的要求。隻要大膽預測、細心準備和認真對待，並保持積極樂觀的態度，努力地去實踐，信息就會充分流動，我們就很容易與對方達成有效的溝通。
籌劃一次有效溝通
凡事預則立，不預則廢。在溝通之前，做一個整體的考慮，會使您在溝通過程中做到心中有數、有章可循，從而使您的溝通更有效。整體籌劃一次有效的溝通，一般需要考慮以下幾個步驟：
1.做好溝通前的準備工作
在事前溝通準備中最重要的是準備自己的目標。隻有十分清楚自己的目標，明確通過這次溝通要達到什麼樣的目的，在溝通中才能真正做到有的放矢，而不致迷失方向和浪費寶貴的時間。除此之外，還需要對溝通的內容、時間、地點、方式及溝通中可能遇到的各種情況做好具體的準備，製定一個比較詳細的溝通計劃書。
2.確認對方的需求
溝通中除了明確自己的目標之外，還需要確認對方的需求。可以通過溝通過程中的三種行為：聽、說、問，來了解對方的需求究竟在哪裏，對方的目標是什麼，並結合自己的目標和需求，認清雙方的差距所在，從而努力消除差距並最終達成一致意見。
3.正確闡述自己的觀點
怎樣把自己的觀點很好地表達給對方呢？這不但要求說得全麵、清楚，而且還要說得藝術。檢驗的標準就是：對方是否能聽得明白？是否樂於接受？這裏用到表達觀點的一個很重要的原則就是：FAB原則。在闡述觀點時，按照FAB原則要求的順序來表述，對方就更容易聽懂，也更容易接受。
表達觀點的FAB原則：FAB是三個英文單詞的縮寫，F代表Feature，意思是特色；A代表Advantage，意思是優勢；B代表Benefit，意思是利益。
4.恰當地處理雙方的異議
在溝通過程中，雙方意見不一致或有分歧是很正常的。這時不應強行說服對方，最好的辦法是巧妙地運用“柔道法”，其根本原理酷似太極拳中的借力打力，即通常所說的巧用對方的觀點去說服對方。
5.達成一致協議
當雙方消除分歧之後，下一個步驟自然是迅速達成協議。至此，溝通的主要障礙已經完全消除，隻需雙方最後確認已經溝通的一致意見，並將其形成正式的協議即可。在達成協議時，不要忘記向所有支持自己和對這次有效溝通作出貢獻的人表示衷心感謝，對在溝通過程中表現突出的人表示高度讚揚，同時也要對這次成功的溝通表示祝賀。
6.雙方共同實施
達成協議是溝通的一個勝利成果，但在實際工作中，任何溝通的成果都同時意味著一項新的實施性工作的開始，雙方要共同按照協議來實施。如果達成了協議，卻沒有按照協議去及時實施，那麼對方必然會覺得您不守信用。如果失去了對方的信任，那麼下一次溝通就變得非常困難。所以，作為一位職業人士對所有達成的協議都要努力地按照約定去及時實施。
恰當地把握好以上幾個步驟，溝通的整體籌劃工作就會做得非常完備，也為下次進一步溝通打下堅實的基礎。
操作要點
整體籌劃有效溝通的幾個步驟：
做好溝通前的準備工作。
確認對方的需求。
正確闡述自己的觀點。
恰當地處理雙方的異議。
達成一致協議。
雙方共同實施。
銷售員小王的工作是向客戶推銷沙發。如果他按照FAB原則的順序給客戶介紹沙發，步驟是這樣的：第一步，介紹沙發的特色（Feature），“您看我這種沙發是歐式的”；第二步，介紹沙發的優勢（Advantage），“是真皮的，非常柔軟”；第三步，介紹沙發的利益（Benefit），“坐上去非常舒服”。
如果他不按照FAB原則的順序把沙發介紹給客戶，一般是這樣的：第一步，“我這沙發坐上去很舒服”；第二步，“它很柔軟”；第三步，“它是真皮做的”。
小王發現，如果他按照FAB原則向客戶推銷沙發，比不按照這一原則推銷業績要高很多。
做好有效溝通的事前準備
想進行一次有效的溝通，一定要提前做好充分的準備，尤其是對於一些重要的會談。充分而全麵的準備直接關係到溝通的質量，關係到溝通目的是否能最終達到。這些準備工作一般包括以下幾方麵的內容：
1.確立明確而詳細的溝通目標
確立明確而詳細的溝通目標，是所有準備工作中最為重要的一點。您準備通過這次溝通要達到一個什麼樣的效果，實現什麼樣的目標，實現這一目標的意義是什麼。這是溝通工作的出發點。
2.製訂整體的溝通計劃
明確溝通目標之後，還需要確定如何通過溝通來實現這一目標，這就要製訂溝通計劃。首先要整理所要表達的信息，使其條理化。條理化的信息包括六個要素：目的、原因、時間、地點、事件和人物。還要考慮怎樣去與人溝通，先說什麼，後說什麼。如何恰當地運用說話的藝術性技巧，如何更好地提高表達效果。