對於既忙於處理各項繁雜事務，又要考慮戰略性重大決策的領導者來說，會議成了他們完成這兩項核心的工作職責的大多數場景。
由於工作中穿插著大大小小的會議，大量占用了領導人的寶貴資源——時間，因此，他們的工作就由一係列碎片式的會議連接起來。而在高管那幅密密麻麻的會議計劃中，真正能夠分配給組織重大決策商議討論的時間卻很少。
低效會議最常見的現象就是：會議要討論的議題太多，各種各樣的、價值輕重不一的主題都安排在一起，而開會的時間又有限，以至於在議會即將結束時，才發現最重要的議題還沒有開始討論，此前90%的會議時間都在討論一些無關緊要的問題。
既然議題能擺上高層會議討論的範圍內，其議題的重要性必然不可置疑。但是，領導者需要深思的是，占用會議大多數時間的到底是那些決定公司未來的重要事項，還是當下讓他們都焦頭爛額的緊迫任務？很多時候，各階層領導為了各種突發的緊急情況聚在一起開會討論，造成議程不夠聚焦，眾說紛紜。這時候，領導者就很難將更多的時間分配給更重要的問題。因此，分清局勢輕重緩急才是領導者應該著手改進的地方。
抓住重點，提高效率
領導者的時間是寶貴的，但是令人遺憾的是，很多人常常把注意力集中在一些根本不會給他們帶來任何成就感和快樂的工作項目及其他活動上。他們往往工作勤奮，但卻不知道自己的真正目的是什麼。要知道，當你正為一些錯誤的事情而努力時，無論付出多少汗水都是白搭。
100多年前，意大利經濟學家帕累托提出了80/20法則：我們80%的收入來源於我們20%的工作。也就是說，我們浪費了80%的時間，或者沒有對這80%的時間進行最充分的利用。
80/20法則告訴我們：隻有將剩下的80%也投入到創造收入的行為中的人，才可以大幅度地提高自己的工作效率。
事實上，每一項任務中都包含了關鍵性的問題，也就是最後決定了事情成敗的關鍵行為，我們必須將自己的注意力放在這一部分上。讓人吃驚的是，通常情況下，從事創造優異成績的行為並不像我們想象的那麼難。因此可以說，一個人的成功之處並非在於他做的事情是否異常艱巨，而是在於他將一些簡單的事情做得非常出色。
一個分不清什麼才是最重要的事情的人會成為瑣事的奴隸。有人曾經說過：“智慧就是懂得該忽視什麼東西的藝術。”一個人要想充分發揮自己的潛力，就要專注於自己有優勢並一定會有回報的方麵。當你不斷在自己有優勢的方麵努力時就會發現，這些優勢會得到快速的發展。
高效領導者往往善於找出並設法控製那些最能影響他們工作的重要的事情，這樣，他們工作起來就會比一般人更為輕鬆愉快。從一堆繁瑣的事務中抽出重要的事情，這樣就等於為自己的杠杆找到了一個合適的支點，隻要用小指頭輕輕一撥，就能移動原先即使用整個身體也無法移動的沉重工作。
做事情如果不能把握重點，就會出現付出大量的人力、物力和財力，結果卻收效甚微的結局。相反，如果能夠充分了解事物的關鍵所在，結果就會完全不同了。
緊急的事情通常是明顯易見的，它會給我們造成壓力，逼迫我們馬上采取行動，但是它們通常情況下並不是很重要的。
判斷一件事情是否重要，並確保自己集中精力做好這件事情的能力，是擁有高效率工作方式的基本條件。歌德說過：“最重要的事情，可千萬別被那些最不重要的事情隨意擺布，永遠不要。”倘若你能把自己80%的時間花在20%的並不重要的事情上，那麼你就一定要重新評估自己應該在這些事情上花多少時間。為了使自己的時間利用率最大化，為了能在工作中取得更多的成功，身為領導者的你要試著比普通人多思考一些，學會先做重要的事。