上述的跨團隊溝通之後，我們會最終將這個計劃定下來，然後讓所有可能關心的人都清楚這個計劃。
我們會召開一次最終的計劃定奪會議。主要是由工程師和產品經理及一些非常相關的人參加，這種會議是小規模的，因為不想在決策時讓其他非產品技術的人員參與進來，其他人的聲音已經在之前的跨團隊溝通過程中被充分地考慮了。如果前麵的工作準備得比較好，這種會議速度都很快，一般半個小時左右。
整個計劃定下來之後，我會發一封郵件給所有關心該計劃的人和相關工作的人。我們有一個專門的郵件列表，上麵有100多位員工。這封郵件將發送給這些人，並在接收人那裏把我的老板、老板的老板都放進去，以確保他們能清楚、理解並支持我們組的計劃。我很清楚，並不是所有人都會真去看這封郵件，但我給了他們一個參與的機會去了解“這個組究竟在做些什麼工作”。如果之後有其他人不清楚我們的計劃來詢問的話，我們通常讓他回去查看郵件。換句話說，這個計劃給了大家討論我們組相關業務問題的一個基礎。