——領導者提高時間效率的藝術
領導工作可謂日理萬機，時間不夠用是當代領導者普遍的感受。盡一切可能提高管理效率是每個領導者的需要，而提高效率考驗著領導智慧和管理藝術。
一、時間危機：領導者的困惑
從事當代領導工作，因為任務繁重，壓力過大，幾乎人人都會感到時間緊迫。總是一事未了又接一事，總是晝夜操勞而時間仍不夠用。麵對時間危機，每個領導者都會思索對策，力圖以最經濟省力、最提高效率的方法擺脫這一煩惱和困惑。
1.領導者的“時間危機”
“太忙了！”這幾乎是每個領導者的口頭禪。人們常用“日理萬機”一詞來形容領導者的工作。很多領導者的確如此，工作一項接著一項，日程表排得滿滿的，然而仍然是時間不夠用。有人給某政府部門的一位局長一天的工作狀況繪製出一張“圖畫”：早晨6∶30起床，刷牙，洗臉，吃早飯，尚未吃完，門鈴響了，夫人開門，進來的是局長直接下屬的後勤科長，科長說有很緊急的情況彙報，不得不堵著家門來找局長。這樣，兩人一談就是15分鍾，都站在門廳裏，既沒有坐下，更沒有喝茶。談完之後，局長一看手表，已經過了上班時間。咚咚咚地跑下樓，騎車去辦公室，到達辦公室已經遲到24分鍾。辦公室已有秘書在等候，他遞過來一疊傳閱文件和需要局長簽字的材料。文件尚未看完，局辦公室主任進來，說今天上午有個會議需要局長出席，其中第二個會議在市委財政局辦公室召開，需要坐車前往。局長聽清了會議的時間、地點，點頭表示已經清楚，埋頭接著又去閱讀傳閱文件。文件剛一看完，第一個會議開會的時間已到。副局長在一旁催促，說出席會議的人員已經到齊，等候他去主持。匆忙前往會議室，局長已記不清主持會議的開場白是如何說的。好在這個會議不需要他去動腦筋決策什麼問題，隻不過是一般性的會議，主要有副局長講話。第一個會議結束，離坐車去開第二個會議還有25分鍾空隙，局長本想去辦公室看一看頭天報紙中的新聞，鬆弛下腦子，可是一到辦公室，卻有兩位下屬科長在等候向他請示工作。尚未談完，辦公室主任又在催促，說需要乘車出發了。於是局長與兩位科長一同走向樓下的車庫，邊走邊談。開完第二個會已是中午11∶50，回到家裏已是12∶30，夫人已經將飯準備好，吃完飯準備稍微休息一會兒，可是電話鈴又響了，辦公室主任說下午市政府的夏副市長要來檢查工作，局長需要彙報、作陪，特別請局長下午提前半小時上班，幾位正副局長共同商量一下彙報提綱和準備有關材料……這就是一位現代領導者的“日理萬機”圖。這並不是某位個別人的寫照，而是很多領導者的共同情況。我們可以用“時間危機”這個現代術語來概括領導者的這種狀況。時間，對於身負重要責任的領導者來說，真是太重要了，領導者的任何決策、計劃、組織、控製、監督、業務考核都需要時間，因此，時間是領導者的寶貴財富。然而“時間危機”卻幾乎困擾著每一個領導者。
2.認識時間的特性
恩格斯說過，一切存在的基本形式是空間和時間。我們常說的“宇宙”，“宇”表示空間，“宙”就表示時間，“四方上下謂之宇，古往今來謂之宙”。時間反映了任何物質客體存在和運動發展的持續性。
法國著名思想家伏爾泰在他的中篇小說《查第格》中寫過這樣的一個謎語：最長最短的東西是什麼？
最快又是最慢的東西是什麼？
我們都無視它，然而不久又為此後悔不已。
如果沒有它，什麼事情也不會成功，
它吞下了一切最微小的東西，
它也構成了一切最偉大的東西。這就是時間！伏爾泰以寥寥數筆，概括了偉大、嚴肅而又複雜的時間的形象。
時間最長而又最短。它的總體無始無終，然而，構成時間的元素卻是短暫的。你剛邁出幾步，一分鍾就消失了；抬一下胳膊，就跑掉了兩秒鍾，大文豪歌德曾遺憾地說：“生命苦短，藝術長青。”有人問著名生物學家聶佛梅瓦基，他怎麼能把一生都用來研究蠕蟲的結構，他很驚奇地說：“蠕蟲那麼長，人生可是那麼短啊！”短和長竟是這樣奇妙地統一在一起。
“時間像奔騰澎湃的急湍，它一去無返，毫不流連”。這是西方著名學者賽馬提斯說的話。一去無返，這就是時間的特性。
3.產生“時間危機”的原因何在
“時間危機”並非是領導者的天然伴侶，所謂“忙”，僅僅是思想方法和工作方法問題。日本有句諺語，叫做“急事得求忙人辦”。這就是說，身負繁重工作的人反而擁有辦事的時間。這是因為，是否真的忙，主要看其是否會科學地支配時間。一些工作繁重的人，精於安排，巧於計劃，卻能夠將工作做得井井有條。相反，一些工作任務不重的人卻不會吝惜和節約時間。不少領導者，在錯誤的思想方法和工作方法的指導下，常常出現下列種種情況，從而使自己產生“時間危機”。
①工作分配不合適，授權不夠。別人能幹的工作，不分配給別人幹，卻自己抓住不放，結果花費了很多時間，對非得自己親手幹不可的工作反而不能多花力氣。
②優柔寡斷。本來可以對某事或某問題立即做出個決定，但卻舉棋不定，費很多的工夫去思考這個問題，從而浪費了時間。
③行動遲緩，拖拖拉拉。正如俗話所說的“遲緩是時間的小偷”，現在就得動手馬上幹的事，卻拖到以後再幹，而心裏又在不斷地惦記著它，為此事做了大量不必要的心理準備。
④一些會議占用過多的時間。隨意召開會議也是浪費時間的一個很大原因。
⑤與同事或客人閑聊。一聊就是半天，或者晚上客人來訪，閑聊到深夜，影響第二天的工作。
解決領導者時間危機的根本出路在於確定正確運籌時間的思想方法和工作方法，在於講求提高時間的使用效率，即時效。
所謂時效，是指在單位時間裏所做的工作量的大小。可用公式表示為：時效=工作量(價值)工作時間提高時效就是指提高在單位時間裏所做的工作量。講求實效和提高時效，對於領導者來說具有重要意義。它不僅可以使領導者從日常工作中的時間危機中解脫出來，而且可以使領導者有閑暇時間多思考工作，在科學決策上多下工夫；還可以使領導者在工作中創新，從而開拓新局麵。
二、時間運籌的兩大策略
駕馭時間的出路在於提高時間的使用效率，而提高時間使用效率的出路又在於對時間的科學運籌。
時間運籌，其本意是指在實施某項工作時，對所必須進行的工作要進行嚴格的時間定量計算，在兼顧各個環節的基礎上，提出最佳的時間結構、最省時的方案以及具體數量依據。而這裏所說的時間運籌則是泛指探索時間運用的科學規律。
時間運籌，首先是講究時間運用的策略問題；其次是節約時間的技巧問題。前者是從宏觀和整體上來把握時間利用的“大政方針”；後者是從具體和微觀上來把握時間利用的“雕蟲小技”。本節首先探討時間運籌的簡化策略和委權策略。
1.化繁為簡：提高時間的使用效率
領導工作的特點是頭緒眾多、範圍廣、事情雜。在這種情況下，要節約時間、提高效能，就必須善於把複雜的事物簡單化，這是一條提高時間使用效率的捷徑，是很重要的領導藝術。
在現實生活中，有這樣兩種類型的領導者，一種是善於把複雜的事物簡單化，辦事又快又好；另一種是把簡單的事物複雜化，使事情越辦越糟。應當提倡第一種類型的領導者，倡導掌握化繁為簡的領導藝術。
化繁為簡的領導藝術，主要包括以下幾個方麵的內容：
（1）即抓住工作中的關鍵環節，著力打通“瓶頸”
在領導工作中，必須善於在紛紜複雜的事物中抓住主要環節不放，“快刀斬亂麻”，使紛紜複雜的狀況變得有脈絡可尋，從而使問題易於得到解決。
另外要抓住主要矛盾，即抓住工作中的關鍵環節，從它的反麵講，就是要善於排除工作中的主要障礙。主要障礙就像瓶頸堵塞一樣，必須打通；否則工作就會“卡殼”，耗費許多不必要的時間和精力。
（2）簡化不合理的工作程序，或“優化事序”
對一個領導者來說，在他的案頭往往會有大大小小的問題或任務排成隊，靜待著處理。如果要按單向排隊順序，來了什麼工作就做什麼工作，天長日久，就會形成“事無巨細，一律平等、一律照辦”的工作習慣。這樣的習慣在客觀上就會導致數量眾多的“小事”淹沒非常重要的“大事”，導致領導者產生因小失大的錯誤。有的領導者還有這樣的工作習慣，總是優先處理最緊迫的事情，而最緊迫的事情卻不是最重要的事情。這樣的工作習慣也使領導者產生錯誤，隻重視現在，而忽視將來；隻重視克服困難，而忽略創新和尋找機會。
提高領導者的時間效率，要求以社會效果和經濟效益為準繩來確定事序的排列。要求領導者將每天麵臨的雜亂無章的工作係統化，按工作的輕重緩急，根據某項工作在係統中起作用的程度、貢獻大小分為不同類別並排定事物的優先次序，在這方麵，美國企業管理顧問艾倫·萊金所提出的A、B、C分類法對我們頗有啟發。他在《如何控製你的時間和生命》一書中，提出了兩種利用時間的辦法：
①編製每天工作的時間表。萊金認為，由於每天需要管理的事情很多，又不可能都做完，因而可將事情分成A、B、C三類。A類事情最重要，B類次之，C類可以放一放。一位優秀的領導者，應想方設法去完成A類和B類工作，若完成了，也就完成了本天工作的80％，從而可以心安理得。這種方法有利於人們把有限的時間安排在效率高的、最重要的事情上，同時機智地拒絕或拖延不必要的事或次要的事。一件事來了，首先要自問“這件事值不值得做”。
②任何值得做的事，都要拚命去做。即使離午飯還有十分鍾，也應該把它用來做這件事。尤其重要的是開始，即使自己不擅長幹那些事，也要開始去做，不要有恐懼心理，幹起來以後，情況就會有所改善。
(3)對時間進行“立體統籌”
進行時間上的立體統籌，也就是巧排事序的最優方案，是領導者時間運籌藝術中的一大高招。進行時間統籌，首先應具有立體化安排時間的意識。立體公路的車流量大，高層建築的空間利用率高。同樣道理，立體結構的時間安排也能提高時間利用效率。
比如，某一領導者，早晨8點上班，到辦公室後，有一係列事務和工作要做，這些事務和工作所要花費的時間分別是：①收拾整理辦公桌：3分鍾；②聽取秘書對一天工作的安排：5分鍾；③對秘書指示關於某一報告的起草：15分鍾；④閱讀文件：17分鍾；⑤外出開會乘車：35分鍾；⑥開會：90分鍾。如果這六項工作按照單向順序一項一項地做，那麼就需要總共花費165分鍾，但如果對這六項工作進行立體統籌：在聽取秘書對一天工作安排的同時，收拾整理辦公桌；在乘車的路上同時對秘書指示某一報告的起草和閱讀文件，那麼隻需要130分鍾就夠了。為了使時間統籌做得好些，領導者可以給自己畫一張工作統籌圖。畫圖之前，先排一排每天有哪些事情要做，摸清這些事情的相互關係，哪些事情該先做，哪些事情可後做，一件事情做完了會給其他事帶來什麼影響；並計算完成每件事需要多少時間，這些調查完畢，就可以組合畫圖(見圖16-1)。