一、 會議計劃表格
年度會議計劃表
會議名稱開會地點開會日期開會時間會議宗旨及議題與會單位人數主持人會議召集單位會議主要工作人員與會者應備資料會場標示資料會場擬分發資料
會議審核表
注 意 要 點查核欄
開會目的
本次會議是否實際需要(是否隻是流於形式的例行會議?有沒有其他更好的解決方法)開會的目的是否明確
設定要項方麵
開會的時機、時間是否恰當開會的場所是否恰當所邀集的與會人員是否恰當
開會通知方麵
是否對於與會人員確實通知妥當開會的主旨、議題是否確實通知與會人員是否事先通知與會人員應當事先就議題做好準備是否通知與會人員事先備妥有關的資料
會議的準備方麵
是否事先擬定議題的進行順序及時間的分配事前是否應當分發參考資料?是否已經做了應變的準備是否安排好會議的記錄是否必須用幻燈機或錄像機等機械設備
會議通告單
年 月 日 編號
開會部門召集人
開會日期年 月 日時間
開會地點會議內容參加人員擬交費用準備資料備 注
會議工作細節審核一覽表
工作項目查核工作項目查核
1活動的主旨2活動的規範3預算4招待對象的層次5總參加人數(查對邀請回函)6活動日期及時間(注意是否與其他同業的活動撞車)7活動日期8籌備單位9活動的負責人10活動作業分工明細11會場的預訂 主會場 開會場地 洽談室 展示場 來賓休息室 主辦單位休息室(幹事、辦事員) 演藝人員休息室12製作來賓名冊 包括注明姓名、地址、公司名稱、電話、職銜等項並核對其準確與否13邀請函 信封 邀請卡 回函明信片 紀念品兌換券 停車券 指引地圖 點心券 餐券 訂製張數(多印20％的備份) 信封書寫作業 投遞作業承辦員 投遞日期(要以活動日期的二三個星期前寄達對方為原則)14紀念品方麵 紀念品的選定 決定包裝紙 外包裝書寫作業 禮品題款作業 姓名書寫作業 蝴蝶結裝飾作業 雕冰花飾 胸花 禮品包裝作業 訂製數量(要多出20％的備份)15接送交通工具方麵 飛機 火車 巴士 轎車16勞務費(給司機、演藝人員等的)17會場布置18宴會的形式 餐桌入座式 自助餐入座式 半入座式自助餐 立食式自助餐 雞尾酒會立食式19料理樣式 法國料理 日本料理 各國料理大會串 路攤式、模擬餐館式、餐台取食式、餐車服務式20雕冰(原色、彩色)21飲料方麵 餐前酒 威士忌 雞尾酒 啤酒(罐裝或生啤酒) 飲料類 吧台 餐車 餐車女服務員 幹杯用的酒類(國產酒或洋酒)22香煙方麵 香煙 雪茄 品牌(國產或進口) 特別訂做的煙盒 香煙攤女服務員24花飾方麵 花囤 花籃23菜單的印製 桌上花飾 旗袍 各國民族的衣著 饋贈用花束 典禮台花飾 禮桌花飾 文字花飾 吊掛花飾 蠟燭 展示品飾花 禮花(獻禮用)25園景製作 西式園景 東方園景 租借盆景 ①觀葉盆景續表