5一些帶有公司字樣或總裁職務字樣的印章，須經主管同意，直接向印章保管員申請加蓋。
◎ 文書收發製度
第一條 範圍
本公司文件(本公司及其事務所之間的書信、文件、傳票、小包裹等)以及公司外文件的收發、分發等均按本製度執行。
第二條 統管部門
文書的收發、分布等事務，由本公司及各事務所的總務部統一管理。
第三條 部門文書責任者
在部處室中設文書負責人，負責本部門內文件的分發、保管等工作。
第四條 文書的收受
對公司外來文書的接收由總務部收件室負責。
第五條 收文的處理
收文中除親啟信函、掛號信、傳遞證明外，其餘一般信函應全部拆封。拆封後，以件為單位將收文印章蓋在文件上方空白處，將信封附上，用別針別在一起。
收件室將全部收文的收受日期、發文單位、發文者姓名、文件標題、內容概要、分發地點等項目登在收文簿上，並將文件及收文簿一並交給總務部。
第六條 審核以及分發批示
總務部經理在對文件及收文簿加以審核後，對收件室做出分發批示。
當總務部經理外出時，如有事務急需處理，可由副經理代理承擔上述工作。
第七條 分發
收件室將收文簿及文件分發各部門，各部門的文書負責人應該在收文簿上蓋印簽收。
第八條 部門內部文書處理
文書負責人在收到文件上加蓋傳閱印，並遞交有關部門。
有關部門經理閱文後對文書負責人做出分發傳閱的批示，文書負責人據此文件分發給有關工作人員。
在文書承辦、分發量較大的部門，可設文書整理簿，並據此處理文件。
第九條 發送
文書的發送全部由總務部收件室負責，在特殊必要時亦可由適當的業務部辦理。
第十條 部門內總發送文書的處理
文書發送者在信封上寫清收件人地點、姓名，並注明是否采用掛號、快遞等方式。
文書負責人將本部門文件分類別，請示發送。
第十一條 發送的處理
總務部發件室將各部處室交來的所發文的發文日期、發送地點、發文者名稱(全名)、內容等項目登記在發文簿上，貼好郵票投遞出去。
第十二條 投遞
文件投遞通常一天三次，按以下時間投出：
第一次上午十點；
第二次下午三點；
第三次下午五點。
遇有緊急投遞的文書，可不受上述時間限製。
第十三條 郵票的收付保管
郵票購入、付出、保管等情況，應登記在郵票收付保管明細表上，並在年末計算出餘額，與現存郵票數量加以核對。
第十四條 公司內部的定期專遞
不是利用國家郵政，而是通過公司內部定期專遞發送的信函、文書、傳票、小包裹、錢款以及其他物品的收集和遞送，可依照本製度的有關規定辦理。
對本公司及各事務所之間的定期專遞的管理由各事務所總務室負責。
第十五條 定期專遞收發文簿的製作
在發送定期專遞時，各部門應在定期專遞收文簿上登記其內容，一式兩頁，副頁留存，正頁與發送物品同時放入定期專遞箱、定期專遞收發文簿，作為發文單位記錄，可代替發文簿，每天進行整理清點。
◎ 文書收發作業規範
第一條 主管部門
本公司所有外來文書都由總務部文秘室統一接受。
第二條 處理方法