作為一名管理者要做到“善任”，首先必須要做到“知人”，管理要從發揮人的作用入手。按需任才，人事相宜。因為用人的目的，就是為了讓員工處於最佳的工作狀態，讓他充分體驗到“快樂”，然後才能充分調到他的積極性、創造性，讓他出色地去完成某項任務。“人無完人”，每個人都會有這樣或者那樣的缺點和不足，當然，這其中也包括我們自己。然而，對於一名優秀的管理人員來說，“知人”決不僅僅是指去發現員工有哪些缺點和不足，相反，應該去發掘員工有什麼優點和長處，根據每個人的優點和長點來委派相應的工作，做到“才”盡其用。同時，也隻有一個人在自己完全適應的環境中，才能更大限度的發揮自己的能量，才能快樂的麵對工作，麵對挑戰。如果我們丟開了要他去做的具體任務，而完全把注意力放在計較員工的缺點，特別是過多地去議論那些與工作並無多大關係的缺點，這樣就使用人的標準失去合理的依據，反而使一些與工作無關的次要因素上升為衡量的標準，甚至可能使這種“附加條件”成為可以按個人好惡任意伸縮的框框，限製或埋沒了許多可以出色完成任務的人才。
所以，管理者要“善任”就決不能依人論人，而必須依事論才，按需任才。領導者在任人之前，首先應根據所需完成的任務的性質、責任、權限及去完成這項任務的人員所必須具備的基本條件等因素，認真加以分析，提出明確的要求。然後，根據下屬的特點和長處，分別加以任用。
事業為本，人才為重。事人相宜是“善任”的重要原則。管理者要真正做到“善任”，首先應該從事業的全局出發，充分考慮人才的具體特點，把他放在合適的崗位上，合適的崗位才能激發無限的潛力，假如不把各人的才能用到最能發揮其作用的地方去，那對人才來說是一個壓製，對事業來說也是一種極大的損失。
作為一名管理人員能夠把每位員工的優勢都沐漓盡致的發揮出來，固然最好。那麼，有沒有一名管理者想過如何把每位員工的“缺點”可以運用呢？其實，萬事萬物都沒有絕對的好與壞，當然，也沒有絕對的“優點”，也不會有絕對的“缺點”。美國有位女專家叫波特夫人，她善用、巧用人之缺點，從而使她的領導和管理係統化、科學化。她曾請一位心理學家和一位社會學家，對其下屬員工進行智力調查。社會學家向她彙報說：你這兒的人有兩種，一種是線性思考的人，一種則是係統思考的人。線性思考的人直來直去，領導叫幹什麼就幹什麼；係統思考的人能全麵地看問題，很快就能抓住問題的要害，決定自己的行動。而心理學家向她彙報說：你手下的人有兩種，一種是熱情的人，一種是吹毛求疵的人。熱情的人，豁達樂觀，可以看到任何事物美好的一麵；吹毛求疵的人則愛挑毛病，再完美的事物也能找出許多缺陷。波特夫人經過綜合，做出了這樣的人事安排：線性思維又熱情的人，去做技術培訓教師，他一定會樂於教書；線性思維而又愛挑毛病的人，去當警察，他一定會愛管閑事；係統思維而又熱情的人，請他當領導、顧問，他一定既高瞻遠矚又埋頭苦幹；係統思維而又愛挑毛病的人，請他去當工頭，誰幹得怎樣，他會一目了然。這樣，就做到了各得其所，各避所短。在一般人眼裏，直來直去、吹毛求疵，也許都是缺點、短處，但是在波特夫人眼裏，這些缺點和毛病同時也是長處和優勢，關鍵在於善用、巧用這些缺點和毛病，使之恰到好處。
每個人都有自己的長處和特定的才能。有的擅長分析，有的精通財務，有的善於交際。特定的才能應與特定的工作性質相適應。工作對人的要求不同，所以才能與職務應該相稱。給予他的職務應最能刺激他發揮自己的優勢。職務以員工所能和工作所需結合而授，叫“職以能授”，這樣，既不勉為其難，也不會無所事事。盡其所能，工作起來自然積極，自然快樂，管理效能也必然提高。
當然，用人所長，並不是對人的短處視而不見，更不是任“短”隨意發揮，而是應做到具體問題具體分析，具體對待。有些人的短處，說是缺點其實並非完全確切，因為它天然就是和某些長處相伴而生的，它是長處的一個側麵。這類“短處”不能簡單地用“減去”消除，隻能暫時避開，關鍵在於怎樣利用它。用的得當，“短”亦即長。
用人要用他的長處，不勉強他的短處；要用他所擅長的，不勉強他所不擅長的。惟有如此，管理者和員工之間才能各得其所：員工快樂的工作，最大限度的發揮積極性；管理者則可以用最少的投入取得最豐厚的回報。