總之，在你所從事的業務與客戶的工作有直接利害關係的情況下，你可以在客戶工作時間撥打電話，這樣可能會更有利於溝通；如果你的業務對客戶的工作沒有直接的利害關係，客戶可能對這樣的事情不太感興趣，你最好要等到客戶清閑下來的時候再撥打電話。
接電話，別讓鈴響多於三聲
每個人打電話時，人們都習慣於在等待電話被接通前的時間裏最後調整一下思緒，再次在心裏重申著此次去電的目的。這個電話被接通前的等待時間，往往被人們的慣性所設限，大多以電話鈴響三聲為限，電話鈴三聲之內接聽，則容易打亂等待者的思緒，而電話鈴響過了三聲還無人接聽，等待者就會焦躁起來，不滿情緒由此滋生。因此，在電話鈴響過三聲之後才接起電話，就要做好麵對來電者的怒氣和不滿的準備，給予對方合理的解釋，並致以誠摯的歉意。這才能扭轉因接電話失禮而在對方心中造成的惡劣印象。
因此，電話鈴一響，應盡快接聽，而不要置若罔聞，或有意延誤時間，讓對方久等。拖延時間不僅失禮，甚至會產生許多不必要的誤會。
某家幹洗店的新員工表示，經常有客戶打電話詢問衣服是否洗好。由於洗好的衣服上都有一個號碼牌掛在外麵，他就請這位客人稍等，然後放下聽筒去外麵查看。他隻顧著自己趕緊找那號碼牌，等找到以後去接電話，而客人卻早已等得不耐煩而掛斷電話。
在遇到這種因找資料而需要對方等待的情況時，注意不要讓對方久等，最好在15秒之內給出答複。如果不能及時尋找到資料，可請對方先掛機，等尋找到資料後再給對方去電話。無論遇到何種情況，讓來電者在電話一旁長時間等待，都是一種極其失禮的行為，極容易導致對方的反感。
此外，在某些特殊情況下，人們實在難以遵循“響三聲就接”的接聽電話原則時，則應注意靈活處理。
某公司的經理在會議室接待一個客戶時，突然秘書前來轉告他有一個緊急電話，是公司老板為一件項目的失利大發雷霆。一聽到這個，經理心中驚恐萬分，也顧不得和客戶解釋，就急匆匆地離開會議室，前去接聽電話。經過經理百般解釋，公司老板才知道這原來是個誤會，是某位下屬不小心送錯了材料所致。和公司老板通完電話，經理才想起客戶還在會議室裏，急匆匆趕到會議室，可惜客戶早已經離開了，客戶留給經理秘書一句話：“你們經理實在太忙了，我看這個合約的事情還是等以後再說吧！”
事後，不管這位經理如何解釋，客戶都沒能原諒他的失禮，一筆生意也就此泡湯。
遇到這種接待客戶和接聽電話都要顧及的時候，不僅要分清主次，更要不失禮節。如果電話過於緊急而不得不接時，就需要向被接待的客戶致以誠摯的歉意，在獲得客戶諒解的情況下再去接電話。或者是接起電話向來電者致歉，另約時間回電，再繼續對客戶的接待工作。
總之，電話鈴聲一旦響起，要立即放下手頭的事，在鈴響的第一時間段內，也就是電話鈴響三聲的時候，迅速接起電話，即使是離電話機很遠也要趕緊過去接電話。
接聽是否及時，不僅反映了一個人待人接物的真實態度，更代表了一個公司工作效率的高低，直接影響到來電客戶對公司的印象。
你的微笑由你的聲音傳達
在商務電話溝通中，我們要讓客戶聽到我們的微笑，因為帶有微笑的聲音是非常甜美動聽的，也是極具感染力的。將你帶笑的聲音傳遞給電話另一端的客戶，他會更容易接受你，更樂意與你交談下去。因為人是追求美和快樂的動物，笑聲則傳達了一名電話溝通人員的快樂，電話那端的客戶當然願意和一個快樂的人交談。