深圳某外企職員小麗，曾接手了一個比較挑剔的客戶。很長時間內，就價格問題一直沒能達成共識。在反複溝通20封郵件後，對方誤發了一封要函給小麗。要函上記錄了雙方公司的報價詳細經過，包括各級老板的回複意見、買方預期的價格及應對賣方的措施方案。由於事先掌握了對方的資料，使得小麗的談判進行得非常順利。待談判完成後，小麗仔細研究了這封“要函”的來由。原來發送郵件的職工在疏忽之下，將本該轉成至公司內部的文件，發送成了“回複所有人”，這才讓小麗了解到對方的詳情。
類似的情況在日常發送郵件時會經常遇到。在回複郵件時，為了節省時間，通常都會直接回複。以至於郵件的題目中會出現一長串的“RE：RE：RE……”。如果不仔細查閱，很容易將其誤發。案例中小麗一直與買方溝通，在收件人經常聯係的名單之列。所以，發件人錯誤地將其當成內部人員，以致公司要函外泄。
這件事情告訴我們，電子郵箱應經常清理歸類。將不同的人員郵箱分好類別。切不可為圖省事，盲目使用“回複所以人”這一快捷方式。