三、電子檔案如何更好地普及應用
1.積極納入領導協調機製。應當自覺納入領導小組製定的總體方案。項目效能的源泉來自管理，電子化成敗的關鍵也必然是管理。有關領導應對電子檔案加強管理，製定規範的檔案管理規章。基層檔案管理工作者應該積極接受領導的建議，明確領導的指揮和政策，做到緊跟工作方向，完善工作任務和要求，努力做到自身工作不出差錯，集體工作才能更加完善。
2.與時俱進，觀念創新。電子檔案的管理需要與時俱進，不斷創新。基層檔案管理工作者在接觸電子檔案的同時，應不斷的積累經驗和收集電子檔案的信息，為提高電子檔案的工作效率提高保障，實現不斷創新與發展。各單位應加強對檔案管理工作的認識，證實其工作的重要性，看到檔案管理工作對於全局工作的重要性和根本性，提供有利的條件來實現檔案管理工作的創新和不斷發展。
3.遵循標準，推進標準，加強法律建設。在檔案管理係統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的作法極其有害。僅憑經驗管理檔案的方法，雖然也很有成效，但通用性不好，無法讓更多的人高效率地使用，必須淘汰。采用標準意味著係統性的進步，對信息係統的長遠發展有不可估量的作用。為了搞好應用並使應用不斷深化，就必須在標準化上下足功夫。有些標準（製度）的製定需要耗費巨大的人力、物力。例如檔案的標準，不但涉及數據格式，還將涉及運行環境等諸多因素，本身就包含不止一項的複雜課題，應統一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。因此，檔案管理和利用、檔案管理信息化的立“法”工作要加強完善，這是檔案管理健康發展的根本保證。
4.就電子文檔而言，即使是最普通的電子數據，保存電子文檔風險巨大，至少是由於它不符合越是簡單就越是可靠的原則。所以，將傳統的檔案管理辦法和信息化手段有機整合，發揮檔案管理的綜合優勢。傳統的檔案管理形式有其自身的優點，我們應該將電子檔案的技術與傳統檔案的管理方式相結合，努力降低電子檔案的風險，較大發揮傳統檔案的長處。
檔案管理工作對於一個單位的全局工作是十分重要的，我們應該正確認識其根本性和重要性。電子檔案的應用前景是廣闊的，我們應當在這條路上不斷創新和優化，實現檔案工作的簡易性和穩定性的不斷提高。在這個高度信息化的時代，信息技術無疑為檔案管理，特別是數據量大、更新頻繁和遠程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續采用傳統的手工方式已經無法滿足當今規模發展的需要，隻有把工作重點放在信息化管理，網絡資源化建設，充分利用信息高速路的優越性，才能使檔案管理更健全、更高效。