2、抓緊電子文件製度、標準的製定。國家和各級檔案部門對電子檔案管理十分重視，製定了一係列管理製度、規範、標準。油田檔案部門應根據自身的特點，加快相關製度、標準的出台。一是要遵循國家標準，吸收國內相關行業的管理標準和經驗。二是要借用企業信息部門的技術力量，因為檔案信息化要與企業信息化建設同步進行，僅靠檔案部門的自身力量難以解決有關技術問題，不能閉門造車。總之要通過各種渠道學習、交流從而製定出符合本企業電子文件管理的規範、製度以及企業檔案數字化的統一標準，再展開檔案數字化工作，做到步步有章可循，件件標準規範，使企業檔案信息化建設更規範、共享性更強、成功率更高。
三、檔案信息化建設的人才培養
1、加強基礎理論和業務技術培訓。檔案人員首先應具備紮實的檔案學基礎理論知識，這是必備知識體係；還應懂得文件與檔案的管理原則、熟悉檔案工作規律、分類方法及有關技術，這是檔案工作者必須掌握的技能。在過去的檔案實踐中，為了提高檔案人員的理論知識和業務技能，檔案部門開展過多種教育培訓，如崗位培訓、專業學曆教育等，通過培訓把理論與實際有機地結合起來，從而提高業務技能，拓寬視野。
2、加強現代化信息技術培訓。建立檔案目錄數據庫，技術性強，其質量對檔案自動檢索以及檔案信息網絡化起決定作用。為了保證檔案目錄數據庫建設能夠符合規範要求，要加強檔案數據輸入人員繼續教育培訓。隨著計算機的普及，大部分檔案人員都具備一定的計算機應用知識，培訓重點應放在數據的規範采集、軟件的正確應用及網絡知識的應用等方麵。通過培訓，使檔案工作人員能夠掌握計算機技術在檔案管理工作中的應用，掌握檔案管理應用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家能手，確保檔案管理係統平穩、正常的運行。
檔案管理係統的正常運行僅僅是檔案信息化工作平台的體現。如何用好這個平台，擁有相應的人才資源是關鍵。還不僅僅是，工作人員如果不能夠掌握計算機技術在檔案管理工作中的應用，不能掌握檔案管理應用軟件的各種功能，這個檔案係統就難以發揮作用，更主要的是，這個檔案係統能否及時更新以及檔案資源的日益豐富，即檔案係統的潛能開發，更需要數子技術、網絡技術、軟件開發、設備維修技術、網頁製作技術、甚至美工設計等等，隻有這些相應人才素質的擁有，才可能充分挖掘檔案信息平台化的潛力，從而更為有效地實施檔案信息化管理工作，為企業服好務。