在檔案實習中成長
工作園地
作者：徐夢鬆
2013年9月2日至11月1日，我在中關村發展集團的檔案室進行了為期9周的畢業實習。9周的時間很短，但在我的專業成長過程中卻顯得彌足珍貴。
剛得知實習分組的時候，我心裏非常緊張不安，因為隻有我一個人在集團。我上網搜索了“中關村發展集團”，對實習環境有了大概了解，卻也無疑加重了我緊張的心情。一個還沒畢業的學生，成績和各方麵能力都不是班裏最拔尖的，第一次單獨去一個完全陌生的地方實習，而且對方還是個總資產600多億的國企。當時我心裏的想法是：“我何德何能？兩個月之中隻要不給自己丟人、不給學校丟臉就算成功。”
在臨出發的前兩天，我給帶隊的孫愛萍老師打了個電話，表達了我激動緊張的心情。孫老師跟我說：“這是非常難得的鍛煉機會，不用緊張，那邊的老師一定會耐心地教你，其實一個人才能學到更多的東西。”還一再叮囑我一定要帶個本子，把每天的工作、遇到的問題和自己的思考感想記下來。打完這個電話，我心裏踏實了一些，不斷地告訴自己：“機遇與挑戰並存，一定要把握好這個機會，好好鍛煉自己。”
指導我實習的李賀英老師是北京市“十佳”檔案員，自1989年開始從事檔案工作。李老師兢兢業業，任勞任怨，有強烈的事業心和責任感，她不僅陪伴我走過了9周充實的實習生活，也在我的專業人生中留下了不可磨滅的影響。
文書檔案和項目檔案是整理的重頭戲，在實習期間，我在李老師的指導下整理了大量文書檔案和項目檔案，編頁共370多卷（約26000多頁）、錄入共670多卷（約2300份）、掃描共5卷（約70份）、裝訂共370多卷（約34200頁）、裝盒共150多盒（約610卷），這些工作量現在看來還挺有成就感的，但在當時每天下班後都感覺很累。尤其是諸如裝訂裝盒都是體力活兒，錄入時精神需要高度集中，會經常問自己何必那麼辛苦？但第二天在辦公室看到李老師在很努力地工作，就會想到她已經五十多歲了，活兒等著老師去做會更辛苦，我就會努力堅持下來。檔案信息化方麵，就是在集團使用的“東方飛揚檔案管理係統”上錄入以及掃描一些重要檔案。錄入時需要輸入文號、責任者、文件標題、機構、保管期限、頁號和成文日期，經過老師檢查後進行掛接，這樣在查檔時就可以直接將掃描好的圖片打印出來，不用再到庫房裏去找原件，省時省力，十分方便。
集團檔案室（也是平時辦公的地方）與檔案庫房是相通的，有一門之隔。我特意觀察了一下集團的檔案庫房，庫房與辦公區之間的門是防火防盜門，且屋內和走廊裏都有滅火器，可以很好地保護檔案；庫房內沒有窗戶，靠空調來調節溫濕度，而且屋內設有溫濕度計，這樣可以有效地防潮、防塵、防強光及防高溫；李老師還建立了各類檔案移交目錄、歸檔文件目錄等賬冊，檔案接收、外借時都必須履行登記手續，借出的檔案須在承諾時間內歸還，並按照檔號順序排列入庫；存放光盤、照片等聲像檔案都使用了特別的密封盒和專門的案卷，按編號順序排列在膠片櫃或防火櫃內。總體來說，檔案保管工作非常嚴謹規範。