綜合
作者:李繼梅
摘要:伴隨知識經濟時代的到來,國內外企業對秘書的要求越來越高。本文論述了秘書如何更新知識結構,全麵提升自身的職業能力,來滿足當代經濟發展的職業需要。
關鍵詞:秘書工作 知識結構 自我調節
秘書的正式定義為“專門從事辦公室程序工作、協助領導處理政務及日常事務,並為領導決策及實施服務的人員”。秘書在日常工作中經常要與單位各個部門和人員打交道,對單位的日常工作和整體狀況要有比較全麵的了解。另外秘書職業也是一個單位的窗口,和其他公司的主管部門、大客戶都有聯係,在工作中頻繁與外界接觸。尤其隨著現代社會的不斷發展,在新的知識經濟時代到來之際,秘書職業更能鍛煉人,培養人。秘書工作再也不是傳統觀念中簡單的電話接線員、接待員,以及收收發發、抄抄寫寫的文員,工作涵蓋麵更廣,要求更高更嚴,掌握簡單的秘書知識已難以滿足工作的需要。21世紀是知識經濟的時代,新的時代要求秘書工作製度化、專業化、現代化,擔任秘書的人員應不斷充實自己,提高自己,應該時刻保持拾遺補缺、不斷更新、不斷優化自己的知識結構。
一、應具備一定的信息素養
信息素養(Information Literacy)的本質是全球信息化需要人們具備的一種基本能力,即能夠判斷什麼時候需要信息,如何去獲取信息,如何去評價和有效利用所需的信息。在現代社會,秘書人員具備較高的信息素養十分重要。秘書應該能夠熟練地使用各種信息工具,充分利用網絡、媒體接收來自不同渠道的文件資料,根據自己的工作內容有效地收集各種公共決策信息,並對收集的信息進行歸納、分類、鑒別、遴選、分析綜合、抽象概括和表達,在多渠道多方位收集信息的交互作用的基礎上,迸發創造思維的火花,產生新信息的生長點,從而掌握並創造新信息,達到收集信息的終極目的。隻有這樣,才能夠做好領導的參謀,及時為領導提供各種有用有效的信息資料,幫助領導不斷充實完善工作信息和對決策進行輔助取舍,起到一定的補充提醒作用。
二、應具備較強的辦公自動化能力
辦公自動化(Office Automation)是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式,是當前新技術革命中一個技術應用領域,屬於信息化社會的產物。它是集人、機器(設備)、信息資源三者為一體,構成了服務於各種目標的人機信息處理係統。辦公自動化已經成為企業界的共識。眾多企業認識到盡快進行辦公自動化建設,並占據領先地位,將有助於保持競爭優勢,使企業的發展形成良性循環。秘書作為辦公室的重要角色,辦公自動化能力是最重要的,尤其是知識經濟時代,有人提出已經進入了無紙化辦公,因此熟悉電腦操作和辦公自動化設備是秘書最基本的素質之一。秘書辦公自動化能力包括熟練使用計算機處理各種文字數據等材料,如Word文本的編輯和使用,Excel表格軟件的高級應用,PPT的製作和使用。當然僅僅使用計算機、傳真機、複印機等設備還不夠,還需要掌握一些多媒體的使用技能,以及網絡信息傳輸、網絡安全、網絡銀行、網絡會議等多種應用技能。這樣的秘書才能跟上時代的節拍,才能為科學管理和決策服務,達到提高行政效率的目的。
三、具備良好的現代公關工作能力
秘書工作作為單位的一個對外窗口,在對外交流過程中,要求具有良好的公關意識,更加出色地完成秘書工作的各項任務。因此現代秘書要時刻保持塑造組織形象的意識,保障各種信息暢通的意識,樹立服務公眾的意識,顯示真誠互惠的合作意識。秘書具有公關知識十分重要,這包括要掌握公共關係基本理論知識,公共關係實務知識,相關學科的知識。公共關係是一門新興的學科,有較強的綜合性和多學科交叉性,同傳播學、市場學、心理學、社會學、廣告學、信息學等相關學科有著密切的聯係。因此秘書人員應根據工作需要,對這些學科進行廣泛涉獵。隻有掌握了豐富的相關學科知識,才能站在一個綜合、係統的高度,以更加開闊的視野去分析、策劃和開展公共關係工作。