（5）施工檔案收集、整理、歸檔和移交過程不夠流暢，缺乏時效性。
3.2 解決辦法
如何發揮施工檔案在工程管理中的應有作用，為工程管理提供有效、及時的服務，是一項嚴峻、緊迫的課題。要將施工檔案規範化，走上良性循環的軌道。首先要對從事資料人員加強培訓，提高人員素質；其次是把公司貫標中的檔案管理辦法與施工檔案管理有機結合起來，從根本上改變原來的不規範狀況，對症下藥，逐個予以解決。
4 建築工程檔案的科學化管理
4.1建立健全檔案管理製度是做好建築工程檔案管理的基礎。
為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規範，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建築實際情況，製定相應的檔案管理製度、措施，同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標代理機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規範檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方麵有重要的依據、憑證作用。
4.2嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。
工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建築工程檔案歸檔範圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全麵的檢查、審核，發現問題，及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔範圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案製》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》，不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保工程建設檔案的完整、準確、係統。
4.3加強檔案人員知識培訓是確保工程檔案質量的有力措施
檔案管理人員的業務素質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務於建築工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。
在工程檔案收集過程中，根據建築工程檔案的內容和利用者的需要，主動收集檔案信息，如工程項目名稱、建設地點、建築麵積、資金來源、勘察設計單位、施工單位、監理單位以及工程概算、立項批複時間、中標價、合同簽訂時間、合同工期、合同價款、竣工驗收時間、工程質量等級、工程結算價款、工程竣工驗收備案情況、檔案移交情況等信息項目，設計科學合理的統計報表，為領導決策提供依據，為工程項目科學管理提供保障。
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