總之,信息收集所要達到的目標是:專業對口,主次分明;重點突出,精而不濫;形成體係,係統完整;信息價值高,富有特色。
2、信息加工的基本方法
信息的加工整理是信息處理的一個基本環節,是企業信息工作的一項重要內容。為了搞好信息加工整理,重要的是要弄清楚對信息加工整理有哪些基本要求。
(1)準確。這是對信息加工整理的基本要求,也是信息加工首先要達到的目的。因為隻有信息準確,才能保證信息的有效利用。在加工整理信息過程中,一定要尊重客觀事實,真實地反映客觀經濟活動的變化和特征,切忌人為地修飾而造成失真和變異。為此,信息加工也要求原始經濟信息一定準確可靠。
(2)及時。信息的加工整理一定要及時,以保證信息的時效。在現代化大生產條件下,經濟活動變化迅速。經濟信息不斷地、大量地生成著,如果信息加工不及時,就會降低信息實效。因此,在收集到原始信息後,信息工作者需及時進行加工整理,對那些時效性強的信息,尤其要注意這個問題。
(3)係統。在信息加工整理過程中,要保持信息的全麵性。從一個企業或一個經濟部門的管理係統工作出發,將有關影響經濟活動的各方麵信息按照係統的要求整理在一起,全麵地反映經濟活動的變化,同時還要求提高信息的有序化程度。因為收集來的信息往往是零亂的、分散的,規格也不一致,這就要求信息資料經過加工後,規格統一,既便於使用,又便於儲存,成為有序的、係統的信息。
(4)適用。適用有兩層意思:一是加工整理的信息要符合管理工作實際的需要,盡可能地提高信息的適用程度。各個企業的具體情況不同,對信息的適用性要求也不相同,經過加工後的信息資料一定要適合本企業的需要。二是經過加工後的信息要符合企業或部門的客觀經濟情況。因為在信息加工整理中存在著技術上的先進性、經濟上的介理性與企業的實際情況之間的矛盾,有些盡管技術上先進,但經濟上不合理,也不符合企業的實際情況。
(5)經濟。在信息的收集、加工、傳遞等各個環節中,都要遵循講求經濟效益的原則。在加工信息過程中,經濟的要求是指信息的價值與費用之間的關係,費用要求要省,而又能使加工的信息具有很高的價值。依據主次要求,應在保證經濟效益的前提下,獲得最有價值的信息。
(6)濃縮。這是要求經過加工整理後的信息要十分簡明、精煉、清晰。一般說來。原始信息的多餘度、模糊度較大,信息也不密集。在信息加工中,要盡可能降低信息的多餘度和模糊度,信息應盡可能地濃縮、精煉,使管理部門在最短的時間內獲得信息量最大的信息資料。
經過加工的信息可能仍然存在著失真的地方。任何信息的失真雖然都是以主觀與客觀的分離為特征的,但具體的表現形式卻不盡相同。為了消除加工後信息資料中不真實的因素,我們必須知道如何鑒別它們。信息的失真一般有以下幾種形式:
(1)虛構。信息所反映的經濟活動變化和特征無事實根據或根據不足,這是為了滿足加工者的某種需要而虛假構成的。
(2)添加。信息所反映的問題雖有一定根據,並非完全虛構、但其中某些情節是“合理想像”。是加工者憑主觀添加上去的。
(3)拚湊。加工後的信息張冠李戴,或把不同時間、不同地點的經濟活動的變化和特征變成同一時間、同一地點發生的事,事實本身是拚湊而成的。
(4)誇張。誇大或縮小了事實,或把偶然說成經常,把個別說成普遍,使經濟活動本來麵貌發生了畸變。
(5)偏頗。在信息資料中片麵地突出引起經濟活動變化的某一種因素,而抹煞經濟發展中其他各種因素的相關作用,使引起經濟活動變化的原因不真實。
(6)回避。信息加工者可能出於某種考慮,或為了迎合領導者的需要,對一些全麵的重要情況故意避而不說,而隻強調其中某一方麵情況或問題。
(7)捉影。也叫合理想像,事出似乎有因,細查卻無實據,以捕風捉影來代替調查。有的信息加工者道聽途說,或從議論傳聞小獲得信息,並不經過調查核實,信以為真,輕率地加工整理。
(8)假象。信息加工者隻是根據某些活動的表麵現象進行判斷和分析,盡管這些現象是存在的,但不能說明經濟活動變化的本質,甚至是一些假象。
“失真的信息可以把人引入地獄”,因此,我們在收集、加工信息時,一定要謹慎從事。
事實上,無論對露頭信息還是潛在信息,都要把它們挖掘出來。由此我們應該關注和學習那些普通的人在和平代是怎樣成功的。從而把我們自身的潛力最大限度地挖掘出來——這才是學會創造的真正意圖!