新形勢下醫院人事檔案的創新管理
檔案工作
作者：彭家梅
近年來，我市沿江開發正處於一個高速發展的時期，隨著進區企業大量增加和區內基建規模的迅速擴大，重點工程建設項目檔案管理也麵臨著更大的挑戰。作為重點工程項目建設的曆史記錄，《檔案法》和《建設項目（工程）驗收辦法》中規定：堅持對建設項目檔案工作實行集中統一領導、分級管理的原則，保證工程檔案的完整、準確、係統以及安全保管和有效利用，為竣工後生產、運行、維修、改擴建服務。如何加強開發區重點工程建設項目檔案工作，下麵筆者就工作中的一些體會和大家共同探討。
一、當前重點工程建設項目檔案管理中存在問題
（一）重視程度不夠。開發區重點工程建設項目通常都存在著施工任務重、時間緊的問題，導致建設單位和參建單位把大部分的精力都放在工程進度、質量、資金等工作的協調解決上，對檔案工作不夠重視。常常到了工程處於尾聲的時候，參建單位才不得不投入大量人力和物力突擊整理手頭的檔案資料，來應付竣工驗收，導致檔案資料質量較差，影響日後的檔案利用。
（二）檔案人員業務不熟。重點工程建設是一個動態的過程，從項目的提出、設計到施工、驗收，參建單位來自許多行業和係統，檔案處於相對活躍的狀態，有的參建隊伍對檔案工作的相關法規一知半解，重視完成建設任務，忽視工程建設的文件材料和圖紙的管理工作，任意指定一名工作量相對較小的參加工程人員去收集和整理檔案，導致建設任務完成後，檔案資料不全。
（三）製度不夠健全。一般來說，建設單位和參建單位都把精力放在按時、保質完成工程上麵，特別是個別參建單位沒有建立健全檔案管理的機構和製度，也沒有落實專職人員，等到竣工驗收前才不得不與檔案部門聯係，因為不清楚需要歸檔移交的是哪些材料，就應付式地收集一些自認為“有用”的材料，導致不少應該歸檔和移交的文件材料遺失或損毀。
（四）經費投入不夠。區內的一般重點建設工程建設項目都沒有預算檔案工作經費，個別參建單位重建設，輕檔案，重點建設工程圖紙和資料在用完後就放在紙箱裏甚至就地堆放，根本無法保證檔案資料的安全和完整。
（五）規範化建設不夠。重點建設工程建設項目由於參加的參建單位多，且參建單位之間聯係不多，檔案的整理容易形成“各自為政”的情況，導致檔案質量參差不齊，或者個別檔案重複收集。
二、針對重點工程建設項目檔案管理中存在問題的解決方案
（一）強化檔案意識。江都經濟開發區管委會不但把檔案工作列入了年度工作計劃和領導工作的職責範圍，還由主要負責同誌牽頭，成立了檔案工作領導小組。在檔案工作中遇到較大問題時，召集相關局室負責人開專題會議研究解決方案。重點工程項目則指定下屬建設局派出一名兼職檔案員全程跟蹤指導，在施工過程中及時跟蹤檢查檔案的收集和整理情況，及早發現問題，及時修正。
（二）提升檔案業務。重點工程檔案的管理是一項專業技術性很強的工作，因此要求檔案員除了具備良好的政治、道德素養外，還應有精明強幹的業務素質和能力素質。江都開發區管委會除組織檔案員參加市檔案局組織的培訓、論文交流等活動以外，還讓檔案員參加相關專業會議，在重點工程文件材料形成之前就把握了來龍去脈，從而保證了歸檔材料的完整性、係統性。並且多次組織對建設部門兼職檔案員的培訓，增強他們的檔案意識，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，由單一專業型向多樣複合型轉變，起到了事半功倍的效果。
（三）健全規章製度。完善的規章製度是促進單位檔案管理水平的根本保證，要達到這個目標，就需要檔案員充分學習和領會黨和國家有關檔案工作的法律法規及相關政策，結合本單位的實際情況，製定出適合本單位的切實可行的各項檔案管理製度，從而走上依法治檔的規範化道路。重點工程項目一般時間跨度大，從項目的提出、設計到施工、驗收有一係列的活動，參與的行業和係統較多，隻有製定出適合本行業、本係統的規定來管理檔案和編製工程圖紙，才能保證工程檔案的完整、準確和係統。開發區管委會為健全規章製度，製定了《檔案管理實施細則》，還建立了檔案人員崗位責任製，製定並實施了文件材料的歸檔範圍，建立了檔案的收集、整理、預立卷歸檔、保管、借閱、登記、保密、鑒定銷毀、庫房管理等製度。著重抓好檔案的收集、整理、保管、利用四個環節，統籌規劃，及時收集，使重點工程項目的檔案工作和項目建設得以同步進行。