2.規劃設計一套完善的文件與檔案管理流程。對於學校的電子文件，其數量非常巨大，有關於學生的，有老師教學的，有行政辦公的等等，所以這些文章在各個部門都以不同的形式被管理著，很多都毫無規範，所以對如此雜亂的文件進行整理歸檔很重要。從電子文件的形成、鑒定到保管、利用等每個環節，以製度、工作流程以及各督辦環節建立起一套完整的體係，而且要責任到人，互相製約，進行有效的監督。當中最重要的就是製定好適合本單位使用、具體的可操作的電子文件歸檔與管理標準。在設計辦公自動化係統與檔案管理係統對接，將OA裏的文檔對應掛接到檔案係統目錄的“全文”裏，“全文”包括每一次登記的文件的正文的簽發稿、傳閱登記表等，正本及相關附件和文件的背景信息（流轉信息、簽轉意見等）以及辦理情況文檔上傳的附件）。文件在OA係統裏流轉完畢後的數據對接檔案管理係統，要抓住以下兩個重點：一是OA係統流轉後，文件本身以及產生過程的數據要完整地轉入到檔案管理係統中，並能夠對著相應字段，放到不同的檔案類型及其相應數據項位置上，實現文檔一體化管理的功能。如所有辦公室形成的公文及其產生過程中擬文、修改、審核、會簽、簽發等等有關數據項共同歸置於行政類的檔案及其相應的位置上，而教務處形成的教學各類文件及二級院係數據項則在教學類檔案及其相應的位置上。二是要將相應的正文完整地轉入到檔案管理係統中。所有OA係統中的應歸檔文件的每一條具有上述數據內容的記錄，都應按排列次序由OA係統自動生成歸檔數據文件，要包括年度、文號、題名、責任者、正文內容、保管期限、案卷號、部門、附件等，就可以將OA係統產生文件及其相關數據實時轉入到檔案係統。
3.增強高校檔案信息化管理的安全意識。信息技術為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患。因此，管理中要對檔案管理的各種信息資料的密級進行嚴格界定，做好保密審查，正確處理好檔案資料的保密與利用的關係，運用好計算機的加密功能，對通用數據庫的數據根據使用權限進行係統的分類加密。同時，有條件的單位要及早開展檔案異地備份管理研究與實施，確保檔案信息保存的隨著信息化的普及和電子校務的開展。檔案部門接收的電子文件以及紙質檔案、音像檔案等數字化後的數據增長非常快，海量信息的安全存儲已成為檔案夠工作必須麵臨的挑戰，許多人為與自然因素都有可能損壞數據，而檔案數據一旦損壞和丟失是難以重建或者其憑證效力會消失或削弱的，因此開展異地備份工作是積極應對信息時代檔案工作的重要保障。
總之，OA係統與檔案管理係統統一規劃設計，做好對接，是實現數字化校園中辦公自動化信息資源有效利用的關鍵。（作者單位：廣東食品藥品職業學院）
參考文獻
[1]李和謀.試述高校辦公自動化係統與檔案管理係統的鏈接[J].傳承，2009.7
[2]高校OA係統與檔案信息管理一體化建設途徑研究[J].黑龍江教育學院學報2014.3