正文 第24章 商務活動實務(1)(1 / 3)

猶太人談判的製勝秘訣是在社交場所或談判席前做好充分準備。猶太人認為,從容不迫、應對自若,就能夠隨心所欲地控製談判氣氛,但前提和關鍵是付出艱辛的前期努力,盡可能地做好充分的準備工作。

作為猶太人的傑出代表,基辛格被稱為是20世紀最傑出的談判專家。在談判前,他非常注重做好周密的事前準備和掌握詳盡的背景資料。基辛格曾說:“談判的秘密在於知道一切,回答一切。”在他看來,事先調查談判對手的心理狀態和預期目標,正確判斷雙方對立中的共同點,才能胸有成竹,而不讓對方有機可乘;相反,不知根底,在談判時優柔寡斷,不能立即回答對方的問題,會給別人權限不夠或情況不熟的印象。

一、商務會談

(一)會談前的準備工作

1.收集對方的相關資料

會談前要摸清對方的底細,如對方的主體性質、組織性質、經濟狀況、市場信譽、經營作風和談判目的等。這方麵的資料收集的越多,勝算就越大。這些資料,可幫助領導判斷對方的真實意圖,製定己方的目標和策略。

2.通知主方參加會見、會談的人員

會見一般由領導出麵,同時還要安排陪同人員及譯員。在主方參加會談的人員確定後,秘書要及早通知有關人員,並協助做好準備。具體要通知的人員包括:主方接見人、陪同人員、主談人以及其他會談人員。

3.確定會談的時間和地點

(1)會談的時間,應根據會談的性質而定。禮節性的會談,一般安排在客人到達的第二天或宴請之前;其他會談,則根據需要確定時間。時間安排應先征求對方的意見。如果是重要的會談,事先應由秘書或其他工作人員進行預備性磋商,確定會談的具體日程。

(2)會談的地點,一般安排在主人的辦公室、會客室或小型會議室,也可在客人的住所進行。

4.通知對方

會談的名單、時間、地點一旦確定,應及時通知對方。同時,還要了解客人抵達的方式,以便告知主方的接送方式及接送人員。

5.場所的布置及座位安排

會談場所的布置以高雅、寧靜、和諧為宜。

會談中的座位次序包含兩層含義:一是會談雙方的座次位置;二是會談一方內部的座次位置。會談座位圍成圓形,不分首席,適合多邊談判;圍成長方形,則適用於雙邊平等談判。

(二)會談的原則

1.以禮相待,真誠合作

在商務會談中,不以成敗論英雄,雙方都應表現出真誠的態度。在介紹己方情況時,應向對方提供翔實可靠的資料,使雙方都能夠相互真實地了解,從而取得真誠的合作。即使合作不成功,也要彬彬有禮,寬容大度,為今後的合作打下良好的基礎。

2.提問時語氣要委婉

商務會談中,提問一定要講究禮儀。注意不要問對方難以回答的問題,使對方難堪和尷尬。提問的語氣要委婉,不可搞“查戶口”式的直問。如果提出的問題對方一時答不上來,或不願回答,就不要一個勁兒地追問,而要隨機應變,善於轉換話題。

3.回答要實事求是

在對方提出問題後,要實事求是地予以回答,不能敷衍了事、答非所問。如果對方對某個問題不了解,要用通俗易懂的語言進行解釋,切不可表現得很不耐煩,甚至不屑一顧。如果有些問題不便回答,則可以婉轉的說明。

4.營造融洽的會談氣氛

商務會談受利益驅使,因此免不了要有一番唇槍舌劍、寸利必爭。但互惠互利是雙方合作的基礎,雙方應平等協商,以達成共識。要以合乎禮儀的談吐來表現自己的大智大勇。因此,在會談中把握原則的堅定性和策略的靈活性,既堅持自己的原則,又可以求同存異,使整個會談過程中始終充滿著融洽的氣氛。

5.學會妥協

在任何一次會談中,都沒有絕對的勝者和絕對的敗者。相反,有關各方通過會淡,多多少少都會維護自身的利益,也就是說,大家在某種程度上達成了妥協。在會談中,妥協是通過有關各方的相互讓步來實現的,這種讓步對當事的有關各方隻要公平、合理、自願,隻要盡最大程度維護或爭取了各自的利益,就是可以接受的。

6.互利互惠

在商務交往中,會談一直被視為一種合作或為合作而進行的準備。因此,一場商務會談最圓滿的結局,應當是會談的所有參與方都能各取所需,都取得一定的成功,獲得更大的利益。商務人員在參加會談時,爭取的結局應當是雙贏的。夥伴、對手之間既要講競爭,更要講合作。

7.人事分開

在會談中,會談者在處理己方與對手之間的相互關係時,必須要做到人與事分離。在會談中,要求與對方相處時,務必記住朋友歸朋友,會談歸會談,對“事”要嚴肅,對“人”要友好。對“事”不可以不爭,對“人”不可以不敬。二者之間的界限不能混淆。