正文 第35章 建築施工企業總經理必備的財務知識--先知先覺未雨綢繆(4)(1 / 3)

⑦電子計算機及其他控製。空白支票應鎖在保險櫃裏並由不從事會計工作的管理人員負責保管;支票的金額要用不易擦掉的墨水由機器印上去,已付款的發票要打孔以防止重複付款。

另外,為了安全和控製支出,大多數企業要求支票要有兩人簽名。為了防止憑證的塗改,某些企業還用機器在支票印製擦不掉的金額。付款之後,支票簽發者要在付款袋上打孔。這個孔表示發票已被支付,避免不誠實的職員用憑證重複付款。

2,存貨的內部控製製度。

存貨就是企業經營過程中的流動資產。包括原材料、輔助材料、燃料、低值易耗品、包裝物以及勞動保護用品等。存貨被看作是商業企業的血液,所以存貨的內部控製很重要。良好的存貨內部控製包括以下幾個方麵:

(1)無論采用什麼盤存製度,每年最少實地盤點一次存貨;

(2)保持高效的采購、驗收和運輸程序;

(3)保管好存貨,以免被盜、損壞和腐爛;

(4)隻允許那些不能接近會計記錄的人員接近存貨;

(5)對貴重商品應保持永續存貨記錄;

(6)按比較經濟的數量購買存貨;

(7)保持足夠的存貨以免因存貨短缺減少銷售收入;

(8)不要保留太多的存貨,以免將資金拴在不必要的項目上而增加費用。

以上是有關存貨內部控製的框架性要求,在一些內部控製製度相當完善的企業,在實際工作中,存貨的收入與發出都應辦理憑證。存貨收入需填製采購材料驗收入庫單,自製原材料交庫單、商品采購入庫單、產品完工交庫單、原材料退庫單等;存貨發出需填製的憑證包括材料領用單、材料發料單、加工材料發料單、產品銷售發貨單、原材料退庫單等。月末應編製收料彙總表和發料彙總表。

存貨的領用、發出、審核、保管、記賬都要貫徹分工負責原則。

存貨不僅應進行金額控製,還應實施實物控製。會計部門通常控製金額,供應部門或銷售部門分別控製金額和實物,倉庫通常進行實物管理。

每年實地盤點存貨是必要的,因為確認庫存存貨的最好方法就是盤點,盤點對確定存貨的正確價值是不可或缺的。當發現財實不相符時,應查明原因,如屬於會計記錄錯誤,應調整會計記錄,使其與實地盤點數相符。使存貨經手人遠離會計記錄是必要的職責分離。一個既可接近存貨,又可接近會計記錄的職員會有很大機會盜竊存貨,並編製會計分錄將其盜竅行為掩蓋起來。比如,在存貨實際被盜時,職員可增加衝銷的存貨數;以減少存貨金額。

計算機存貨係統能將公司庫存存貨額和存貨短缺的可能降至最小。在競爭相當激烈的企業環境中,公司不能負擔將現金使用在過多存貨上所增加的費用。

3,固定資產的內部控製製度。

由於內部控製製度的不健全與薄弱,固定資產的流失相當嚴重,因此,加強固定資產內部控製就成為一件相當重要的事情了。

固定資產的內部控製包括確保資產安全和有適當的會計係統。

其中保證資產安全包括:

(1)分配保管資產的責任。

(2)資產的保管與資產的會計處理分離(這是各方麵內部控製的基礎)。

(3)建立防範措施(如看守和限製接近資產),以免被盜。

(4)保護資產,避免自然環境(如雨、雪等)侵蝕。

(5)培訓操作人員適當使用資產。

(6)購買足夠的保險,以免火災、暴風雨和其他災害損失。

(7)建立定期維修製度。

固定資產的控製與價格較高的存貨的控製有諸多類似之處,均要借助輔助記錄。對固定資產,公司使用固定資產明細賬。每項資產都要在分錄中列出,並指明其地點和負責人,這些細節都屬於從會計係統進行控製的製度之一,便於確保財產安全。明細賬記錄還列出了資產成本,使用期限及其他會計資料。