醫院數字檔案館建設中存在的問題和解決措施
管理錦囊
作者：田秀英
【摘要】醫院數字檔案館的建設必須加快醫院信息資源建設的速度，提高檔案信息的利用率，更好地發揮檔案信息的價值，為醫院科研提供智能化服務。本文主要闡述了醫院數字檔案館建設中存在的問題、醫院數字檔案館建設的意義、醫院數字檔案館建設的主要內容等問題。
【關鍵詞】醫院；數字檔案館；建設
醫院數字檔案館既有一般數字檔案館的共性，也有自己獨特的行業特征。醫院數字檔案館建設是醫院信息化建設的重要組成部分。對於正在邁向現代化的醫院而言，信息化建設至關重要。醫院數字檔案館的建設必須加快醫院信息資源建設的速度，提高檔案信息的利用率，更好地發揮檔案信息的價值，為醫院科研提供智能化服務，營造良好的科研和教學環境，為醫院決策、管理提供信息依據。
一、醫院數字檔案館建設中存在的問題
醫院在各項業務活動中產生了大量有價值的檔案信息。但是以往這些大量不同載體的檔案，利用者隻能到檔案部門去借閱，不僅影響了檔案的利用率，對利用者的檢索利用也不方便，因而不能充分發揮檔案信息的實際價值。醫院傳統的檔案管理模式給檔案的利用帶來了如下的問題：（1）各類檔案分散於各個部門中間，形成了檔案的信息孤島，不利於資源共享；（2）缺乏統一的調度管理，造成信息重複采集和浪費；（3）不能同時對不同類別的檔案信息進行比較分析，形成具有權威的參考信息；（4）不利於挖掘檔案信息資源的內部規律，不能充分發揮檔案信息的利用價值：（5）一些重要的電子檔案文件，分別存於各部門單獨的終端機中，存在安全隱患，不利於檔案信息的保管和利用。因此，現行傳統的檔案管理模式已不能適應目前醫院發展的需要，在醫院檔案信息條件下建設數字檔案館是信息時代的必然要求。
二、醫院數字檔案館建設的意義
數字檔案館的建立將為醫院提供全方位的檔案信息服務，它通過對醫院各種類型的檔案信息進行開發、利用，提高醫院的管理和決策水平、醫療質量和技術水平，對促進醫院結構優化、降低醫療成本、激發醫院的活力、增強醫院競爭力、建立現代醫院管理體製等有著積極意義。
1、建設數字檔案館是有效提供醫院決策參考的需要
科學的決策必須以全麵反映客觀過程的信息為依據。檔案作為曆史活動的真實記錄，增強了決策者的信息處理能力和方案評價選擇能力，能最大限度地減少決策過程中的不確定性、隨意性和主觀性，提高決策的效益和效率。
2、建設數字檔案館是提高醫院醫療、科研水平的需要
檔案在醫院開展醫療、科研中扮演著非常重要的角色，隨著醫學科技的不斷發展，檔案內容日趨豐富，其信息量也不斷增多，更是開展科研工作不可缺少的寶貴資料，臨床醫生既可根據這些資料對疾病的診斷進行回顧性分析，促進臨床工作，又可以進行一些具有前瞻性的科學研究。
3、建設數字檔案館是進行檔案信息編研的需要
隨著辦公的網絡化、自動化，將產生大量的電子文件，如果不能及時收集、歸檔這些電子文件，可能產生數據遺失、毀損並影響利用，為此建設數字檔案館係統，正是眾多技術手段中保存醫院曆史、維護醫院曆史真實麵貌的行之有效的措施。
4、建設數字檔案館是醫院檔案信息資源共享的需要
建立數字檔案館，通過與醫院辦公自動化係統無縫銜接，對該係統中已有的文件資料信息資源進行整合，統一管理、利用，能實現醫院職能處室間各種電子文件資料信息資源共享。
三、醫院數字檔案館建設的主要措施
（一）數字檔案館應用係統建設
1、數字檔案館門戶網站。門戶網站是數字檔案館向用戶提供服務的窗口，主要反映用戶的具體信息需求，如各種各樣的與醫院工作相關的學術、科研、專門數據庫等。