3.2 做到主動收集和跟蹤收集相結合。由於地質項目在開展時具有分散性的特點，如果不熟悉項目的開展模式，不主動了解項目開展情況，那麼很可能出現地質檔案收集不齊全的問題，所以在收集地質檔案以前，就應主動收集相關資料，如，每年地質項目立項情況、設計編寫實施情況以及野外工作進展情況，做到心中有數，不至於遺漏。跟蹤收集主要針對項目結束的後續補充收集。由於地質項目結束後的資料補充部是由各項目組自行完成，因此檔案部門要主動加強與各項目組的聯係，並做好宣傳，尤其要讓相關人員意識到這些材料的重要性，從而願意配合檔案部門，主動把這些材料交到檔案部門。
3.3 檢查驗收。由於地質科技檔案材料內容較多，從事野外地質工作的技術人員水平參差不齊，因此所產生的地質資料也就質量不一，這就要求收集時必須檢查，發現問題及時糾正，確保歸檔地質資料的正確性。
3.4 強化監督管理機製。針對收集地質檔案歸檔難點和薄弱環節有重點地進行監督，由於地質科技檔案獨有的特征，因此，地質檔案部門要對電子文件形成過程進行監督檢查，建立健全監督管理機製。把監督管理納入企業或地質檔案部門工作計劃和職責範圍，納入信息管理工作程序，使地質檔案收集歸檔成為人們的自覺行動，單位要把對地質檔案的收集歸檔工作做到有計劃、有布置、有檢查、有考核、有總結，對那些歸檔率高的項目組進行表彰，歸檔率低的項目組進行通報批評，確保地質檔案收集工作的有效開展。
3.5 加強地質檔案工作人員的培訓。由於人員變動頻繁，導致新到崗人員業務不熟練，因此要經常組織相應的業務學習和信息化培訓，培養檔案人員的創新意識，激發檔案人員的智力資源的再創造，從而拓寬檔案人員非檔案專業知識的視野，鍛煉他們的理論與實踐能力，不斷提高檔案學研究水平。更新其知識結構，提高其操作技能，盡快使他們掌握地質檔案管理的新知識、新方法，擔負起地質檔案管理的重任。
(作者單位：河南省地質礦產勘查開發局第二地質勘查院來稿日期：2009-10-20)