3.2 做到主動收集和跟蹤收集相結合。由於地質項目在開展時具有分散性的特點,如果不熟悉項目的開展模式,不主動了解項目開展情況,那麼很可能出現地質檔案收集不齊全的問題,所以在收集地質檔案以前,就應主動收集相關資料,如,每年地質項目立項情況、設計編寫實施情況以及野外工作進展情況,做到心中有數,不至於遺漏。跟蹤收集主要針對項目結束的後續補充收集。由於地質項目結束後的資料補充部是由各項目組自行完成,因此檔案部門要主動加強與各項目組的聯係,並做好宣傳,尤其要讓相關人員意識到這些材料的重要性,從而願意配合檔案部門,主動把這些材料交到檔案部門。
3.3 檢查驗收。由於地質科技檔案材料內容較多,從事野外地質工作的技術人員水平參差不齊,因此所產生的地質資料也就質量不一,這就要求收集時必須檢查,發現問題及時糾正,確保歸檔地質資料的正確性。
3.4 強化監督管理機製。針對收集地質檔案歸檔難點和薄弱環節有重點地進行監督,由於地質科技檔案獨有的特征,因此,地質檔案部門要對電子文件形成過程進行監督檢查,建立健全監督管理機製。把監督管理納入企業或地質檔案部門工作計劃和職責範圍,納入信息管理工作程序,使地質檔案收集歸檔成為人們的自覺行動,單位要把對地質檔案的收集歸檔工作做到有計劃、有布置、有檢查、有考核、有總結,對那些歸檔率高的項目組進行表彰,歸檔率低的項目組進行通報批評,確保地質檔案收集工作的有效開展。
3.5 加強地質檔案工作人員的培訓。由於人員變動頻繁,導致新到崗人員業務不熟練,因此要經常組織相應的業務學習和信息化培訓,培養檔案人員的創新意識,激發檔案人員的智力資源的再創造,從而拓寬檔案人員非檔案專業知識的視野,鍛煉他們的理論與實踐能力,不斷提高檔案學研究水平。更新其知識結構,提高其操作技能,盡快使他們掌握地質檔案管理的新知識、新方法,擔負起地質檔案管理的重任。
(作者單位:河南省地質礦產勘查開發局第二地質勘查院來稿日期:2009-10-20)