2.2 規範著錄，創新民生檔案著錄規則。建議國家或省市檔案行政管理部門結合當地實際，出台《民生檔案計算機著錄規則》，對重要民生檔案如婚姻、知青、招工、土地承包、移民、計生、林權、房產、公證、社保、居(村)民健康等檔案的計算機數字化處理和計算機著錄作出規範，以免將來建立區域性檔案數據庫時出現重複勞動，勞民傷財。在編製著錄規則時，要堅持以人為本，突出個人特征信息，以利於利用多種個人特征信息查全查準所需檔案證明材料為目的。如，婚姻檔案要注意錄入男女雙方姓名、身份證號碼等基本信息，對男女雙方的籍貫也可在著錄中加以體現，避免在查詢時遇到同一姓名過多、查找不準的情況出現；知青檔案的著錄可單獨設置知青姓名、下鄉地址(所下鄉的省、縣、公社)、下鄉時間、回鄉時間等；社保檔案，要注意著錄參加社保人員的姓名、身份證號碼、參加工作時間、退休時間、所屬單位、參加社保的方式等基本信息。
2.3 規範管理，創新民生檔案利用體係，確保民生檔案造福人民。
2.3.1 建立健全民生檔案利用製度，著力構建民生檔案“一站式”服務平台。公民持有合法證明，可利用涉及自身權益的民生檔案。對不宜個人查閱的檔案，應依據個人申請，由檔案保管單位代為查閱，提供應公開信息，出具相應汪明。國家規定不宜開放的民生檔案，檔案部門不得擅自向社會開放。
2.3.2 建立館藏各類民生檔案數據庫，著力打造民生檔案“集約式”信息平台。摸清館藏民生檔案的種類和數量，結合民生檔案利用工作實際情況，本著“先用先整、突出重點”的原則，加快館藏民生檔案的審查、整理和開放步伐，注重建立民生檔案綜合數據庫及婚姻檔案、公證檔案、職稱檔案、知青檔案、土地房產檔案等專門數據庫，為民生檔案及時高效地服務人民群眾創造良好條件。
2.3.3 開發民生檔案信息資源，著力創建民生檔案信息“開放式”發布平台。各市縣區檔案行政管理部門應采取多種途徑和形式，努力開發民生檔案信息資源。應編製各種民生檔案專題目錄，彙編改善民生方麵的政策措施，宣傳報道館藏民生檔案信息等。應利用檔案館現行文件閱覽中心和政府公開信息查閱中心作為民生檔案信息數據發布平台，將不同行業、部門的民生檔案信息集中整合，依照《檔案法》的有關規定和要求，及時、高效地向社會各界提供信息服務。
(作者單位：南陽市檔案局 來稿日期：2009—10—26)