二是必須知道什麼時候說（When），就是要掌握好溝通的時間。
在溝通對象正大汗淋漓地忙於工作時，你要求他與你商量下次聚會的事情，顯然不合時宜。如果公司內正在提拔任用年輕幹部，這時候年輕人敢於毛遂自薦，展現膽魄與才能，被重用的機會就會很大；而如果公司正在提倡節約之風，你卻提出豪華員工旅遊計劃就不是明智之舉，遭到老板批評也是意料之中的事了。所以，要想達到很好的溝通效果，必須掌握好溝通的時間，把握好溝通的火候。
為尊重對方，要考慮對方什麼時候對談話才會有較大興趣，這是必需的。
人們白天忙了一整天，下班時拖著勞累了一天的身體回到家中，如果在家中的人不體貼這種困苦，一開口又是訴苦，又是告狀，再有耐性的人也難免會流露出不耐煩。相反，先把這些“苦”擱在一邊，溫和地說：“公共汽車太擠了吧？你辛苦了，先休息一下吧！”等到安靜下來，再把事情說出來，這樣，才會得到對方的同情和支持。
俗話說：“出門看天色，進門看臉色。”這也就是我們所指的要善於“察言觀色”，從對方的一些有意無意的動作、姿態上等等去研究，這對於迅速接收、了解對方的信息及內心想法，使談話及人際溝通順利而通暢地進行下去非常重要。
三是必須知道對誰說（Who），就是要明確溝通的對象。
雖然你說得很好，但你選錯了對象，自然也達不到溝通的目的，所謂“對牛彈琴”正是這個道理。你的話說得再好，對方不能理解，或者不能解決你所提的問題，那也隻是徒費口舌罷了。
四是必須知道怎麼說（How），就是要掌握溝通的方法。
不知道怎麼說仍然難以達到溝通的效果。許多有經驗的人在溝通時體會到一個事實——除了恰當的言談舉止外，最重要的是趣味。在雙方溝通的最初10分鍾內，吸引聽眾是容易的，但是要保持這個狀況就困難了，因此，從講話的最初幾句開始，就要設法像磁石吸鐵般地吸引住你的聽眾。下麵提供一些方法，你不妨試試。
——說故事
一般來說，可拿來使用的故事，有幽默的和一般的故事，但幽默的故事不可濫用，除非講話者具有幽默的天賦，否則效果不一定會很理想；而對於後一類故事，隻要講述得生動，一樣能達到吸引聽眾的目的。
——利用展示的物品
展示的物品可以是一幅畫、一張照片或一件其他實物，隻要有助於講話者闡述思想就行，甚至講話者在一張紙上寫幾個字，也能引起話題。
——用提問的方法開始說話
用提問開始說話，聽者就會按提出的問題去思考，就會產生想知道正確答案的欲望。
——用名人的話
名人在一般人的心目中是被崇拜的對象，他們的話總有一種吸引力。
——用令人震驚的事實
這種事實會成為“懸念”，使聽者產生一種對話題追根究底的興趣。
——用讚揚的話
一般人總是喜歡聽順耳的話，因此，講話者開始講述時，可以讚揚其正在談的地區的悠久曆史和光榮傳統等，這樣氣氛很快會活躍起來。
以上四個“簡單”問題，可以用來自我檢測，看看你是否能進行有效的溝通。有一句西方諺語說：“語言是思想的外殼。”言談的豐富敏捷證明了頭腦的聰慧，可見說話技巧是一種智者的成功表現。話說得愈多，出毛病的機會也就愈多，大智若愚，有學問的人不會長篇大論。要說得又少又好，這才是說話的藝術。