(1)發生額平衡公式
發生額試算平衡公式是以複式記賬為基礎建立的。由於每筆經濟業務都是按照“有借必有貸,借貸必相等”的記賬規則記錄的,因而當一定會計期間內的全部經濟業務都記入有關賬戶後,所有賬戶的借方發生額合計數與貸方發生額合計數必然相等。應用發生額平衡公式可以檢驗本期發生額記錄是否正確。其公式為:
全部賬戶本期借方發生額合計二全部賬戶本期貸方發生額合計(2)餘額平衡公式
餘額試算平衡公式是以會計基本等式為基礎建立的。
由於會計等式“資產=負債+所有者權益”反映了靜態會計要素之間的恒等關係,會計賬戶體係正是按照會計等式建立起來的,會計等式左端的“資產類”賬戶均為借方餘額,等式右端的“權益類”賬戶均為貸方餘額。所以,在會計期間的某個時點(如月末),反映靜態會計要素的會計賬戶之間就必然形成一個恒等關係,即“全部賬戶的借方餘額等於全部賬戶的貸方餘額”。如果我們將“餘額”區分為“期初餘額”和“期末餘額”,其公式為:
全部賬戶的借方期初餘額合計=全部賬戶的貨方期初餘額合計
全部賬戶的借方期末餘額合計=全部賬戶的貨方期末餘額合計
應用餘額平衡公式可以檢驗期初期末餘額是否正確。
5.應用舉例
在實際工作中,會計賬戶的試算平衡是通過編製總分類賬戶發生額和餘額試算平衡表進行的。現以村集體經濟組織會計科目為例,編製總分類賬戶發生額和餘額試算平衡表。
中期初餘額和本期發生額均可從有關賬戶中查得,期末餘額則是根據表中每個賬戶的期初餘額和本期發生額按照“綜合平衡公式”計算得出,並與賬戶中結出餘額相互核對,以達到檢查賬戶記錄是否正確的目的。
需要特別注意的是,通過編製“本期發生額及餘額對照表”得到表中的結果,隻能說明賬簿記錄基本正確,即在會計核算中遵循了記賬規則的基本要求。即便是全部賬戶的借貸平衡了,也並不意味著賬戶記錄完全正確。因為有些賬戶記錄錯誤不會影響借貸雙方的平衡關係,如發生重記、漏記、錯記賬戶或記反借貸方向時,試算結果仍然是平衡的。因此,為保證賬戶記錄的正確性,除試算平衡外,還應采用其他的專門方法對會計記錄進行日常或定期的複核。盡管如此,通過編製試算表驗證賬戶記錄的正確性,仍然是借貸記賬法的一個重要組成內容。
(三)賬戶的對應關係與會計分錄
1.賬戶對應關係和對應賬戶
賬戶的對應關係是指運用借貸記賬法,對每一筆經濟業務都在至少兩個賬戶中進行相互聯係的登記,南這筆經濟業務所涉及的幾個賬戶之間所形成的相互依存關係。存在對應關係的賬戶,互為對應賬戶。
如在“將現金10000元存人銀行”的經濟業務中,應記人“銀行存款”賬戶的借方10000元、“現金”賬戶的貸方10000元。“現金”賬戶和“銀行存款”賬戶之間存在對應關係,因而“現金”和“銀行存款”賬戶互為對應賬戶。
賬戶之間是否發生對應關係取決於賬戶的性質和核算內容以及國家相關法律法規的規定,如資產類賬戶不可能與“本年利潤”賬戶發生對應關係。
2.會計分錄
會計分錄是指對某項經濟業務標明其應借應貸賬戶名稱及其金額的記錄,簡稱分錄。按照所涉及賬戶的多少,分為簡單會計分錄和複合會計分錄。簡單會計分錄指隻涉及一個賬戶借方和另一個賬戶貸方的會計分錄,即一借一貸的會計分錄;複合會計分錄指由兩個以上(不含兩個)對應賬戶所組成的會計分錄,即一借多貸、一貸多借或多借多貸的會計分錄。會計分錄編製方法與步驟:
(1)分析經濟業務所涉及的會計要素;(2)確定應記會計科目;(3)分析應記賬戶的增減變化;(4)確定記賬方向;(5)明確記賬金額;(6)正確書寫會計分錄。
下麵舉例說明會計分錄編製方法與步驟。
在編製會計分錄時,除應正確處理應記賬戶的名稱、方向和金額外,還應注意其格式及書寫要求。嚴格按照先借後貸、上借下貸、左借右貸、“借”“貸”及借貸方金額錯開一格的要求編寫。
三、會計憑證