對抗的沉默,尤其是對主持人或是對會議本身和決策過程的敵意,常常蘊藏著某種輕蔑的情緒,預示著某些事情的爆發。事實上,有些事情爆發要比不爆發更有利於問題的解決,因此主持人要適當引導人們理性地表達自己的意見和感受。
6.防止會議討論離題
主持人防止會議討論離題,可以考慮采用以下兩種技巧:
(1)順勢引申。對會議討論的離題,主持人不可直扭、強扭。那樣,既會直接傷害發言人的積極性,又往往容易使會議由熱烈討論急速轉變為冷場。扭轉離題現象,要講究技巧。比如,可以接著討論中的一句貼著議題邊緣的話,順勢向著議題討論的方向引申一下,使討論回到議題上來;也可以以時間不多了為由,直接提出新的問題,以扭轉離題。
(2)直接引導。在離題現象上,還時常碰到瑣事占據會議大量時間的情況。這種瑣碎事情,可以認為是議題範疇以內的,但它是與會人員敏感的細小事情。對這種事情與會人員往往興趣大,有些人一定要糾纏個水落石出,而把有重大影響的、不那麼緊迫的議題卻推到次要位置去了。對此,會議主持人要清醒,不能因為還沒有從根本上離題而不去處理。在具體處理這種偏離議題中心的情況下,會議主持人可以自己發言去直接引導,也可以對小事直接表述,快刀斬亂麻地解決問題,以擺脫此類瑣事的幹擾。
7.對分歧爭議的引導
在會議討論中,對議題分歧爭議的引導也是會議主持人必須掌握的技巧。當會議討論中出現意見分歧,發生爭執時,會議主持人若引導好了,則有利於集思廣益,反複比較,多方論證,從而提高決策的正確程度;若處理失當,就會影響會議的正常秩序和進程,使會議不能達到預期的目的。
為此,會議主持人應當正確對待,妥善處理,化不利因素為有利因素。正確對待和處理好不同意見,就是要求主持人在主持會議過程中,要有思想準備,能夠廣納會議中的不同意見,妥善處理好會議中的不同意見。
8.靈活地駕馭會議
會議主持人主持一個會議,重要的是引導與會者充分發表意見,積極參加討論。這就需要主持人靈活地駕馭會議,使與會者願意說話,並且說得透徹。靈活地駕馭會議一般有以下幾種方法:
(1)指名法。主持人講完開場白,讓大家發言。一般會議開始時容易出現冷場。主持人可適當指名:“老張,您對這個問題很有研究,今天一定有好主意,先講講吧!”隻要有人帶了頭,下麵就會有人跟著講。
(2)激將法。主持人有時要用反麵的話“刺激”一些人,促使他及時發言。
(3)點撥法。當人們對某個問題還似明非明時,常常難於發表看法。主持人應抓住時機,適當點撥,與會者便會頓開茅塞,話如泉湧了。
(4)複述法。某人的發言十分精辟,主持人對此也有同感。為引導大家順此深入討論,可複述他發言的要點。
9.做好針對與會者的工作
要使會議開得圓滿成功,會議主持者要做好針對與會者的工作。會議主持人如同導演,與會者如同演員,演員的行動要聽從導演的指揮,為了使演員能與導演協調配合,會議主持人在處理與會者的關係上要做好以下兩點:
(1)主持人的插話、引導做到有禮有節。會議主持人不要把自己的意誌強加於人,也不過早地表明自己的觀點,以免先聲奪人,給與會者造成“定調子”的感覺。會議主持人對要討論的問題要有所準備,以便能夠更好地誘導與會者發表意見,多傾聽與會者的看法,充分發揮與會者的聰明才幹,從而更為全麵、客觀地看待問題。
(2)要適時地終止辯論。有時辯論已經達成了某種妥協,但主持人卻沒有發現,結果是“夜長夢多”,節外生枝。及時終止辯論的情況有多種方式,如基本一致就及時終止;求同存異而及時終止等。最後,簡明扼要地歸納。每一項議題經過討論後,主持者應當簡明扼要地將決議的結果報告給與會者,同時留下記錄。
10.對幹擾會議現象的處理
會議進程中難免有幹擾會議的現象,這時就需要會議主持人予以及時製止。這種製止不僅影響當事人一人,而且影響著全體與會者;既要考慮當事人的反應,更要注意對其他人的情緒造成的影響及後果。所以,會議主持人對幹擾會議現象的處理更應當婉轉而有策略。主要應考慮以下兩點: