1.開會體現著領導藝術
開會是各級領導者實施領導的一種重要方法，是一種有組織有目的地把眾人聚集起來一起商討問題的社會活動方式。會議可以輔助領導實現其領導管理的各項功效。比如：通過開會，來集思廣益，為領導者形成最優化的計劃；通過開會，來明確組織機構的責、權關係；通過開會，對工作任務進行具體的布置和分工等等。因此說，開會體現著領導藝術。
會議還是溝通信息、協調關係的重要手段。但是如果濫用會議，會海成災，其結果則是勞民、誤事、傷財，所以會議多而講話太長，內容重複，又沒有多少新語言，則是形式主義也是官僚主義。提高會議的效率，重視會議的質量是領導者掌握開會藝術的關鍵所在。
作為領導者，因為在開展領導活動的過程中要在會議上花費很多時間，而且，在會議上耗費的時間與領導者的等級層次成正比。另外，由於會議管理是日常工作中一項非常廣泛的活動，因此，做一個高技能的會議管理者具有非常現實的意義。
2.會議未開，策劃先行
會議策劃是完滿舉辦會議的前提。完整的會議策劃是一個節奏分明、條理清楚、麵麵俱到的完美計劃。隻有通過認真專業策劃和充分準備的會議才能取得預期效果。所以，召開會議前一定要盡量考慮周全。
一般來說，高效的會議管理者在籌備和組織會議時，要考慮以下四個問題：目的、與會者、計劃和進程。其中會議的目的是會議組織者要明確的首要問題。根據會議的目的確定相應的與會人員是第二步要解決的問題。會議參加人員可以分為三類：會議主持人、一般與會者、普通工作人員。作為會議組織者就應該明確這三類角色在會議進行過程中的職責。第三步是通過製定會議計劃，保證會議在有計劃、有準備的狀態下進行。第四步是實施會議議程，保證整個會議的進程。
3.明確會議目的與目標
會議目的指會議召開的理由。對於每一個會議的召開，會議的組織者都會認為“既然要召開這次會議，肯定是有其必要性的”，這也就是現在為什麼有那麼多會議的原因。但我們在這裏要討論的會議目的，是指問題必須通過會議的方式解決，或者通過會議能夠更有效率地解決。而如果信息能夠通過備忘錄和電話傳遞；或者與會人員未做準備；或者關鍵人員不能參加；或者會議成本超過其可能的潛在收益；或者即便納入日程但開會無益。當這些情況有可能發生時，會議就不應該召開了。
會議的目標取決於會議召集者或指定成員。會議的目標需要在會議召開前明確。如果與會者缺乏對會議目標的了解，那麼會議就不會得到結果。要取得什麼結果需作出決定。這並不意味著所有決定必須是動態的或要改變現狀。畢竟，如果會議隻是為了回顧達到原定目標的過程中取得的進步，用已定的標準評判，而且會議要討論的數據顯示所有的預期進展都已取得，那麼就不需要作出新的決定。
4.與會者的構成與結構
與會者指應邀參加會議的個人。在有效會議管理中，決定與會者群體的規模和構成是非常重要的。會議可能由於參加的人員太多、太少或不恰當的人員結構而流於失敗。比如，如果會議規模太大，討論將流於形式和浮誇，與會者無法真正參與進來；如果會議規模太小，將無足夠信息可供分享，問題也不能充分解決。適宜的規模主要依賴於會議的目的。下表給出了會議的類型和每種類型的參考與會人數。
會議規模參考會議目的與會人數決策製定和關鍵問題解決5問題識別或頭腦風暴10研討會和培訓班15信息研討會30正式報告會不限
在確定好與會者的人數和結構後，會議主辦者還必須明確與會者的角色安排。與會者一般可以分為會議主持人、會議成員和會議工作人員（如會議秘書、記錄員等）三類。
5.做好會議日程安排
會議日程是會議的各項活動在會議期間每一天中的具體安排。
編排會議日程一般應注意以下幾點：
（1）編排會議的日程要充分考慮會期、會議議程以及擬采用的選舉方式等情況。一般可根據會議的議程，先將大會劃分為幾個階段，對每個階段的議程和主要活動作出初步規劃，然後再根據會期設計日期。