正文 第25章 企業信息管理(2)(2 / 2)

5.財務和會計子係統

財務和會計有不同的目標,財務的目標是保證企業的財務要求,並使其花費盡可能低;會計則是把財務業務分類、總結,填入標準財務報告,準備預算、成本數據的分析與分類等。

運行控製關心的是每天的差錯和異常情況報告、延遲處理的報告和未處理業務的報告等。

管理控製包括預算和成本數據的分析比較,如財務資源的實際成本、處理會計數據和成本差錯率等。戰略關心的則是財務保證的長期計劃、減少稅收影響的長期計劃、成本會計和預算係統的計劃等。

此外,管理信息係統還包括信息處理子係統和高層管理子係統。

6.信息管理子係統

信息管理子係統的作用是保證信息的需要,典型任務是處理請求、搜集數據、改變數據和程序的請求、報告軟件和硬件的故障,以及規劃建議等。運行控製的內容包括日常調度、控製差錯率和設備故障。管理控製關心計劃和實際的比較,如設備成本、全體程序員的水平、新項目的進度和計劃的對比等。戰略計劃關心的是信息係統的總體計劃、與企業總體戰略的協調一致、硬件軟件的總體結構等。辦公室自動化也可算作與信息處理分開的子係統或合一的係統,當前辦公自動化的主要作用是支持知識工作和文書工作,如字符處理、電子信件、電子文件和數據與聲音通信。

7.高層管理子係統

每個企業都有一個最高領導層,如公司總經理和各職能領域的副總經理組成的委員會,高層管理子係統就是為他們服務。其業務包括查詢信息和決策支持、編寫文件和信件便箋、向公司其他部門發送指令等。運行控製的內容包括會議進度、控製文件、聯係文件。

管理控製層要求各功能子係統執行計劃的總結和計劃的比較等。戰略計劃層關心公司的方向和必要的資源計劃。高層戰略計劃要求廣泛的綜合的外部信息和內部信息,這裏可能包括特級數據檢索和分析,以及決策支持係統。它所需要的外部信息可能包括競爭者信息、區域經濟指數、顧客喜好、提供的服務質量等。

三、管理信息係統的發展階段

管理信息係統的發展與計算機技術、通信技術和管理科學的發展密切相關。從第一台計算機於1946年誕生至今,60多年來,管理信息係統經曆了由單機到網絡、由低級到高級、由電子數據處理到管理信息係統,再到決策支持係統,由數據處理到智能處理的過程。這個發展過程大致可分為以下幾個階段:

(一)電子數據處理係統(Electronic Data Processing Systems,簡稱EDPS)

電子數據處理係統的特點是數據處理的計算機化,目的是提高數據處理的效率。它又可以分為兩個階段:

1.單項數據處理階段

單項數據處理階段(20世紀50年代中期到60年代中期)是電子數據處理的初級階段,主要是用計算機部分地替代手工勞動,進行一些簡單的單項數據處理,如工資計算、產量統計等。計算機相當於“高級算盤”。

2.綜合數據處理階段

綜合數據處理階段(60年代中期到70年代初期)的計算機技術有了很大的發展,出現了大容量直接存取的外存儲器,並且一台計算機可帶動若幹終端,可以對多個過程的有關數據進行綜合的處理,各類信息報告應運而生,其特點是按事先規定的方式和要求提供各類狀態報告,它在目前最先進的現代化企業信息管理係統中不斷完善,被更廣泛地應用,被稱為“狀態報告係統”。

狀態報告係統是支持企業運行層日常操作的主要係統,它進行日常業務的記錄、彙總、綜合、分類,它輸入的往往是原始數據,輸出的是分類或彙總的報表,如訂單處理、旅館預約係統等等。這個係統由於處理的問題處於較低的管理層,因而問題比較結構化,處理步驟較固定,其主要的操作是排序、列表、更新和生成,主要使用的運算是加、減、乘、除,主要使用人員是運行人員。

主要的EDPS類型有銷售/市場係統、製造/生產係統、財務/會計係統、人事/組織係統等。

現代企業若沒有EDPS,簡直無法工作。EDPS的故障將造成銀行、超市、航空訂票處等等工作無法開展,帶來極大損失。現代企業EDPS係統所處理的數據量大得驚人,是人用手工無法完成的,EDPS已成為現代企業無法離開的係統。而且EDPS是企業信息的生產者,其他的係統將利用它所產生的信息為企業作出更多的貢獻。