正文 第59章 主持會議的講話藝術(2)(2 / 2)

2. 歸納法

就是在簡要回顧會議的基礎上,對整個會議進行高度歸納、概括。

3. 鼓動法

在對會議作全麵總結的情況下,用鼓舞人心的話作總結,對大家提出希望和要求,號召大家為實現某個目標或完成某項任務而努力工作。

會議的總結是詳細還是簡要,這要根據會議的要求、會議氣氛、與會人員、時間安排等情況而定。可以根據上述介紹的一般結構和方法進行調整、完善,靈活掌握。

總結應力求客觀、符合實際。不要言過其實,隨意誇大。對會議的總結,在看到成績的同時,也要及時、客觀地指出存在的問題,提出今後需要努力的方麵。會議的總結,往往能起到提醒、強化下屬意識的積極作用,所以領導者一定要加以重視。

★成功主持,八大準則

很多領導都認為,會議隻不過是一種形式而已,主持會議很容易。其實,這是一種誤解。要真正主持好會議,充分調動與會者的積極性,達到預期效果,並不是件容易的事情。

領導是會議的“舵手”,要隨時把握、駕駛好會議之舟,啟發引導大家,始終遵循會議既定的議題、日程,進行充分地研討,才能如期達到預想的目的。這就要求領導必須使與會者充分了解議題。開始就要講明會議共有哪些議題,怎麼個開法,有哪些要求,與會者要承擔什麼任務等諸多環節,無論哪個環節處理不好,都會影響會議的效果。有效地主持好會議,是領導說話水平的一個重要方麵,也是領導的一項基本功。

其中,哪一項應由與會者在會上做出決定;哪一項隻需聽一聽與會者的意見,以便進一步補充;哪一項隻是告知性地打打招呼,介紹一下情況,暫不討論;哪一項與會者必須和上級保持一致,隻研究怎麼協調行動等等。而要與會者聽得明白,那麼,主持會議的領導者就必須講得清楚,把會議的目的、要求、內容諸項一一交代給大家,層次要清晰,邏輯要嚴密,表達要準確,中心要突出。切不可主次不分,輕重不分,內容龐雜,使聽眾不知所雲,無所遵循。因此,要做好工作會議的主持,領導者需注意做到以下幾點:

1. 會議要準時開始

這是主持會議人最容易貫徹的一條原則。而由於種種曆史原因,又是難於貫徹的一條。人們由於缺乏會議意識,有的是覺得會議不重要,9點通知10點到;有的是為了顯示身份,如張天翼創造的著名典型:華威先生為了與眾不同,故意姍姍來遲。在這種情況下,領導應以身作則,這樣才能使會議有個良好的開端,也是提高會議效率的第一步。

2. 聲音洪亮,語調多變

領導者在會議上講話,要讓自己說出的每個字、每句話都傳到與會者的耳朵裏,這是最為基本的要求。我們說話的聲音洪亮,不光是指音量,還包括說話應該有力度,吐字清楚,節奏感強。能在聲音中表現出領導的自信以及奮鬥的力量。領導講話如果聲音有氣無力,語調平鋪直敘,就顯得缺乏活力。領導者通過語調的變化,能表達出豐富的思想情感和觀點,使與會者在思想情感上產生一種共鳴,使自己的講話有較強的感染力、震撼力。莊重、嚴肅的會議,要求語調平緩、穩重;歡快、輕鬆的會議,要求語調輕快、隨意。

3. 務必讓每個與會者都發言

務必讓每個人都參加討論,參與決策。如果你知道某個與會者喜歡發表會後議論,設法讓他在會上發言,明確表態。這樣,會後他再也不能說不同意了。這點要取得其他與會者的配合。這是一種領導藝術,這種領導藝術能節省許多開會時間。

開會時私下交談隻會引起衝突和不和。主持會議者不能允許任何人把會議分裂成一個個小組討論會。應使所有與會者都能聽到每個人的發言。如果竊竊私語者繼續存在,可以把大家的注意力引到他身上,和藹地請他把所講的告訴大家。

4. 應付分歧意見