績效溝通就是一個雙方追蹤進展情況、找到影響績效的障礙以及得到使雙方成功所需信息的過程。持續的績效溝通能保證領導和員工共同努力以避免出現問題,或及時處理出現的問題,修訂工作職責,因為這些問題在許多工作單位都會發生。
常用的方法:每月或每周同每名員工進行一次簡短的情況通氣會;定期召開小組會,讓每位員工彙報他完成任務和工作的情況;每位員工定期進行簡短的書麵報告;非正式的溝通(例如,領導到處走動並同每位員工聊天);當出現問題時,根據員工的要求進行專門的溝通。
績效評價:如果你做的全部就是績效評價,也就是說沒有做計劃、沒有持續的溝通、沒有收集數據和分析問題,那麼你就是在浪費時間。績效評價不僅僅是評估工作,它也是一個解決問題的機會。
如果發現了某種問題,不管是某一位員工沒有達到議定的目標,還是一個部門沒有完成任務,最重要的工作就是找到原因。不找到原因,我們怎麼能阻止它再次發生呢?例如,某員工的幾個指標沒有完成,可能是多種原因造成的。是技術水平不夠,工作不夠努力,還是沒有組織好?有時也許同員工本人沒有任何關係。會不會是組織內部有人不提供必需的資源?會不會是缺少原材料?會不會領導本人都不清楚應該做什麼?因此,問題分析非常重要,而且它應該滲透到績效管理整個過程中的每個環節中。
★管理手段是基礎
概括起來,績效管理是一種幫助員工完成他們工作的管理手段。通過績效管理,員工們可以知道上級希望他們做什麼,自己可以做什麼樣的決策,必須把工作幹到什麼樣的地步,何時上級必須介入,從而為領導節省時間。
在業績考核製度的實施過程中,企業管理與人力資源中心在考核中設立了三級考評體係,使被考核人由直接領導進行考核,同時又受到間接領導和企業管理與人力資源中心的雙重審核監督;並且整個執行過程是一個被考核人始終與上級領導相互溝通,上下級之間相互交換意見的過程。除此之外,企業管理與人力資源中心又建立了嚴格的投訴製度,為績效考核管理的客觀公正提供了進一步的保障。
考核製度自推廣實施以來,取得了顯著的效果。一方麵,員工個人對集團公司、本部門以及個人的工作目標都有了清楚的認識,從而使工作職責更加清楚,工作重點更加突出,改變了以前職責不清、重點不明的狀況,提高了個人的工作效率和業績,促進了整體業績的提高。另一方麵,領導者也清楚了在哪些方麵應該給下屬必要的指導,在哪些方麵應該下放職權,讓下屬充分發揮自己的才能,出色地完成本職工作,從而使領導者有更多的時間和精力來做好整體協調與指揮工作。
在執行過程中,一部分員工對績效管理有疑問和誤解。例如:績效考核是不是就是簡單填表、交表?績效考核是不是就是為了找員工的不足與缺陷?績效管理到底是什麼,又不是什麼?
績效管理是一個持續的溝通過程。這個過程是通過員工和他或她的上級之間達成的業績目標協議來保證完成的。績效管理對員工既定的工作職責,員工的工作對公司實現目標的影響,員工和上級之間應如何共同努力以維持、完善和提高員工的績效,工作績效如何衡量,如何排除影響績效的障礙等方麵有明確的要求和規定。
關鍵的一點是,績效管理工作是上級與員工一起完成的,並且最好是以共同合作的方式來完成。因為它對員工本身、上級和組織都有益。績效管理是一種防止績效不佳和共同提高績效的工具,它意味著上級同員工之間持續的雙向溝通,其中包括聽和說兩個方麵,它是兩個人共同學習和提高的過程。因此,整個績效考核的一個核心工作就是溝通。
績效管理絕對不是經理對員工的單向工作,也絕對不是迫使員工更好或更努力工作的棍棒,更絕對不是隻在績效低下時才使用的懲罰工具。它是兩方麵持續的溝通過程——這才是關鍵點。
另一方麵,既然績效管理是一個與員工合作完成的過程,那麼它對員工又有什麼益處呢?
經理在工作中有諸多煩惱,員工在工作中也有很多煩惱:他們不了解自己是工作得好還是不好;不知道自己有什麼樣的權力;工作完成很好時沒有得到認可;沒有機會學習新技能;自己不能作任何簡單的決策;缺乏完成工作所需要的資源,等等。
績效管理可以解決這些問題。它要求定期舉行提高工作質量的座談,能使員工得到有關他們工作業績情況和工作現狀的反饋。有了定期的交流,他們對於自己得到的考評就會非常清楚。而且,由於績效管理能幫助員工搞清楚他們應該做什麼和為什麼要這樣做,因此它能夠讓員工了解到自己的權力大小——進行日常決策的能力,從而大大提高工作效率。