一、綜述
幹部人事檔案是客觀記載幹部個人經曆和德、能、勤、績、廉的文字材料，是全麵了解和正確選拔使用幹部的重要依據。幹部人事檔案管理工作以《中華人民共和國檔案法》、《幹部檔案工作條例》、《幹部檔案整理工作細則》和《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》等有關文件為依據，是組織人事部門工作中的一個重要組成部分。做好幹部人事檔案管理工作，充分發揮幹部人事檔案在實際工作中的作用，是做好幹部工作的基礎和前提，對全麵了解幹部、準確選用幹部具有十分重要的作用。
（一）幹部人事檔案的概念及特性
幹部人事檔案屬於人事檔案的一部分，是組織、人事等有關部門按照黨的幹部政策，在錄用、培養、選拔和任用幹部等工作當中，以幹部個人姓名為單位，形成的記載幹部個人經曆、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是曆史地、全麵地考察了解和公道正派選拔任用幹部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分，其作為檔案分類的一個分支，既具有檔案的原始性、記錄性、信息性、憑證性、知識性和參考性等共性以外，還有區別於其他檔案的真實性、動態性、保密性、權威性等特點。
（二）幹部人事檔案管理的體製及人員配置標準
根據《幹部檔案工作條例》規定，我國現行的幹部人事檔案實行集中統一和分級負責的管理體製。縣以上（含縣）機關、單位幹部的幹部人事檔案按照幹部管理權限采取集中統一管理的模式；縣以下機關、單位的幹部人事檔案實行由縣（市、區）委組織部集中管理，或由縣（市、區）委組織部、人力資源和社會保障局、教育局、衛生局等單位相對集中管理模式。個別單位不具備保管條件或檔案很少的，其幹部人事檔案由上一級單位代管。如幹部人事檔案被納入綜合檔案部門管理的，須固定專人管理，業務工作則接受本單位組織人事部門的領導和上級有關業務部門的檢查指導。
縣以上（含縣）的組織、人事部門根據規定建立相應的幹部檔案管理工作機構，負責對本地區、本部門、本係統的幹部檔案工作進行指導、監督和檢查。在人員配備方麵，按照《幹部檔案工作條例》的規定：每管理1000人的檔案需配備1名專職幹部，有業務指導任務的單位，要配備相應的業務指導人員。縣以下實行集中或相對集中管理檔案的單位，根據上述原則配備專職人員。不需要建立機構的單位，必須配備專職或以幹部檔案工作為主的兼職幹部檔案工作人員。
（三）幹部人事檔案管理的曆史及發展
新中國成立初期，因條件製約，我國的幹部人事檔案管理工作存在管理機構不健全、歸檔材料分散雜亂、管理方法和規章製度不統一、專職和兼職管理檔案的人員較少等現象。新中國成立後，我國的幹部人事檔案管理工作逐步規範，從製訂幹部人事檔案材料範圍著手，完善了檔案的內容建設；從建立“檔隨人走”的轉遞製度入手，完善我國幹部人事檔案的各項製度；建立分級管理體係和正副本製度使幹部人事檔案更加便於保管和使用。1990年12月第三次全國幹部檔案工作會議召開之後，中央組織部和國家檔案局於1991年4月聯合頒發了《幹部檔案工作條例》，明確幹部檔案工作屬於全國檔案工作管理體係，使幹部檔案工作有了法規性文件作依據，使幹部人事檔案管理工作得到了較大的發展，對幹部人事檔案的收集和整理、檔案的保管與保護、檔案的利用傳遞等方麵的工作提出了明確的要求，並加大了檔案管理製度健全及完善的工作力度。2005年11月，中央組織部在北京召開第四次全國幹部檔案工作會議，對新時期幹部檔案工作提出了新的要求，使幹部檔案工作的重心從製度建設轉向內容建設，使幹部檔案工作從簡單管理型服務向研究開發型服務轉變，至此，我國的幹部檔案工作已逐步完善成熟。各級幹部人事檔案管理機構健全，全國擁有幹部人事檔案管理單位9萬多個，管理檔案人員10萬餘人，而計算機的應用更是在幹部人事檔案管理的革新中發揮了重要的要推動作用，將逐步實現全國的幹部人事檔案管理工作網絡化和數字化。
（四）幹部人事檔案管理工作的定位及其主要內容
《幹部檔案工作條例》中指出：“幹部檔案工作……是為貫徹執行黨的幹部路線、方針和政策，選賢舉能，知人善任，進行社會主義現代化建設服務的。”由此看來，幹部人事檔案管理工作作為組織人事工作的一部分，從屬和服務於組織人事工作是其本質屬性，因此幹部人事檔案管理工作應當以服務功能來定位，根據新時期幹部人事檔案工作的要求，積極提供幹部人事檔案材料，不斷開發幹部人事檔案的信息資源，探索規律、總結經驗，為幹部人事工作的育人、選人、用人提供可靠依據。
因此，根據《幹部檔案工作條例》規定，我國幹部人事檔案工作的內容歸納起來主要有：一是對幹部人事檔案的實體進行管理，如對幹部人事檔案材料的收集和補充、審核和鑒定；整理和裝訂、維護和保管、清理和轉遞；辦理幹部檔案的查閱、借閱和轉遞；登記幹部職務、工資變動情況的登記；做好幹部檔案的保管保密和保護工作，確保幹部檔案的完整與安全；定期向檔案館移交死亡幹部檔案等內容。二是對幹部人事檔案所儲存的信息進行管理、統計、整理、調查研究、歸納總結幹部的成長規律等，為有關部門提供幹部的情況，並為幹部的培養選拔等工作起著重要的參考作用。三是做好幹部檔案的基礎建設，積極應用幹部檔案管理現代化的管理技術，對幹部人事檔案的研究和業務指導，及時研究幹部人事檔案工作的規律和特點，發現問題並及時解決問題。四是不斷根據新情況，對幹部人事檔案的規章製度進行修訂和完善，使製度充分發揮督促和指導幹部人事檔案管理工作方麵的作用。五是加強隊伍自身建設，采取各種方式做好從事幹部人事檔案工作的人員教育和培訓，以提高從業人員的素質和服務水平。由於本書力求對從事組織工作特別是剛從事組織工作的同仁提供一定的幫助，因此在本章節我們僅從幹部檔案的實體管理進行探討。
（五）幹部人事檔案實體管理的主要環節
從對幹部檔案的實體管理講，幹部人事檔案管理包括幹部檔案材料的收集鑒定、整理歸檔、日常管理、轉遞、檢查驗收、利用等主要工作環節。其中幹部檔案案卷的接收是管理的開始，檔案材料的收集環節是基礎，整理立卷環節和日常管理環節是手段，開發利用環節是目的，每個環節都對檔案的案卷質量起著重要作用，每個環節又都有其不同的要求和特點，下麵我們就分環節進行說明。
二、幹部人事檔案材料收集
（一）幹部人事檔案材料收集流程
幹部人事檔案材料是反映幹部情況的基本憑證和重要依據，檔案材料的收集工作是檔案管理工作中的重要環節，也是幹部人事檔案管理工作的基礎。日常工作中，幹部人事檔案管理部門可根據自身的管理權限範圍及幹部人事檔案材料的收集範圍，將有關部門形成的幹部人事檔案材料集中起來，統一管理。幹部人事檔案材料形成部門必須按照有關規定規範製作幹部人事檔案材料，並集中起來，詳細登記《幹部檔案零散材料移交表》（一式兩份）（見附件《幹部檔案零散材料移交表》參考例文），在材料形成之日起一個月內按照幹部管理權限，派專人或通過機要交換渠道送交幹部人事檔案管理機構，並按照規定履行移交手續。材料接收的部門在接到送交的幹部人事檔案材料和《幹部檔案零散材料移交表》以後，在“經手人”欄目中簽字並交一份給送交單位移交人。
1.幹部人事檔案材料的歸檔範圍
根據2009年7月16日新修訂的《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》要求，應歸入幹部人事檔案材料的範圍如下：
第一項，履曆材料：
履曆表和屬於履曆性質的登記表等材料。
第二項，自傳材料：
自傳和屬於自傳性質的材料。
第三項，報告個人有關事項的材料：領導幹部個人有關事項發生變化的報告表等材料。
第四項，考察材料：在重大政治事件、突發事件和重大任務中的表現材料；定期考核材料，年度考核登記表，援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調動、轉業等鑒定材料；後備幹部登記表（提拔使用後歸檔）等材料。
第五項，審計材料：經濟責任審計結果報告。
第六項，學曆學位材料：高中畢業生登記表；中專畢業生登記表；普通高等教育、成人高等教育、自學考試、黨校、軍隊院校報考登記表，入學考試各科成績表，研究生推免生登記表，專家推薦表；學生（學員、學籍）登記表，學習成績表、畢業生登記表，授予學位的材料，畢業證書、學位證書複印件，黨校學曆證明；選拔留學生審查登記表等參加出國（境）學習和中外合作辦學學習的有關材料；國務院學位委員會、教育部授權單位出具的國內外學曆學位認證材料等。
第七項，培訓材料：為期兩個月以上的學員培訓（學習、進修）登記表、考核登記表、結業登記（鑒定）表等材料。
第八項，職業（任職）資格材料：職業資格考試合格人員登記表或職業（任職）資格證書複印件；教師資格認定申請表等材料。
第九項，評（聘）專業技術職稱（職務）材料：專業技術職務任職資格評審表、申（呈）報表，聘任專業技術職務審批表等材料。
第十項，反映科研學術水平的材料：當選為中國科學院院士、中國工程院院士的通知；遴選博士生導師簡況表；博士後工作期滿登記表；被縣處級以上黨政機關、人民團體等評選為專業拔尖人才的材料；科研工作及個人表現評定材料，業務考績材料；創造發明、科研成果鑒定材料，著作、譯著和有重大影響的論文目錄。
第十一項，政審材料：上級批複、審查（複查、甄別）結論、調查報告及主要依據與證明材料；本人對結論的意見、檢查交代或情況說明材料；撤銷原審查結論的材料；各類政審表。
第十二項，更改（認定）姓名、民族、籍貫、國籍、入黨入團時間、參加工作時間等材料：個人申請、組織審查報告及主要依據與證明材料、上級批複；計算連續工齡審批材料等。
第十三項，黨、團組織建設工作中形成的材料：
（一）中國共產黨入黨誌願書、入黨申請書、轉正申請書；整黨工作、黨員重新登記工作中民主評議黨員的組織意見，黨員登記表，黨支部不予登記或緩期登記的決定、上級組織意見；不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要依據材料；取消預備黨員資格的材料；退黨、自行脫黨材料；恢複組織生活（黨籍）的有關審批材料；
（二）中國共產主義青年團入團誌願書；
（三）加入或退出民主黨派的材料。
第十四項，表彰獎勵材料：縣處級以上黨政機關、人民團體等予以表彰、嘉獎、記功和授予榮譽稱號的審批（呈報）表、先進人物登記（推薦、審批）表、先進事跡材料；撤銷獎勵的有關材料等。
第十五項，涉紀涉法材料：處分決定，免予處分的意見，上級批複，核實（調查、複查）報告及主要依據與證明材料，本人對處分決定的意見、檢查、交代及情況說明材料；解除（變更、撤銷）處分的材料；檢察院不起訴決定書；法院刑事判決書、裁定書；公安機關作出行政拘留、限製人身自由、沒收違法所得、收繳非法財物、追繳違法所得等的行政處理決定等。
第十六項，招錄、聘用材料：錄（聘）用審批（備案）表；選調生登記表及審批材料，選聘到村任職高校畢業生登記表；應征入伍登記表，招工審批表；取消錄用、解聘材料。
第十七項，任免、調動、授銜、軍人轉業（複員）安置、退（離）休材料：幹部任免審批表及相應考察材料；幹部試用期滿審批表；公務員登記表，參照公務員法管理機關（單位）工作人員登記表；公務員調任審批（備案）表，幹部調動審批材料；援藏、援疆、掛職鍛煉登記（推薦）表；授予（晉升）軍（警）銜、海關關銜、法官和檢察官等級審批表；軍人轉業（複員）審批表；退（離）休審批表等材料。
第十八項，辭職、辭退、罷免材料：自願辭職、引咎辭職的個人申請、同意辭職決定等材料，責令辭職的決定，對責令辭職決定不服的申訴材料、複議決定；辭退公務員審批表、辭退決定材料；罷免材料。
第十九項，工資、待遇材料：新增人員工資審批表、轉正定級審批表，工資變動（套改）表、提職晉級和獎勵工資審批表或工資變動登記表，工資停發（恢複）通知單；享受政府特殊津貼的材料；解決待遇問題的審批材料。
第二十項，出國（境）材料：因公出國（境）審批表，在國（境）外表現情況或鑒定等材料；外國永久居留證、港澳居民身份證等的複印件。
第二十一項，黨代會，人代會，政協會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料：委員當選通知或證明材料，委員簡曆；代表登記表等。
第二十二項，健康檢查和處理工傷事故材料：錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘診斷書，確定致殘等級的材料。
第二十三項，治喪材料：生平，非正常死亡調查報告等材料。
第二十四項，幹部人事檔案報送、審核工作材料：幹部人事檔案報送單；幹部人事檔案有關情況說明等材料。
第二十五項，其他材料：畢業生就業報到證（派遣證），人事爭議仲裁裁決書（調解書），公務員申訴處理決定書（再申訴處理決定書、複核決定），再生育子女申請審批表等有參考價值的材料。
2.幹部人事檔案材料的審核標準
幹部人事檔案材料收集工作中最重要的環節就是對材料的審核鑒定，直接決定歸檔材料的質量。根據《幹部人事檔案整理工作細則》要求，對幹部檔案材料的審核標準要求有：
一是歸檔材料是否應歸入幹部人事檔案。不屬於規定範圍或重複的材料不歸入檔案；頭尾不清、來源不明的材料查清注明後歸檔；查不清楚或對象不明確的材料不能歸檔。
二是歸檔材料是否齊全完整。歸檔之前，材料必須收集齊全，做到成套材料頭尾完整，每份材料不缺頁。
三是歸檔材料的信息是否真實準確。填寫製作材料時因筆誤造成的更改或經組織批準對檔案內容進行的更改，應加蓋組織審核確認章或有相應的組織說明；歸檔材料上的自然情況應當與檔案記載一致。
四是歸檔材料是否填寫規範、手續完備。凡規定由組織審查蓋章的材料，須有組織印章；審（複）查結論、處分決定等材料應當與本人見麵並由本人簽字，本人見麵後未簽字的應由組織注明；證書、全國統考科目成績單等需用複製件存檔的，必須按歸檔材料要求辦理完相應手續。
3.幹部人事檔案材料收集的注意事項
一是幹部檔案材料使用紙張為16開（260毫米×184毫米）或A4型（297毫米×210毫米），左側留出20～25毫米裝訂邊；歸檔材料必須為鉛印、膠印、油印、打印或藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。
二是歸檔材料一般不得使用複製件。證書、全國統考科目成績單等特殊情況需用複製件存檔的，必須在複製件上注明出處、複製時間，並加蓋材料出具單位或幹部人事關係所在單位的組織（人事）部門公章。另外，由於物質條件的製約，曆史上形成的一些材料撰寫不符合目前的有關要求，如用圓珠筆或鉛筆書寫、打字複寫紙附頁等字跡容易消退的材料可采用修複或複製等方法，複製件附在原件後麵算為一件一並存入檔案，並在目錄登記的備注欄注明“內含複製件”。
三是符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個月內放入本人檔案，一年內整理歸檔。
（三）幹部人事檔案材料收集參考例文
三、幹部人事檔案整理歸檔
（一）幹部人事檔案整理歸檔流程
1.分類
幹部人事檔案材料必須在接收之日起一個月內審核完畢並歸入幹部人事檔案。收集好的材料歸入檔案之前必須按照《幹部人事檔案整理工作細則》要求進行分類，具體標準如下：
第一類：履曆材料。包括履曆表、簡曆和屬於履曆性質的登記表等材料。
第二類：自傳材料（包括自傳和屬於自傳性質的材料）；報告個人有關事項的材料。
第三類：考察、考核、鑒定材料；審計工作中形成的材料等。
第四類：學曆學位、專業技術職務評聘、反映個人科研學術水平的材料、培訓材料等。
注：目前一般采用時間排序法，但由於幹部檔案相對人多次參加學曆教育以及專業技術職務評聘的情況不斷增加，采用單一的時序法排列第四類檔案材料已經不適應新的情況，往往造成學曆教育、培訓進修及專業技術職務評聘等情況的混雜，不容易直觀地反映每項的內容，也不方便信息的查找，因此中央組織部幹部檔案管理職能部門已采用了對第四類材料進行二次分類的方法。其中：4-1類為學曆學位材料；4-2類為職業（任職）資格考試材料，評（聘）專業技術職務（職稱）材料；4-3類為反映個人科研學術水平的材料；4-4類為培訓材料。
第五類：審查工作中形成的材料；更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等工作中形成的材料。
第六類：黨、團組織建設工作中形成的材料。
第七類：表彰獎勵材料。
第八類：執紀執法部門形成的涉及個人的材料。