組織好開放參觀，應該做好以下幾項工作：
1.確定開放參觀的時間
開放參觀的時間一般選擇具有重要意義且不與組織的重要活動相衝突的特殊日子，也可以定期開放，如組織周年紀念日、開業典禮等。一方麵，有利於參觀者能夠看到組織工作的真實狀態；另一方麵，有利於開展接待工作。
2.確定開放參觀的內容
要想取得良好的效果，就要針對參觀的主題安排豐富多彩的內容。公眾不可能參觀到組織的每個設施、部門，可以事先製作模型，借助實物模型、聲像資料等加以講解，然後又有選擇地挑選幾個主要的部門進行參觀。在進行參觀前準備好印刷精美、圖文並茂的宣傳小冊子分發給參觀者，簡明扼要地介紹此次參觀的主要內容，公眾在參觀時，可比照小冊子加深理解，並可為日後做參考資料。這種小冊子很有可能被轉送給有興趣但沒能來參觀的人，成為一種傳播媒介。
3.確定開放參觀人員的類型
從籌備開放參觀活動開始，應預先確定接待參觀人員的類型，一般包括：與組織有利害關係的團體，如組織的上級主管部門，有業務聯係的單位，政府相關的部門等；有興趣參觀的普通公眾，借助開放參觀便於公眾了解組織工作的成效和產品的特性，能夠加深公眾與組織之間的情感溝通，給公眾留下深刻的印象，起到良好的宣傳作用；員工家屬，很多員工家屬都不是很清楚自己的親人是如何工作的，員工家屬參觀組織的基礎設施，了解員工的工作環境和狀況，有利於加強組織與員工家屬的聯係，使他們支持並協助員工的工作。例如，每當元旦、春節、中秋節時，上海電視台都會組織本台職工家屬參觀電視台，使他們感受到組織地位的重要性，產生極大的自豪感，更好地支持職工的工作。
4.確定參觀路線
在進行參觀前，必須提前規劃好參觀路線，主要目的是防止參觀者越權參觀，造成無謂的麻煩和保證參觀者的安全。在公開透明化參觀的前提下，保守必要的商業機密或企業某些核心的技術，給人留下坦誠的企業印象。在活動開始前，應做好安全措施，並明確標記好參觀路線，在必要的地方設置安全警告標示。
5.做好解說和接待工作
在開放參觀活動前，必須對公關人員和講解人員進行專業的培訓工作，使他們清楚地明白並熟練掌握參觀內容的相關知識和接待程序，能夠認真熱情地講解每一參觀點的詳細內容，耐心地回答公眾所提的問題，以便公眾深刻地理解參觀內容。並要周到地做好接待工作，如安排好休息室並備好茶水飲料、必要的盥洗設備等。
開放參觀結束後，可在出口設置留言簿，有條件的話開座談會，認真聽取公眾對組織的意見和建議，經有關部門整理後上報，作為日後開展工作的資料。可以贈送給參觀者具有紀念價值的禮物，上麵標有企業的名稱或是產品的品牌，成為一種傳播方式。
三、展覽會
展覽會是指社會組織通過實物、文字、圖表來展示成果、風貌、特征的宣傳形式，是一種綜合運用各種傳播媒介來推廣產品、宣傳組織形象、建立良好公共關係的大型活動。它是社會組織塑造形象的最佳公關形式之一，具有趣味性、社交性的特點，可以吸引社會各界廣泛的注意力，給公眾提供一個了解組織的平台，從而達到推廣展品的目的。
（一）展覽會的特點
1.複合性
展覽會一般以實物為主，交叉使用多種媒介進行傳播。配以宣傳手冊、介紹材料等文字材料，照片、圖表、電影、幻燈的影像材料，講解、交談、現場廣播等聲音材料，實物媒介、現場表演等多種媒介複合組織傳播，能夠調動起觀眾的所有感官，具有生動、直觀、形象的優點。