高校基建檔案管理存在的問題及對策
工作園地
作者：魏紅
作為高校檔案的重要組成部分，高校基建檔案記錄的是高校發展過程中有形物質的真實曆史。這些基建檔案資料不僅反映了學校基本建設的曆史和現狀，而且是維護學校利益、保護學校財產不受損失的重要依據，也是日後維護、維修不可缺少的基礎資料。
1高校基建檔案管理存在的主要問題
1.1檔案意識不強，歸檔材料質量不高。高校基建部門以及主管領導對基建檔案工作重要性認識不夠，一些基建管理人員嚴重存在著“重建設、輕檔案”的思想。在實際工作中，經常發現有些工程項目檔案內容丟失，圖物不符，不少材料分散在承辦人和技術人員手中，設計變更、施工記錄等的遺失最為常見。還存在檔案資料不交接、不存檔的現象，將資料作為個人財產，人走資料失。一般情況，高校檔案僅能做到目錄級管理，即隻能在檔案信息管理係統上檢索到目錄，沒有相應的材料和電子資料。文件材料又常常是複印件或者用鉛筆、圓珠筆書寫，不符合歸檔要求。
1.2管理製度不嚴格，缺少製度保障。由於基建工程涉及多個部門，在檔案管理工作中缺乏統一的約束機製和調控手段，導致檔案工作難落實，管理人員敷衍了事，消極應付；歸檔滯後、拖拉甚至遙遙無期。另外，在人員、設備經費保障上也不能滿足，對專（兼）職人員不能進行定期培訓，這些都是缺乏有效管理和約束機製造成的。
1.3缺乏檔案專業人員。基建部門和檔案管理部門的人員較少，很難配備專職的檔案管理人員，既熟悉基建業務又熟悉檔案管理知識的人員更是少之又少。
2加強高校基建檔案的建議及對策
2.1加強宣傳，確保檔案資料的齊全。一是深入到各參建單位，向他們宣傳《檔案法》、《河南省檔案條例》和國家檔案局、國家發展和改革委員會《重大建設項目檔案驗收辦法》及《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規範》（DA/T28—2002），使這些單位認識到做好基建檔案工作的重要性，得到了各參建單位領導的支持，確保了基建檔案工作的順利完成。二是將基建項目檔案工作納入基建部門領導和有關人員崗位職責。三是將基建文件材料的歸檔工作納入合同管理，強化施工、監理單位歸檔意識。四是檔案管理人員要注意及時跟蹤收集，以防工程建設周期長，容易遺失基建檔案材料。
2.2堅持資料收集與工程建設同步，確保檔案資料的質量。檔案資料的準確性尤其重要，否則檔案就失去了保存的價值。特別是一些隱蔽工程、地下管網工程，如失真，其損失將無法挽回。因此，基建檔案從工程建設項目的提出、調研、可研、評價、決策，到計劃的審批，基建檔案人員就應及時建立檔案。因為工程建設周期長、需收集的資料多，且涉及麵廣、事後難以核實，因此，基建工程一開工就要與檔案收集工作同步進行，避免施工單位或監理單位事後補充圖紙造成竣工圖失真，例如地下管線的布置變更，竣工圖上標的位置與實際不符等。所以，在對施工、監理單位提供資料的要求中，同樣需保證資料的準確性作為合同的一個附加條件。做到“三查”，即在施工單位編製竣工圖過程中先自查，然後監理單位檢查，最後建設單位抽查。
2.3建立和完善有效的保管機製，確保資料不流失。檔案管理人員將檔案資料收集齊全後，一般分成前期、施工、竣工驗收等階段，階段再按基建程序進行排列，排列好後編製歸檔目錄。一般小的項目二三十盒，大的項目達七八十盒。按不同程度分為三份（按城建檔案館的要求交一份，學校檔案館交一份，基建部門保存一份）。在平時檔案管理工作中，製定規章製度，對檔案資料移交人與檔案管理人員提出具體要求，如歸檔時，移交人必須提供原件，如無原件，要注明原件去向，移交人、接收人雙方簽署姓名、移交日期。借檔時，借出、歸還都由借用人簽名，還有在資料借出的過程中，如借出有一段時間，借檔人未還，檔案管理人員要及時催還，以防丟失。
2.4逐步實現電子化管理，確保查檔方便快捷。高校基建檔案的管理已經進入從經驗管理到科學管理，逐步實現電子化。如對前期審批文件、後期驗收文件和竣工圖采用掃描文件等存檔，提高學校基本建設檔案管理部門和基建檔案立卷歸檔單位的工作效率，不僅使檔案管理人員從原來日常的繁重的組卷、調卷、複印卷內目錄等手工操作中解脫出來，逐步變手工操作為計算機輔助操作，更重要的是實現了查檔方便、快捷、準確。
（作者單位：河南財政稅務高等專科學校辦公室來稿日期：2015-04-20）