社會保險檔案管理存在的問題與對策
工作園地
作者：王占偉
建立全民社會保險製度，是健全我國社會保障體係的重要措施，對於深化社會改革、保障群眾利益、解除人民後顧之憂、促進經濟發展和社會穩定，都具有重要而深遠的意義。因此，規範社會保險業務檔案管理工作，保證檔案真實、完整和安全，確保新型社會保險業務經辦工作順利開展，更好地為參保個人及社會有關方麵提供服務，就顯得越來越重要。社會保險檔案是在社會保險業務過程中直接形成的具有法律效力和保存利用價值的文字、圖表、聲像等不同形式的專業性資料，是社會保險經辦機構經辦業務過程中的全麵反映參保人員履行繳費義務、享受社會保險待遇的真實記錄，是國家檔案資源的重要組成部分。隨著社會保障製度改革的深化，保障範圍越來越廣，如何做好社會保險檔案管理工作，已成為社會保險部門一項重要任務。
1社會保險檔案管理工作中存在的問題
1.1社會保險檔案管理不夠規範。雖然大多數社會經辦機構對社會保險檔案的重要性有較高認識，但是由於沒有科學的管理方法可遵循、沒有先進的管理經驗可借鑒，加之社會保險檔案體係不健全，管理條件落後，缺少相應的軟硬件設施和安全防護設施，致使社會保險檔案管理不規範。同時由於經辦社會保險的機構多，造成社會保險檔案多頭管理，社會保險檔案案卷不統一、不連續、不完整。
1.2人們對社會保險檔案作用的重要性認識不高。當前，人們對社會保險檔案作用的認識度較低，理解度基本為零，絕大多數人民群眾都未能意識到社會保險檔案工作的重要性，導致了社會保險檔案從源頭收集就存在著不小的困境。
1.3社會保險檔案管理分散多頭管理現象嚴重。我國現行社會保障管理體製是分散型的，是多部門多機構管理。公民個人社會保險檔案分散在不同的管理部門中管理。社會保險檔案由於涉及的麵比較廣泛，造成不一樣的社會保險檔案分屬不一樣的經辦機構，經辦機構內部的檔案存放在不同的業務科室，由於一個人的保險資料保存在不一樣的機構或科室，且管理辦法各異，查找起來相當困難。就當前而言，具體情況是人社部門管理的養老、醫療、工傷、生育等法定的基本保障檔案也在各自的經辦部門管理；衛生部門管理著基本醫療保險檔案；民政部門管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金檔案；商業保險部門管理著公民個人補充保障的一係列保險金檔案。這種現狀造成多頭經辦、政出多門、業務交叉、資源浪費、政令難以統一的局麵。而且由於這種分散的管理，使整個社會保障體係出現了許多漏洞，於是就出現了一些奇怪的現象，如“涉保”人死亡以後，其所涉及的個人保險賬戶並未隨之終結，仍有人代領保險金，並且相當嚴重。
1.4缺乏統一的社會保險檔案管理規範和標準。目前，我國檔案行政管理部門還未對社會保險檔案工作作出明確規定，在歸檔範圍、管理形式、交接流轉等方麵還未製定統一的標準要求。社會保險檔案直接關係到個人的關係流動、轉接，一個參保人員從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環節，辦理有關手續，填寫保險卡及有關表格，作為最原始的資料存入個人檔案。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關係轉移和基金的轉入轉出手續等，這些詳細的個人檔案記載，都將是今後支付社會保險待遇的重要依據。2009年，最後一次國務院常務會議決定在2010年內開展全國範圍的城鎮企業職工基本養老保險關係“跨省轉移接續製度”；從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。這就要求社會保險檔案管理需要具有相當大程度上的統一性，不僅是市和轄市區之間的統一，而且是全國、省、市、縣從上到下的統一。而目前的實際情況是社會保險的五個險種檔案並非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與係統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家係統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致係統割裂信息不能共享。
1.5社會保險檔案管理人員不專且專業知識水平偏低。社會保險檔案種類多、數量大，不同種類檔案的歸檔、分類和保存都需要專業的知識和技術支撐。從社會保險檔案管理人員配備現狀來看，檔案管理人員不專，兼職現象嚴重，而且檔案管理專業知識水平及學曆不高，嚴重影響著社會保險檔案管理的水平。
2加強社會保險檔案管理的對策
2.1進一步完善社會保險檔案立法，建立完善的社會保險檔案管理法律法規體係。雖然我國已經建立了一係列社會保險檔案管理的法律法規製度，基本保證了檔案工作有法可依、有章可循，但隨著我國保險種類的增多，以及對養老方式觀念的改變，應根據新時期社會保險檔案事業發展的客觀要求，結合新時期社會保險檔案工作中出現的新情況、新問題及時加以規定。健全有關檔案管理製度，完善社會保險檔案從業資格管理與培訓等檔案人員的製度，加強對檔案工作監督等內容，完善法律責任的具體規定。