新版幹部人事檔案標準與整理方法
業務研究
作者：閆俊麗
2012年6月，中組部下發了《關於做好文件改版涉及幹部人事檔案有關工作的通知》（組通字〔2012〕28號），對幹部人事檔案內容、用紙、目錄、卷盒及檔案袋等都有全新的規定。主要變化有三：
一是歸檔內容的變化。新增了很多需要歸檔的材料，刪除了一些不需要歸檔的材料，還有部分歸檔材料作了調整。
二是目錄格式的調整。其一，把“類號”改成了“序號”；其二，把“材料製成時間”改成了“材料形成時間”；其三，刪除了“材料份數”欄。
編目時，要按照排列順序，逐份逐項進行，每類目錄首先注明材料類號和類別名稱，如一履曆表類、二自傳類、三鑒定考核考察材料。
序號欄的填寫方法是：材料類號用漢字的“一”至“十”，二級分類的類號用1至4，順序號用阿拉伯數字；“材料名稱”根據材料題目填寫，有必要時另擬標題；“材料形成時間”填寫材料落款時間，有多個時間的材料，以最後的時間為準，具體年月日填寫齊全；“頁數”按照編好的頁數如實填寫；“備注”填寫需要說明的情況，如複印件、附考察材料等。
三是檔案用紙、檔案卷盒和檔案袋有了新的規格。1991年的《幹部檔案整理工作細則》規定幹部檔案材料使用16K規格，2009年的《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》規定使用16開型或國際標準A4紙型的公文用紙。現在中組部要求，幹部人事檔案材料和目錄采用國際標準A4紙型，檔案中原有小於A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。裝訂時，按照靠左下對齊的方式用打孔機在左側打3個孔即可。檔案卷盒規格和檔案袋規格按照A4紙型都要相應調整。
依照改版後的人事檔案標準整理時需要注意以下問題：
一是排序時兩種方法同時使用。第一、第二、第三、第四、第七、第九、第十類材料按材料形成時間排序，其中第四類和第九類材料有二級分類，在采用二級分類後的各小類中分別按時間排序；第五、第六、第八類材料按材料內容以材料之間的內在聯係排序，其中第五、第八類材料的排列順序為：上級批複、結論或處分決定、本人對結論或處分決定的意見、調查報告、證明材料、本人檢討或交代材料等，第六類材料排序時，入團誌願書或入黨誌願書排在入團或入黨的其他材料之前，其他材料依時排序。
二是書寫目錄時注意留白。幹部人事檔案實行動態管理，書寫目錄時，每類目錄之後，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用，特別是第三、第四、第九類等，由於後續的材料比較多，為了留出足夠的空格，不要在同一頁中再填寫其他類別材料的條目。
三是收集歸檔材料要確保規範。為了保證檔案材料收集歸檔的質量，要規範收集和整理。具體應注意以下兩點：其一，歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料，手續要完備，凡規定由組織審查蓋章的歸檔材料，須有組織印章。審（複）查結論、處分決定等材料應當與本人見麵並由本人簽字；本人見麵後未簽字的，由組織注明。其二，除各類證書、證件、全國統考科目成績單及曆史久遠的材料外，歸檔材料一般不使用複印件，複印件要注明出處、複製時間，並加蓋材料出具單位或幹部人事關係所在單位組織人事部門印章，確保複印材料真實有效。
（指導老師：吳雁平作者單位：漯河市檔案館來稿日期：2015-04-17）