2.3資源浪費現象嚴重。一方麵是時間的浪費。如在高校大學生檔案管理過程中，檔案入庫前，由各學院獨立審核整理新生檔案後，仍需要學生檔案室進行多次全盤檢查審核，存在無效檢查工作現象。另一方麵是重複作業導致配套材料浪費。根據檔案室要求畢業生檔案是以各學院為單位，嚴格以學號為序，按每20袋一捆，每捆名單一式三份的形式操作的。假如學院有關人員萬一一時疏忽，找不到某畢業生的報到證，得將其列為異動，但是一旦找回其報到證，則需要重新歸類，放回原來的位置。這樣看似簡單，可是，很有可能需要全部重新捆綁檔案，並重新打印名單。
3引入現代倉儲管理理念，提高高校大學生電子檔案管理信息化服務水平
3.1形成標準化管理，提高作業協調性。在現代物流管理中，要使整個物流係統形成一個統一的有機整體，具有標準化理念起到橋梁性的關鍵作用。標準化的工作流程可以使每一個不同的操作員工都能按同樣的步驟提供相同質量的服務。沒有標準化的工作流程，導致操作服務水平依賴於員工個人的經驗、能力和責任心，這將造成服務水平不穩定。
在下列坐標係中，橫軸表示時間，縱軸表示流程改進效果。沒有標準化工作流程的情況，有了好的改善可能會暫時帶來一些績效的提高，然後工作人員可能又會習慣性地回到以前的工作狀態，流程改善的成果並沒有被充分應用。而有標準化工作流程的情況，一旦有了任何改進，都會進行記錄並重新出新版本的標準化工作流程，然後每個人都按這個流程做，這就會讓績效和服務水平一步一個台階穩步提高。
通過以上分析，很明顯，標準化建設對於高校大學生檔案管理同樣具有重要的借鑒意義。要保證學生檔案材料產生過程的連續性，必須建立標準化的檔案管理和檢查製度，提高檔案管理效率，才能更加完整、準確地提供高校大學生的信息，從而在一定程度上，避免學生檔案室與各學院信息之間的脫節，提高作業協調性。對於學生來說，標準化程度的提高，使其明確需要做什麼和怎樣做等問題，形成較強的係統性，減少不必要的重複。在對2014級學生檔案管理中製定的一份標準化的電子版excel表格《新生檔案明細情況登記表》和填寫標準，經學生檔案室與各學院的嚴格執行，再次進行電子版Excel表格的彙總時，相同結構源數據的多表合一，用簡單的SQL語句的方式即可迅速完成，錯誤率也較之前有了明顯的降低。
3.2加強信息化管理，提高辦事效率。人、機、物三元世界的高度融合引發了數據規模的爆炸式增長和數據模式下的高度複雜化，世界已進入網絡化的大數據時代，搭建好高校大學生電子檔案信息化管理係統，實現高校大學生檔案管理中各項工作信息化、網絡化至關重要。為了確保高校大學生檔案管理的信息完整與安全，該係統應該主要通過用戶管理、數據備份和恢複、運行日誌登記等方麵加以保證，係統用戶分學生檔案室、教務處、團委、招生辦、各學院、學生六類用戶，製定實現係統權限；係統中相關業務數據庫數據交叉及數據唯一性識別；係統數據導入、導出、錄入標準化及規範化管理等規則，實現畢業生及用人單位可網上查詢相關信息。此外，畢業生檔案主要通過機要郵寄方式轉遞，因此，機要局與高校共建信息平台有利於提高畢業生檔案機要郵寄的效率，節約資源，減少浪費。
3.3加強目標成本管理，節約檔案管理成本。在高校大學生檔案管理過程中，成本是必須發生的，但它又是可控的。降低高校大學生檔案管理成本是一項綜合性的工作。加強檔案管理隊伍建設，提高工作人員的業務水平，對檔案適當進行分類管理，如效仿ABC分類法，完成學生檔案材料的收集、整理、審查、轉寄等日常管理工作，杜絕返工現象。轉變學生檔案管理模式，高考材料、學籍材料、畢業登記表等材料，應盡快實現以電子檔案、光盤等形式來保存，盡量減少紙質材料費用的消耗，從而降低寄存費用，實現高校大學生紙質檔案與電子檔案管理雙套製的新管理模式。在數據化校園背景下，實現高校大學生電子檔案管理信息化全方位動態管理，落實服務理念。
*本文為廣東省檔案局檔案科技項目“大學生電子檔案對職業指導的作用研究”（項目編號：YDK-84-2014）成果之一。
（作者單位：廣東財經大學學工部來稿日期：2015-04-17）