國內路橋建設項目檔案管理存在的問題與管理方法研究
理論研究
作者：董靜
【摘要】國內的路橋建設項目是一個係統工程，從決策、設計、施工到交工、竣工驗收直至日後的運行管理等，涉及很多環節。以往，人們較為關注施工建設的硬性環節，有關這方麵的管理較為健全。隨著工程建設管理理念的改進，軟性環節的管理日益受到重視。路橋建設項目的檔案管理就是這種軟性管理的其中一項。路橋建設項目檔案管理貫穿項目建設的全過程，是建設項目管理的重要組成部分。
【關鍵詞】路橋建設；檔案管理；對策
一、當前路橋建設項目檔案管理存在的問題
1、重視不夠，檔案意識不夠強。一些工程建設單位對項目檔案管理在認識上存在偏差，重視不夠。如有的認為項目檔案是工程建設的附屬產物，相對諾大的工程項目顯得不重要，微乎其微，從領導到員工都集中精力抓工程質量、工程技術、工期，對項目檔案管理都沒有給予應有的重視；有的認為項目檔案管理是額外工作，主要是上級要求做，存在應付的意識，認為能應付檢查就行了。
2、規範性不強。資料收集不及時、不完整、不準確。一些工程建設單位認為項目檔案管理隻是工程完工後，後勤資料人員再做的工作，在平時的工程建設過程中不注意工程資料收集、積累、整理工作，到了工程結束後為了能應付竣工驗收，才臨時抱佛腳，組織大量的人力、物力進行突擊。由於在平常的日常工作中對形成的資料收集不及時，造成資料遺漏、缺損，影響了工程資料的質量。還有的對項目檔案管理隨意性大，資料隨意堆放、取閱，整理分類未按要求進行，分類、保管都不準確、不科學。
3、操作方法落後。目前很多路橋建設項目都是采用傳統的方法來管理項目檔案，就是在資料的形成、收集、整理等平常工作中單純由人工操作和管理，這樣工作量大，工作效率低，不能很好地適應項目檔案數量大和項目檔案利用範圍擴大的需要。在整理方麵，傳統方式整理竣工資料就是項目完工後統一整理，組成竣工資料編製小組，一般需要做4—6套紙質檔案，一套項目檔案數量上千卷，需要很多紙張，造成每個單位都有龐大的檔案室，需要配備多人編製和管理，人工建目錄，占用許多資源，造成人力物力的過多利用，甚至是很浪費。
二、主要對策和措施
上述存在問題，不僅影響到路橋建設工程竣工驗收，而且影響到工程建設管理的整體質量。為此，提出以下對策和措施。
一是按照《檔案法》規定，建設單位有義務做好建設過程中發生的檔案收集、管理工作。換句話說，項目檔案管理是依法必須完成的工作，不容忽視。
二是加強社會監督，打擊施工過程中出現的徇私舞弊、腐敗現象，需要充分發揮檔案的憑證作用、依據作用、監督作用等社會管理功能，保證檔案質量至關重要。
三是隨著工程建設科學管理需要，項目檔案管理已納入公路建設工程項目管理的整體範了以往市規劃係統部分業務、技術檔案接收不暢、目錄不全不準的問題，為建立豐富、齊全、準確的市規劃局政府信息資源打下良好基礎。更重要的是引起各級領導的高度重視和支持，為今後市規劃局係統檔案移交的創造了良好氛圍。
三、參與政府信息公開工作，提升檔案部門基礎業務
信息技術水平長期以來，由於曆史原因及館藏檔案時效性滯後與廣大人民群眾現實需求的脫節，不少檔案館館藏檔案仍處於一種原始的靜止狀態，包括檔案整理、鑒定、密級變更等基礎業務的開展都處於一種運作緩慢、按部就班的狀態，這種狀況很難適應信息時代發展的要求，當然更不能滿足政府信息公開工作的需要。舉個簡單例子，2002年，廣州市為了適應政府信息公開工作的需要，在全國率先開展大規模文件、檔案的清理解密工作，據不完全統計，這次全市解密竟然有10萬餘項，還不包含有密級變更的，試想一下，如果沒有這次文件、檔案的清理解密，就檔案等政府信息的這種管理現狀又如何能適應時代發展的要求。因此，我們要爭取利用參與政府信息公開工作的機會，加快檔案的整理、鑒定及密級變更等基礎業務，將原始的、分散的、有保存和利用價值的檔案進行係統的綜合分析和加工，使過去的“死”檔案變成係統的、有序的、動態的“活”信息，使檔案信息能更迅速、準確、全麵、完整地被利用。檔案信息能否有效地被開發利用，除了很大程度上取決於檔案信息的質量外，還與檔案信息傳遞的技術密切有關。隨著社會的發展和進步，人類已進入信息時代，特別是政府信息公開工作的逐步開展，社會各界對文件、檔案等政府信息的需求急劇增加，對文件、檔案等的傳統手工操作已遠遠不能適應現代社會發展的趨勢，滿足不了政府信息工作的需要。所以我們必須加快檔案的信息化建設，具體包括館藏資源的信息化及計算機等高新技術的應用。總之，參與政府信息公開工作，既是新形勢下檔案部門關注民生、服務社會的需要，也是促進檔案部門加強基礎業務建設和信息化建設重要機遇。因此，我們各級檔案館一定要按照國家檔案局發出的《認真實施〈中華人民共和國政府信息公開條例〉》通知的要求，“認清形勢，明確任務，增強做好檔案工作的自覺性和緊迫性”，自覺地積極參與到政府信息公開工作體係中去，切實做到為廣大人民群眾服務，並借此機會推動檔案館館藏建設和信息化建設，提高檔案信息的利用價值，使檔案發揮出它對社會應有的作用。