（二）嚴格按照規定時限辦理轉辦的信訪件
1.轉辦的明確告知不要調查情況的信訪件，必須在一個月內辦結。2.轉辦的要調查情況的信訪件，一般在一個月內辦結。如遇特殊情況不能在規定時限內辦結的，向上級說明原因，經批準後可延期，但不能超過30天（轉立案的除外）。3.特殊和緊急的信訪件，按回複要求辦結。
（三）信訪件的調查要認真細致
1.調查前要製定調查方案，明確參與調查的人員，需要調查的主要問題、方式方法，需要查閱調取的相關資料，以及需要了解的部門、談話人員等。2.調查過程中要認真細致。一是不要漏查問題；二是注意發現其他線索；三是不要欠缺材料。3.相關材料要真實有效。要有出處和具體日期，要有個人手印或部門印章。4.所有附件資料必須規範整齊。要分類歸並，統一編寫頁碼。
（四）調查報告要嚴謹規範
信訪舉報件調查結束後，要對調查的整體情況進行綜合分析，在確定所調查的問題與信訪件中所反映的問題相吻合的情況下，方可起草調查報告。調查報告要觀點明確，重點突出，條理分明，事實清楚，定性準確，不得摻雜個人觀點。調查報告起草完畢後，要認真檢查證據材料是否有效、齊全；調查報告與相關證據材料是否前後印證；調查結論及采取措施或處理意見是否準確、恰當。在確保不存在上述問題後，經部門負責人、分管領導審閱並加蓋本單位紀委（監察）公章，方可上報。調查報告做到結構要統一，層次要分明，資料要分析，利用要充分；語言要精練，表述要精巧；措施要對症，建議要恰當。
（五）認真做好回複和反饋工作
回複和反饋的主要目的有兩個：一是還被告以清白；二是消除誤解，避免重複舉報。對群體上訪舉報、重複來信和人數眾多的聯名來信，要加強跟蹤督辦，在調查結束後，按照有關規定和領導批示，及時給予回複；對署實名舉報和申訴信訪，在調查核實結束後，按照有關規定和領導批示，以適當形式向舉報人反饋調查情況或結果，並聽取其意見；對匿名舉報，在調查後，可根據實際情況，通過適當形式在一定範圍內公開查處結果；經調查屬錯告和誤告的，應向被調查人所在單位反饋調查結果，必要時召開一定形式會議，通報調查情況，澄清事實。回複或反饋一般可采取書麵、電話、麵談、召開會議等形式。答複或反饋情況應做好記錄，一並歸檔。在具體反饋時要重點把握好反饋時機、反饋方式和反饋的範圍。
作者簡介：
王誌強（1960.5—），男，大專學曆，中共黨員，高級政工師，現任陝西煤炭建設公司監察處副處長。