以滿足對方需要的適應性原則來指導溝通的進程是改善溝通的重要原則和方法，對麵談細節的注意是因為其是了解對方需要的窗口。領導者在溝通中應該隨時注意麵談的細節，調節溝通進程，以達到有效溝通之
目的。
充分利用反饋信息
反饋是溝通的重要保證措施，沒有反饋，溝通者無法知道信息是否傳遞給了對方。因此，溝通者應盡量鼓勵反饋，特別是要鼓勵那些膽小怕事或靦腆羞澀的溝通對象來反饋，可以常常講以下一些話：“你能為我提供更多有關……的信息嗎？”“你已告訴了我一些值得考慮的事情，還有其他想法嗎？”“對，請繼續說。”“還有什麼？”“說得很好，請再大膽一些。”這樣，接受者一般會樂意把反饋信息表達出來。
另外，溝通者也應善於從接受者的表情中獲得反饋信息，接受者的表情是接受者潛意識的感情流露，這種反饋信息有時是最真實、最確鑿的，溝通者應該充分利用。麵談對象的眼神、麵部表情、身體姿勢通常都暗含著無法用言語表達的態度和心理傾向。例如，接受者眼睛的隨意轉動表明他無心聽話，或者他認為無關緊要，這時，溝通者就應該調節溝通的進程，如轉移話題等。
建立建議和質詢製度
通過征求普通員工改進工作的意見來加強上行溝通。它體現出一種鼓勵提出有益的意見，並防止其通過指揮鏈條被過濾掉的正式意圖。建議製度最簡單的例子是利用意見箱，員工把有關改進的書麵意見（通常是無個性特征的）投入箱內。
許多較好的方案是給所提建議已被實際采用的員工以報酬，並且提供每一項建議得到如何評價的反饋。對於一種能夠為公司帶來大量盈利的技術性的複雜建議，通常按照預計盈利的百分比付給酬金。當對被采用的建議進行大張旗鼓地宣傳時（例如，在公司定期出版的員工讀物中介紹），也可以加強下行溝通，因為員工接收到希望何種革新類型的信息後，也會提高工作積極性。
質詢製度提供了一種答複員工提出的有關公司問題的正式手段。當問題和答複範圍廣泛時，這種製度可促進雙方溝通，並且是最有效的。許多公司在其員工讀物中設有問題和答複專欄，內容範圍包括從津貼到公司股票等各種問題。許多圖書館已經采用類似製度回答讀者關於圖書館服務工作的質詢。某一圖書館采用了“圖書館問答”的形式，它規定由最有資格的圖書館人員來作答。這種問答張貼在圖書館的固定場所便於其他人了解和利用。