不斷提高自己的語言技巧
有一位商業界的領導，除了做生意之外，他還是企業團體爭相仿效的對象。因此，除了生意往來之外，他還經常受邀到各地演講。盡管工作及演講活動是如此忙碌，他還是把自己的生活安排得井然有序。
然而，在35歲那一年，醫生對他宣布：“你得的是突發性腎炎，這是由於疲勞過度所引起的疾病。你必須暫停工作一陣子！”因此，在這之後的一個月，他暫停了所有的演講工作。但就在這一個月的休息時間裏，他的工作全被打亂了。
一個月之後，這個人接到某工商協會的演講邀請。在演講前夕，他在自己麵前放了一台錄音機，然後請太太坐在對麵。“即使隻有一位聽眾，也可以試一下是否有要改進的地方。”然後就開始模擬演講，聽過模擬的錄音帶之後，他發現了兩個缺點。
一是“嗯”這種舌頭打結的聲音聽得非常清楚而刺耳。在一句話與一句話之間，這種接不上來而發出的遲疑聲，在聽眾聽來非常刺耳。“即使是下意識所發出的聲音，但對於一位職業演講者而言，也未免太丟臉了！”
二是“啊”之類的語尾助詞太多了。適當的語尾助詞有美化語句的作用，但太多的語尾助詞讓聽眾非但感受不出柔和，反而會覺得：“這個人說話的語尾助詞也未免太多了吧！”
現代人愈來愈重視說話的技巧，市麵上也出現了不少有關如何增進說話技巧的書籍，不少業務員都閱讀過這一類書籍。然而，卻很少有人在看了書之後實際地練習，並利用鏡子來檢討自己的缺點。所謂的鏡子還包括了反映聲音的鏡子——錄音帶。
利用“聲音的鏡子”有下列二種方法：
一是利用小型的錄音機。這種袖珍型的錄音機可以放在公事包內，隨時錄下實際與顧客的對話以供事後檢討。或許在剛開始的時候你會因為正在錄音而有些不自在，但投入工作之後就會忘了它的存在。事後聽聽自己的說話方式，就可以發現自己有哪些需要改進的地方。
二是在自己的家中對著鏡子，把當天進行過的對話重新表演一次，並錄音檢討。
說話的技巧必須由長期的實踐經驗累積，不是靠讀書或參加研討就可以學到的。但是，不可以因為這是件很困難的事就不用心學習。除了學習及記住一些技巧與原則之外，更重要的是要善於利用“聲音的鏡子”來自我檢討。拿出高水平的談話技巧領導和員工的談話主要有四種功能。
一、監督功能——借以獲取管理工作進展的詳情，監督各部門執行領導決定。二、參與功能——借此研究執行決定的過程中發生的問題，探討和尋找解決辦法，使領導由“觀察”地位進入參與地位。三、指示功能——傳遞上級指示或本人決定。四、悉人功能——由此接觸工作人員，了解他們的各種心理品質，做到諳人知心。
那麼，領導應如何同他的員工談話呢？
（1）要善於激發員工講話的願望
談話是領導和員工的雙邊活動，員工若無講話的願望，談話難免要陷入僵局。因此，領導首先應具有細膩的情感、分寸感，注意說話的態度、方式以至語音、語調，旨在激發員工講話的願望，使談話在感情交流的過程中完成信息交流的任務。
（2）要善於啟發員工講實話
談話所要交流的是反映真實情況的信息。但是，有的員工出於某種動機，談話時弄虛作假、見風使舵；有的則有所顧忌、言不由衷，這都使談話失去意義。為此，領導一定要克服專製、蠻橫的作風，代之以坦率、誠懇、求實的態度，並且盡可能讓對方在談話過程中了解，自己所感興趣的是真實情況，並不是奉承、文飾的話，消除對方的顧慮或各種迎合心理。
（3）要善於抓住主要問題
談話必須突出重點，扼要緊湊。一方麵，領導本人要以身作則，在一般的禮節性問候之後，便迅速轉入正題，闡明問題實質；另一方麵，也要員工養成這種談話習慣。要知道，多言是對信息實質不理解的表現，是談話效率的大敵。
（4）要善於表達對談話的情趣和熱情
正因為談話是雙邊活動，一方對另一方的講述予以積極、適當的反饋，能使談話者更津津樂道，從而使談話愈加融洽、深入。因此，領導在聽取員工講述時，應注意自己的態度，充分利用一切手段——表情、姿態、插話和感歎詞等——來表達自己對員工所講的內容感興趣和對這次談話的熱情。
在這種情況下，領導的微微一笑，讚同地一點頭，充滿熱情的一個“好”字，都是對員工談話的最有力的鼓勵。
（5）要善於掌握評論的分寸
在聽取員工的講述時，領導不應發表評論性意見。若要作評論，應放在談話末尾，並且作為結論性的意見，措詞要有分寸，表達要謹慎，要采取勸告和建議的形式，以易於員工采納接受。
（6）要善於克製自己，避免衝動
員工在反映情況時，常會忽然批評、抱怨某些事情，而這在客觀上又正是在指責領導自己。這時領導要頭腦冷靜、清醒，不要一時激動，自己也滔滔不絕地講起來，甚至為自己辯解。
（7）要善於利用談話中的停頓
員工在講述中出現停頓，可能有兩種情況，須分別對待。第一種停頓是故意的，是員工為探測一下領導對他講話的反應、印象，並想引起領導作評論有意識而做的。這時，領導有必要給予一般性的插話，以鼓勵他進一步講述。第二種停頓是思維突然中斷引起的，這時，領導最好采用“反響提問法”來接通原來的思路，就是用提問的形式重複員工剛才講的話語。
（8）要善於克服最初效應
所謂最初效應就是日常所說的“先入為主”，有的人很注意這種效應，並且也具有“造成某種初次印象”的能力。因此，領導在談話中要持客觀、批判性的態度，時刻警覺，善於把做給人看的東西從真實情形中區分出來。
（9）要善於利用一切談話機會
談話分正式和非正式兩種形式，前者在工作時間內進行，後者在業餘時間內進行。領導不應放棄非正式談話機會。在無戒備的心理狀態下，哪怕是片言隻語，有時也會包含意外的信息。
說出你的特色來
無論談論什麼樣的話題，都應保持說話的語調與所談及的內容相配合。
（1）注重自己說話的語調。語調能反映出你說話時的內心世界，你的情感和態度。當你生氣、驚愕、懷疑、激動時，你的語調也一定不自然。從你的語調中，人們可以感覺你是一個令人信服、幽默、可親可近的人，還是一個呆板保守或具有挑釁性或好阿諛奉承或陰險狡猾的人。你的語調同樣也能反映出你是一個優柔寡斷、自卑、充滿敵意的人，還是一個誠實、自信、坦率以及尊重他人的人。
（2）注意你的發音。我們所說出的每一個詞、每一句話都是由一個個最基本的語音單位組成，然後加上適當的重音和音調。隻有清晰地發出每一個音節，才能清楚明白地表達出自己的思想。
（3）不要讓發出的聲音尖得刺耳。我們每個人的音域範圍可塑性都很大，有的高亢，有的低沉，有的單純，有的渾厚。說話時，你必須善於控製自己的態度。
當我們想使自己的話題引起他人興趣時，便會提高自己的音調。有時，為了獲得一種特殊的表達效果，又會故意降低音調。但大多數情況下，應該在自身音調的上下限之間找到一種恰當的平衡。
（4）不要用鼻音說話。當你用鼻腔說話時，發出的聲音讓聽者十分難受。在日常生活中，我們經常聽到“唔……哼……嗯……”的發音，這就是鼻音。如果你使用鼻腔說話，第一次見麵時絕對不可能引人傾慕。讓人聽起來似在抱怨，顯得毫無生氣、十分消極。有些人將“哼嗯”這種鼻音視為一種時髦的說話方式，但如果你想讓自己所說的話更具吸引力和說服力，如果你期望自己的語言更加富有魅力，就盡量少用或不用鼻音說話。
（5）控製你的音量。當你內心緊張時，往往發出又尖又高的聲音。
語言是交流的工具，聲音的大小與語言的威懾是兩回事。不要以為大喊大叫就一定能說服和壓製他人。聲音過大隻能使他人不願聽你講話，討厭你說話的聲音。與音調一樣，我們每個人說話的聲音大小也有其範圍，試著發出各種音量大小不同的聲音，並仔細聽聽，找到一種最為合適的聲音。
（6）充滿熱情與活力。響亮而生機勃勃的聲音給人以充滿活力與生命力之感。當你向某人傳遞信息、勸說他人時，這一點有著重大的影響力。當你講話時，你的情緒、表情同你說話的內容一樣，會帶動和感染你的聽眾。
（7）注意說話的節奏。節奏即說話時由於不斷發音與停頓而形成的強、弱有序和周期性的變化。在日常生活中，大多數人根本不考慮說話的節奏。其實，說話時不斷改變節奏以避免單調乏味是相當重要的。
每一種語言都有其自己獨特的重音和語速。法語不同於德語，英語不同於西班牙語，漢語又不同於英語。人們容易認為詩歌與散文的節奏有很大差別，其實兩者的相對區別在於一種規則與不規則的重讀上。詩歌具有規則的、可把握的重音，散文的形式則是不規則的。人們處於一種壓力之下時，他們便不由自主地使用一種比散文更自由的節奏講話。
（8）注意說話的速度。在語言交流中，講話的快慢將不同程度地影響你向他人傳遞信息。速度太快如同音調過高一樣，給人以緊張和焦慮之感，而且某些詞語模糊不清，他人就無法聽懂你所說的內容。
在人際交往中，說話是很講究的，如果速度快了，會給人一種浮躁的感覺，但如果太慢，又會給人一種遲鈍或過於謹慎的感覺。因此，保持恰當的說話速度，不要太快也不要太慢，並在說話時不斷地調整。當你想和別人交談時，選擇合適的速度以引起他人的注意。在任何情況下都不能吞吞吐吐，否則，你除了被冠以“思維遲鈍”的印象之外，也許還會被認為是個傻瓜。偶爾的停頓無關緊要，但不要在停頓時加上“嗯”、“啊”之類的詞或緊張不安地清一下嗓子。話不能亂說“一言可以興邦，一言可以喪邦”，所以老於世故的人對人總是唯唯諾諾，可以不開口的，就情願學金人之三緘其口，實行“庸人之謹”。比方他的隱私唯恐人知，你偏在無意中說到他的隱私，基於言者無心，聽者有意的道理，他會認為你是有意揭破他的隱私，恨你入骨。這是說話的第一忌。
他做的事別有用心，他極力掩飾自己的用心不讓人知，如果被你知道了，必然對你非常不利。你如與他向來熟悉，對他的用心知之甚深，他雖不能斷定你一定明白，然而終究會對你十分疑惑與妒忌。你處於這種困難境地，絕不可對他表明絕不泄密，那你將如何自處呢？你唯一的辦法是假裝耳聾，若無其事。這就是說話的第二忌。
他有陰謀詭計，你卻參與其事，代為決策，幫他執行，從樂觀方麵說，你是他的心腹；從悲觀方麵說，你是他的心腹之患。你雖謹慎地保守秘密，從來不提及這件事，不料另外有智者猜中此事，對外宣告，那麼你無法逃掉泄露的嫌疑。你隻有經常接近他，表示自己絕無二心，同時設法偵察泄露這個秘密的人。這是說話的第三忌。
萬一對方對你尚無深刻的認識，沒有十分信任，你卻極力討好他，對他說極深切的話，假使他采用你的話，然而試行的結果並不好，一定疑心你有意捉弄他，使他上當。即使試行結果很好，他對你也未必會增加好感，認為你隻是偶然看到，實行又不是你的力量，怎可以算你的功勞，所以你這個時候還是不說話為好。這是說話的第四忌。
他犯有錯誤被你知道，你不惜聲援正義，直言進諫。他本來就已覺得愧疚，唯恐旁人知情，你去揭破，他自然更覺慚愧，由慚愧而忿恨，由忿恨進而與你發生衝突，你豈不憑空多了一個冤家？所以，即使告之，也應以婉轉為宜，這是說話的第五忌。
對方成功乃計出於你，而他是你的上司，他則必會深恐好名聲被你搶去，內心惴惴不安。你知道了這種情形，就應該到處宣揚，逢人便說，極力表示這是上司的善謀，這是上司的遠見，一點也不要透露你曾經出了什麼力。
對方不能做的事，而你認為應該做，於是強迫他必須做到；對於某事，對方是箭在弦上不能不發，或業已騎虎難下，無法中止，但你認為這事不應該做，就算勉強也要他中止。上述情形都是強人所難。你勉強他一定要做，勉強他一定要中止，原本是善意，盡一分摯友之責，心地光明，無可非議。但事實已經如此，即使勉強也不會有效。如果你認為在道義上不該熟視無睹，不妨進言婉勸，使他自己覺悟，由他自己來發動，自己去中止，這才是上策。萬一他不願接受你的勸告，你也隻好見機行事，適可而止，過於強求隻會徒傷感情罷了。
培養良好的談吐
人類溝通的工具或媒介包括語言、文字、態度、表情和姿態。其中最普遍、最有效的工具為語言，良好的談吐可以增進人與人之間的相互了解，可以把彼此間的歧見逐漸凝聚為共同的意見。它代表一個人的精神、睿智和學識修養，更重要的是它能增長智慧，使你生活得快活。
國外有位名叫亞諾·本奈的小說家曾說：“日常生活中大部分的摩擦衝突都起因於惱人的聲音、語調以及不良的談吐習慣。”此話說得頗有道理。何故？隻要我們細察生活於自己身邊的人就會發現，談吐的缺陷往往可能導致個人事業的不幸，或損及所服務機構的榮譽與利益，可能導致父子不和、夫妻離異乃至人際關係的緊張惡化。一個人的談吐如何，往往決定企業是否願意聘請他工作、與之交往，或是否願意投他信任的一票，與之發生商業關係。
一個人如果談吐有障礙或者表達能力不足，則會被人低估他的能力，會被人傳播殘酷無情的謊言，還會被人扭曲形象。一個人即使思想如星星熠熠生輝，即使勤奮得如一頭老黃牛，即使知識淵博得像一本百科全書，但若缺乏良好的談吐能力，則往往成功的機遇比其他人要少得多，也往往難以達到自己的目標。
日常會話有許多口頭“敬語”，我們可以用來表示對人尊重之意。“請問”有如下說法：借問、動問、敢問、請教、借光、指教、見教、討教、賜教等；“打擾”有如下詞彙：勞駕、勞神、費心、煩勞、麻煩、辛苦、難為、費神、偏勞等。如果我們在語言交際中記得使用這些詞彙，相互間定可形成親切友好的氣氛，減少許多可以避免的摩擦和口角。