有一位職業經理人去拜訪美國著名人際關係交往專家戴爾·卡耐基,看到卡耐基幹淨整潔的辦公桌很驚訝,他問卡耐基說:“卡耐基先生,你沒處理的信件放到哪兒呢?”
卡耐基說:“我沒處理的信件都處理完了。”
“那你沒幹的事情又推給誰了呢?”經理人緊追著問。
“我所有的事情都處理完了。”卡耐基微笑著回答。看到這位經理人困惑的表情,卡耐基解釋說:“原因很簡單,我知道我所需要處理的事情很多,但我的精力有限,一次隻能處理一件事情,於是我就按照所要處理的事情重要性,列一個順序表,然後就一件一件地處理。結果,就全都處理完了。”說到這兒,卡耐基雙手一攤,聳了聳肩膀。
“噢,我明白了,謝謝你,卡耐基先生。”
幾周後,這位經理人請卡耐基參觀他寬敞的辦公室,對卡耐基說“卡耐基先生,感謝你教給了我處理事務的方法。過去,在我這寬大的辦公室裏,我要處理的文件、信件等等,都是堆得和小山一樣,一張桌子不夠,就用三張桌子。自從用了你說的方法以後,情況好多了,瞧,再也沒有沒處理完的事情了。”
這位經理人,就這樣找到了做事的辦法,幾年以後,成為了美國社會成功人士中的佼佼者。
著名管理學者亞當斯·蘭斯登曾說:“我讚賞有條理的工作方式……看看有條理的經營者的工作方式。他辦公桌上的公文已減到了最少的程度,因為他知道一次隻能處理一份公文。當你問他目前的某件公文時,他立刻可從公文櫃中找出。當你問起某件已經完成的公文時,他也用不了多久就能想起放在何處。當交給他一份備忘錄或是計劃方案時,他肯定會插在適當的卷宗裏。再看看他的公文包,包中絕不會是三天旅行所用的東西,而是歸類分明的公文。其中也許有文具和雜物,但絕對不會是像一個廢物箱。因為做事高效率的人都懂得辦事的條理,一次隻做一件事。”
要提高單位時間的使用效率,就要建立最佳的工作秩序。順序合理地組織工作,這是最困難的事,但也是最重要的事。假使我們工作沒有順序,沒有條理,整天都需要麵對大量的事物,這無疑意味著許多時間和精力都在繁亂中浪費了。工作條理化對提高工作效率是一個重要方麵,雜亂無章的工作方式是一種惡習。可就有些人把雜亂也看作了一種工作方式,他們也許認為在這種隨意的工作環境中,心情會放鬆一些,還可以在單位時間內更多地處理事物。
可問題是,在大多數情況下,單位時間內做的事越多,事情就越雜亂無章,就越可能帶來相反的效果——每件事都做了,每件事都沒有做好。這樣效率反而更低。因為隨意去處理的淩亂的事情隨時會分散你的注意力,當你專注於某項工作時,你的視線又會在不知不覺中被別的事情吸引去。等你回過神來的時候,你又不得不從頭思索你剛才正在進行的工作。
所以,我們要自己提醒自己,現在應該做的是什麼工作。因為我們一次隻做一項工作,所以能夠把所有的精力都集中在這件工作上,不受其他的工作影響,隻有這樣才是提高效率的好辦法。
一生做好一件事
我們每個人都會有這樣的生活誤區:認為數量就是高效,而去盲目追求事情的數量。這樣就導致我們對質量的忽視。質量和數量同樣是高效的重要因素。隻有數量,沒有質量,隻是追求形式上的高效,並非真正意義上的高效。做事如此,人生經營亦如此。
有一位女作家被邀請參加筆會,她身邊坐著一位匈牙利的年輕男作者。女作家衣著簡樸,態度謙虛、沉默寡言。男作家不知道她是誰,以為她隻是一位不入流的作家而已。
於是,他有一種居高臨下的心態。
“請問小姐,你是專職作家嗎?”
“是的,先生。”
“那麼,你有什麼大作發表呢?是否能讓我拜讀一兩部?”
“我隻是寫寫小說而已,談不上什麼大作。”