廣播電視檔案的電子信息化管理研究
學術交流
作者：王 穎
【摘要】隨著廣播電視事業的不斷發展，廣播電視單位的檔案資料也隨之日益增多。為了提高檔案管理工作效率和質量，應將電子信息化技術應用到檔案管理中，加快檔案管理信息化建設，實現廣播電視檔案現代化、科學化、規範化、高效化管理，從而為廣播電視事業的持續穩定發展奠定堅實基礎。本文從廣播電視檔案實施電子信息化管理的優勢入手，對強化檔案電子信息化管理的策略進行探討。
【關鍵詞】廣播電視檔案；信息化；檔案管理
現階段，部分廣播電視單位的檔案管理普遍存在管理設施落後、軟件兼容性較差、數字化程度較低等問題，嚴重阻礙了廣播電視事業的持續發展。廣播電視作為宣傳黨和國家重要方針政策的媒體，必須認識到檔案管理的重要性，轉變傳統的檔案管理觀念，充分運用數字化技術、網絡技術不斷優化檔案管理模式，加快檔案管理信息化建設進程。廣播電視單位要充分利用檔案電子信息化管理的優勢，提高檔案管理工作效率，確保檔案的完整性和安全性，為檔案使用者提供快速、便捷的服務。
一、廣播電視檔案實施電子信息化管理的優勢
廣播電視檔案的電子信息化管理是指以電子信息技術為支撐，以廣播電視檔案資源為對象，開展的檔案收集、整理、保管、查詢、借用等現代化檔案管理過程。電子信息化管理是廣播電視檔案管理發展的必然趨勢，其優勢具體體現在以下四個方麵：
（一）提高檔案管理工作效率
為了滿足受眾對新聞信息的多樣化需求，廣播電視單位每天會產生種類繁多、數量龐大的信息資料，如文字、影像、文書、圖片等，這些都是歸檔處理的對象，使得檔案管理人員的工作量不斷加大。一些基層廣播電視單位的資料檔案管理仍然以檔案管理員手工操作為主對檔案進行收集、整編和管理，影響檔案管理效率的提升。但是，實施檔案電子信息化管理後，檔案管理員可以通過在信息化管理平台上進行簡單操作，就可以完成以往繁雜的檔案管理工作，減輕檔案管理人員的工作量，提高檔案管理效率。
（二）確保檔案存儲的完整性
廣播電視檔案資料極為豐富，涉及各個部門，致使檔案資料收集和保存的環節過多。如，專題部、新聞部拍攝的影像資料要移交到總編室，由總編室整理後移交到檔案管理室。在這一過程中，若采編人員的檔案意識薄弱，沒有按照檔案管理規定及時移交或進行資料備注，就會嚴重影響檔案歸檔的完整性。而實施檔案電子信息化管理後，僅需要通過複印、掃描各類資料，就可以將數據一次性錄入到計算機存儲中並進行備份，從而保證了檔案存儲的完整性，以便日後檔案查找和利用。
（三）便於檔案查找借閱
在以手工操作為主的檔案管理模式中，檔案查閱和借閱是十分複雜的工作。檔案管理員要在數目眾多的目錄中查找到所需檔案編號，而後再到檔案資料庫房中去查找相應檔案。在實施檔案電子信息化管理之後，檔案管理人員隻需在信息化管理係統中檢索出所需要的信息資料，並根據用戶開放權限的設置，便能夠讓擁有權限的用戶在管理平台上查閱檔案，即節省了檔案調閱時間，又保護了檔案的安全性和完整性。
（四）利於提高檔案再利用價值
查閱利用是檔案最為重要的功能，由於廣播電視檔案具備其特殊性，使得檔案利用頻率和利用價值較高。如，設備檔案、新聞影像、新聞宣傳資料等檔案需要反複查閱，不可避免地會給原件帶來損害，甚至會發生遺失現象，增加了檔案保管的難度，不利於檔案的高效利用。而實施檔案信息化管理後，檔案原件會轉變為電子檔案形式保存在信息資料庫，從而有利於檔案反複利用。
二、廣播電視檔案的電子信息化管理措施
（一）提高檔案管理人員素質
首先，增強檔案管理人員創新意識。在網絡信息時代下，廣播電視檔案電子化、網絡化管理已經成為必然的發展趨勢，同時也是對傳統檔案管理模式的深刻變革。在這一過程中，滲透著檔案管理思想和管理理念的創新，使得檔案管理人員必須主動學習計算機技術和網絡信息技術，轉變傳統的檔案管理觀念，以適應檔案管理的科學發展；其次，優化檔案管理人員知識結構，使其所具備的的知識、能力足以滿足檔案電子信息化管理對專業人才的需求。檔案管理人員不僅要重視專業知識學習，還要加強廣播電視及社會相關知識的學習，做到對廣播電視檔案的科學分類和管理，以便檔案得以有效利用；再次，建立完善的培訓、考評、上崗機製，通過定期培訓提高檔案管理人員業務技能，使其掌握檔案業務規範標準和信息化管理方法，並能夠為業務部門提供檔案谘詢服務。