接待外賓前，應做好以下準備工作：
1.邀請。外賓來訪，總是基於一定的緣由。有的是外賓提出訪問的要求，有的是東道主發出邀請。無論何種緣由，雙方必然要經過仔細協商，並由東道主發出正式邀請。正式邀請應以書麵信函方式通知對方，這樣較正規，以示尊重。邀請時應說明來訪時間。許多國家對邀請外賓來訪都作出某些規定，如訪問時間一般在一周左右，並避開東道主的傳統節假日和重大活動。邀請時還應說明來訪者的費用如何安排。通常“官方外交”比較通行的做法是，來訪者的國際旅費自己負擔，抵達東道主所在，地後一切由東道主負擔（告別宴會或答謝宴會通常由來訪者自理）。民間外交的費用通常由雙方協商解決，有的由東道主全部負擔，有的則由來訪者自理，多數則是雙方各承擔一部分，這樣比較符合情理。
2.弄清來訪者的基本情況，確定訪問日程。要做好接待工作，就必須對來訪者做詳盡的了解，包括來訪者的人數、姓名、職務、性別、愛好、忌諱等，以便做好相應的準備工作。同時應事先與來訪者協商，確定訪問的日程，包括來訪日期，乘何種交通工具，抵達具體時間，每日的訪問內容及安排，最好有詳細的計劃，有的甚至精細到幾時幾分，在何處做什麼，由誰負責都一清二楚。日程安排擬定之後應先告知來訪者，以便來訪者心中有數或及時修改。對來訪者提出的一些特殊要求，東道主在力所能及的條件下應予以考慮，但不能違反外事紀律。日程安排不要太滿，應給來訪者一定的自由活動時間。
3.確定接待規格。“官方外交”的接待規格往往是敏感問題，因為它體現了東道主與來訪者之間關係的親疏程度，因此，確定接待規格十分重要，一定要掌握好“度”。比如：歡迎儀式由誰親自迎接，哪些人陪同迎接，歡迎場地布置的是否氣派，歡迎群眾的多少，采訪記者的多少，鳴放禮炮的數量，或是宴會的規模大小等都可以體現其隆重程度。“官方外交”的接待規格一般實行“對等”原則，主要視來訪者的身份地位確定接待規格，各國都有大致統一的接待規格，一般不可降低標準。有些時候為了某種政治上的需要，或是兩國關係一度出現裂痕又重新改善，此時可“破格”接待，以向對方表示友好和誠意。“民間外交”的接待規格則視需要，根據實際情況來確定。但是也不可忽視“民間外交”的接待規格。比如若來訪者曾經是某國的總統，在接待時，除了歡迎儀式、國宴等從簡外，在其他方麵應盡量按照總統的接待規格，這樣做會使來訪者感到親切友好，有利於以後的交往和建立深厚的友誼。當然應注意“從簡求實”原則。
4.深入研究來訪者的意圖和相關內容，以做好充分準備。無論是官方外交還是民間外交，來訪者都是針對某些需要交流的問題而來的。因此作為東道主除了做好禮節性的接待工作外，還必須對來訪者的來訪意圖及其相關內容做深入研究調查，以做到心中有數。尤其是對於雙方會談、談判的議題必須事先做好準備，列出會談提綱，並統一口徑。否則倉促上陣可能會一事無成，有可能會打亂整個接待日程安排和計劃。
5.安排好來訪者的安全保衛、醫療保健、生活起居、交通通訊、新聞報道、贈送禮品等事務性工作。在涉外交往中，保證來賓尤其是政府首腦等重要來賓的安全是頭等重要的大事。東道國政府應同來訪國政府一道共同配合，製訂詳細周密的安全保衛計劃，對來訪者到達的所有地點都要事先檢查，絕不能有半點馬虎。對重要來訪者的來訪日程安排、行程路線等都應做好保密工作。重要來賓應指派專門醫生和護士隨同，做好醫療保健工作。對來訪者的居住環境、生活起居、交通車輛、通訊設備、飲食及其衛生等都要精心安排、盡量符合來賓的生活習慣，注意其民俗禁忌，應派優秀的服務人員做好生活接待工作。此外，應安排好來訪事宜的新聞報道工作，必要時可舉辦記者招待會，向新聞界提供來訪者的相關資料，以便做充分真實的報道。按照國際慣例，來訪者一般要向東道主贈送禮品，東道主也應準備相應的禮品，以便於賓主見麵時互相贈送。東道主應為每一位來方者準備一份禮品，切勿有所遺漏。以上工作雖然瑣碎，但十分重要，絕不可掉以輕心，來不得半點馬虎。涉外人員必須做好精心細致的準備工作，否則一旦照顧不周，則是“非禮”，會影響到國家的聲譽。
涉外禮賓次序有講究
所謂禮賓次序，是指國際交往中對出席活動的國家、團體、人士的位次按某些規則和慣例進行排列的先後次序。它體現東道主（東道國）對賓客所給予的禮遇。禮賓次序在國際性集會上還體現各國的平等地位。
禮賓次序的排列主要依據如下：