走進辦公室，一抬眼便看到你的辦公桌上堆滿了信件、報告、備忘錄之類的東西，很容易使人感到混亂、緊張和焦慮，給人留下一個不好的印象。有些人沒有養成整理辦公桌的習慣，他們總能為自己找到借口，說自己是多麼的忙，無暇分心在這些小事上，或是怕清理東西時，把需要的或是有價值的文件也一起清理掉了。其實，這是一種忙而無序的表現，不僅會加重你的工作負擔，還會影響你的工作質量。如何掌控你的工作？就從整理辦公桌開始。
辦公桌是工作的一麵鏡子
在工作中，每個員工都應該具備一些檔案管理方麵的基本知識。作為本部門共用的文件資料會有專門的人管理，但個人也應收集和保存一些自己用的文件資料。對於個人用的文件資料，你就應該進行妥善保存，要用的時候能很快找到。哪些文件必須保存？如果要保存又該如何保存？哪類資料看完就可以毀棄？這裏麵大有學問。
作為一般的員工，常用的資料大概可以分為兩種：一種是本部門共用的，一種是個人專用的。有些資料雖然可以是大家共用，也可以是個人專用。如果是歸個人專用，那麼，在保存的時間、使用的範圍以及保存的方式上與整個部門共用的都有很大不同。哪些資料歸個人專用，哪些資料屬大家共用，公司一般都有明確的規定。
歸整個部門共用的資料包括：政府法律和公司內的各種規章製度、業務參考資料。業務參考資料包括各種規定和標準、各種業務手冊和商業應用文集等。
歸員工個人專用的資料，主要是自己所需的文件資料。如果是沒有保存價值的資料就應及早銷毀，這樣既可以省地方，又可以節約辦公費用。
當然在很多情況下，對於一些東西究竟是要還是不要，你可能會難以判斷，如果保存起來，除了占用文件櫃，看不出它有什麼實際意義，而如果毀掉，萬一將來要用到，那又怎麼辦呢？遇到這種情況，最保險的辦法是請示上級：如果上級說要，就存起來；如果上級說不要，就毀掉。如果經常遇到這種情況，也不能老是去打擾上級，所以，在這方麵主要是靠向老同事學習和自己經驗的積累。
一個優秀的職場人士應該保持“日事日畢”的習慣，辦公桌上的文件，按急辦的、緩辦的和一般性的分門別類地擺放，有條有理，井然有序。臨下班的時候，將辦公桌收拾整齊，包括掎子的擺放。
你的辦公室就像是一麵鏡子，從中折射出的是你的工作效率和辦事作風。
辦公環境需要整理與裝飾
一個整潔有序的辦公環境是日常工作中必不可少的，辦公環境的整理與裝飾要遵循以下幾個標準：
（1）辦公場所最先整理的應該是辦公桌。辦公桌是辦公的集中點，是進入辦公室辦理公務的人員注意力最集中的地方。通常情況下，辦公桌要向陽擺放，讓光線從左方或右方射進來，這樣可以保護眼睛。辦公桌上不能擺放太多東西，隻擺放當天需要或當時處理的公文，其他書籍、報紙不要放在桌上，應歸入書架或報架；除特殊情況，辦公桌上不放水杯或茶具。招待客人的水杯、茶具應放到專門飲水的上方，有條件的應放進會客室；文具要放在桌麵上，為使用便利，可準備多種筆具，如毛筆、自來水筆、圓珠筆、鉛筆等，筆應放進筆筒而不是零散地放在桌麵上。
（2）書架應靠牆擺放，這樣比較安全。如果辦公室裏有沙發，最好遠離辦公桌，以免談話時幹擾別人辦公。茶幾上可以適當擺放裝飾物，例如盆花等。臨時的談話可在這裏進行，較長時間的談話或談判，應在專門的會議室進行。
（3）辦公室人員比較多，不必進行特別的修飾，但要做到：幹淨、明亮。窗和玻璃應該經常擦洗，書架的玻璃門要保持潔淨、透明。辦公室的門不應該關得過緊，以免來訪者誤以為沒人在，也不能用簾布遮擋。
（4）辦公室中不宜堆放積壓物品，堆積物會影響觀瞻，給來訪人以髒亂差的印象，要經常清理辦公室裏的廢棄物。
（5）辦公室的地麵要保持清潔，水泥地麵要經常清掃、擦洗。地氈要定期吸塵，以免滋生寄生蟲、塵蟎。窗戶要經常打開透氣，若門窗不常開，勢必使室內空氣混濁，會給來訪者帶來不便。
（6）辦公室的牆切忌亂刻亂畫，不能在辦公室的牆上記錄電話號碼或張貼記事的紙張。牆麵可懸掛地圖或與公司有關的圖片。
（7）辦公室是公眾場所，不經允許，主人和客人均不得吸煙或高聲喧嘩。任何人不應摔門或用力開門，出入要輕手輕腳。
（8）電話是辦公室的必備用品，但同時也是辦公室的飾物。辦公電話一般應擺放在專用電話桌上；無電話專用擺放桌，也可擺放在辦公桌的角上。電話機要經常清理，用專用消毒液進行擦洗，不能粘滿塵土和汙垢。一個辦公室是否清潔，電話機是一個重要指標。接電話時聲音要小，不能高聲喊叫，以免影響他人。任何在電話中談及私事的做法都是違反規定的。在電話中談及隱私，對辦公室裏的其他人也是不尊重的行為。