1會議計劃
會議主持者首先必須簡潔明了地決定會議要完成什麼任務。就是說，會議的目的或希望的最終結果是什麼?例如：會議目標可以是信息共享，也可以是項目規劃。
其次，主持者組織規劃會議的參加者。如果可能，隻邀請那些能夠幫助完成會議目標的人參加。你可以把會議通知“抄送”給未被邀請但想了解該會議的人，或者你也可以問問他們，看他們是否想參加。
確定參加會議的人員後，撰寫通知。保持通知簡短，但一定要包括如下內容：
與會人員名單；
會議的目標；
起止時間；
要做的準備；
議程；
2議程組織
召集會議後，主持者必須起草議程。對主持者來說，會議在會議開始前就已經開始了。隻要心中牢記會議目標，議程唾手可得。隻需列出要討論的問題和時間範圍即可。
3會議主持
對主持者來說，每次實際主持會議都像一頭紮入遊泳池中，毫無選擇。要麼下沉，要麼遊泳。
因為沒有幾個主持者會淹死，問題就是遊得怎麼樣了，也就是說，會議有多大效果。因為精明的主持者能夠掌握並利用四個會議要素，這就是：
物理環境；
基調或氣氛；
主持者的角色；
會議的種類。
主持人在控製會議議程的過程中，要善於激發和控製別人的參與。
這通常很簡單。畢竟，在好的會議上隻有能做出貢獻的人才會被邀請。考慮到這一點，主持者就能用幾種方法來鼓勵他人的參與。這簡單的辦法就是讓別人說話。主持者不能一味癡迷於自己的嗓音，不讓別人插嘴。另外，主持者應該通過恭維、認可或表現出讚許來加強別人的參與積極性。主持者還可以要求進行討論。主持者可以問一些無確定答案的問題，如“你們大家怎麼想的”或“我們應采取什麼樣的行動”，來誘使別人作答。此外，一個最基本的方法，主持者可以在會議開始時聲明，“球場規則”是參加者必須參加討論。
如果說激發聽眾的參與常常是小菜一碟的話，控製聽眾的參與就可能引起些小麻煩，除非做到機智圓滑。為此，會議主持者必須總是控製著會議。或者換種說法，會議主持者必須不能失去對會議的控製。主持者才是掌權人。即使當會議幾乎要變成出謀劃策、人人有份式的大討論或者其他積極熱烈的參與形式時，主持者也必須總是控製著整個局勢。
當某個與會者試圖接管對會議的控製時就會出問題。比如：某個與會者可能會專橫跋扈、喋喋不休，或者試圖讓會議的討論圍著他轉。當這種古怪行徑出現時，主持者必須估計一下會議是否會達到最初的目的。如果答案是否定的，主持者必須控製住會議。有幾個一般很有效的方法。例如，主持者可以站起來。這個策略很有效，因為通常一個房間裏個頭最高的人能控製這個房間。如果試圖控製會議的人站著而主持者坐著，主持者就會變得被動。因高度能產生權力。
4會議結束
結束會議並不難。它隻需幾個步驟。熟練的主持者忠實地遵循著它們。不那麼熟練的會議主持者則不能及時意識到他必須采取具體的行動來結束會議。
首先，主持者總結會議成果。清楚明白地宣布會議在什麼程度上完成了初步目標。
然後，靈活的會議主持者要清楚地、毫不含糊地敘述會議通過的與會者必須采取的行動，這樣才會搞好後續工作。
5會議後續工作
會後，主持者仍有重要的工作要做。
例如，反饋情況。比如詢問：“你覺得會議怎麼樣?”或“你對會議有什麼想法?”這類尋求反饋的問題有兩個目的。①與會者讓主持者了解什麼是正確的，以便將來可以堅持；另外，主持者可以發掘出一些主意，以便今後的會議召開得更有成效。②主持者能再一次樹立自己真正關心與會者的想法、需要、感覺和反應的形象。這樣做，在將來開會時，受到關心的與會者會更加同心協力幫助主持者來主持卓有成效的會議。
有時，隨後寫些備忘錄或信件也會對主持者有所幫助：
總結會議的成果；
計劃下一次會議；
親自與在會議上接受了任務的與會者進行聯係。