第1章電腦與辦公自動化 1.1.1辦公自動化的意義
1．辦公自動化的概念
（1）什麼是辦公自動化
辦公自動化雖然取得了迅速的發展，但目前還沒有一個統一的定義。現在許多著作中都采用了美國麻省理工學院M.C.Zisman教授的定義：“所謂辦公自動化，就是將計算機技術、通用技術、係統科學和行為科學應用於傳統的數據處理技術所難以處理的數量龐大且結構不明確的包括非數值型信息應用於辦公事務上。”其目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產率、工作效率和質量，以取更好的效果，從而達到既定的效果。它主要是以計算機技術為中心的若幹新技術在特定環境下的運用，是利用先進的科學技術，不斷使人的部分辦公業務活動物化於人以外的各種設備之中，並且由這些設備與辦公室人員構成服務於某種目標的人機信息處理係統。在現階段辦公自動化的支持理論是行為科學、管理科學、社會學、係統工程學、人機工程學等，而其直接利用的技術是計算機技術、通信技術和自動化技術等。辦公自動化的概念隨著各種新技術的引入而具有不同的含義，也是指管理人員利用先進科學技術借助先進設備，進行業務處理、分析，以輔助決策，從而達到提高辦公效率和質量的目的。它是綜合人機信息係統，是信息中心與業務管理人員的界麵。可見，辦公自動化是科技對管理部門的衝擊，是辦公方式的一次革命。我國的有關專家教授在全國第一次辦公自動化規劃討論會上，綜合了國內外的各種看法，將辦公自動化定義為：利用先進的科學技術，使人們的一部分辦公業務活動物化於人以外的各種現代化的辦公設備中，並由辦公人員與這些設備構成服務於某種目的的人—機信息處理係統。簡言之，辦公自動化就是人—機信息處理係統。顯然辦公人員是辦公自動化的第一要素。
（2）辦公自動化的發展情況
辦公自動化（Office Automation，簡稱OA），是20世紀70年代首先在經濟發達國家興起的一門技術科學，它是適應信息化社會的需要，隨著軟科學的理論和計算機技術、通信技術的普遍應用而發展起來的，它是一門正在逐步成熟的新型綜合技術，在經濟發達國家已進入實際應用階段，成為信息社會最重要的標誌之一。20世紀80年代末和90年代初，我國辦公自動化係統在我國的機關、企業、部隊、學校相繼出現並得到較快發展。人類的辦公活動是隨著人類的生產活動產生和發展的，人類社會不同時期生產力的發展都推動了辦公活動的變革。辦公工具的改變及支持它的新技術的出現經曆了三個時代。農業時代，紙、筆和算盤的辦公工具支持文字信息的生成和存儲。工業時代，“老三機”——打字機、電話機和電傳機，“新三機”——複印機、傳真機和縮微機設備不但促進了信息的生成、存儲和輸出方式的改變，還滿足了日益擴大的信息傳輸要求。信息時代，三大類辦公自動化設備（計算機、通信設備及辦公設備）不隻是滿足了信息的各個處理環節的需要，更支持了人們的智力活動。如果說，作為現代化生產手段的工業自動化已千百倍地擴充了人的體力，那麼作為信息時代的現代管理手段的辦公自動化必將千百倍地延伸了人的智力。
（3）辦公自動化的功能模型
按辦公職能可將辦公室劃分為事務型、管理型和決策型（綜合型）三種模型，按這些模式組織的辦公自動化係統，就分別稱為基本型、管理型和決策型（綜合型）辦公自動化係統。事務型（基本型）辦公自動化係統：它處理確定的例行事務，辦公人員的業務工作基本上是執行有規律的重複工作，執行這一等級功能的辦公自動化係統稱為基本型辦公自動化係統，也稱為事務型辦公自動化係統。它包括文字處理、報表處理、圖形和圖像處理、語音處理、行文處理、通信、公用文獻資料庫等。管理型辦公自動化係統：基本型辦公自動化係統可以提高基層確定事務型辦公室的辦公效率。但是它並不能對社會組織（政府機關，工廠企業等）的管理職能提供直接幫助，任何社會組織都有一套管理職能，使這些單位能正常運行。因此，提高管理質量和管理效率，是管理型辦公自動化係統的任務。這類係統由支持各種基本辦公活動的基本型辦公自動化係統和支持管理控製活動的管理信息係統組成。決策型辦公自動化係統：也稱綜合型辦公自動化係統，在管理型辦公自動化係統的基礎上擴充輔助決策功能，這時係統就升格為決策型辦公自動化係統，它主要為高層辦公人員（單位領導）提供決策依據，而決策水平往往決定了單位的成功和發展。因此近年來，人們傾向以輔助決策能力的高低來衡量辦公自動化係統的水平。從以上說明可以看出，決策支持係統需要管理信息係統為它提供必要的決策數據而無論是決策支持係統還是管理信息係統，都需要事務型（基本型）辦公自動化係統的基本功能為它們服務。因此，我們把具有輔助決策能力的係統稱為綜合型OA係統。它蘊含了管理型和基本型兩類OA係統的功能
（4）實現辦公自動化的條件
辦公自動化在世界上，是新興的學科，但發展迅速，效果十分顯著。從我國來看，也已具備計算、通訊、網絡等技術，有一定基礎。我國實行對外開放、對內搞活經濟的政策，有利於我們引進和消化世界先進技術。具體到一個單位，實現辦公自動化，也應具備一定條件，這就是：要有一定的技術人員、製度、數據準備要適應辦公自動化係統的需要，應能夠提出辦公自動化係統的明確目標、要求、實施步驟，要有足夠的資金，實現辦公自動化以後要有明顯的經濟效益和社會效益。